Social Collaboration: Potenzial vernetzter Zusammenarbeit längst nicht ausgeschöpft

  • Vernetzte Zusammenarbeit steigert Arbeitseffizienz: Unternehmen setzen dennoch auf traditionelle Methoden.
  • Mittelstand liegt zurück: Diejenigen, die fortschrittliche Technologien nutzen, bewerten ihre Effizienz um 58 Prozent höher.
  • Deutliche Branchenunterschiede: Banken, Versicherungen und die Konsumgüterindustrie sind das Schlusslicht – disruptive Start-ups machen Druck.

Die digitale Transformation verändert die Zusammenarbeit in Unternehmen grundlegend. Deutsche Firmen sind bei der Einführung moderner Technologien jedoch häufig zurückhaltend. Dabei kann die Nutzung von Social Intranet oder File-Sharing-Plattformen die Arbeitseffizienz deutlich steigern. Dies belegt die »Deutsche Social Collaboration Studie«, die der Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt und Campana & Schott erstmals durchgeführt haben [1].

Vernetzte Formen der Zusammenarbeit

Wenn es um die digitale Transformation geht, betonen Vorstände, Geschäftsführer und CIOs den hohen Stellenwert von »Social Collaboration« in ihrem Unternehmen. Gemeint ist hier der Einsatz unterschiedlicher Tools und Technologien, um vernetzte Formen der Zusammenarbeit zu etablieren – mit dem Ziel, den Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft zu fördern und Businessentscheidungen zu beschleunigen. So streben fast drei Viertel der Teilnehmer durch die vernetzte Zusammenarbeit eine Verbesserung der eigenen Unternehmenskultur an. Jeweils knapp die Hälfte zielt zudem auf die Förderung von Prozess- beziehungsweise Produktinnovationen.

Die Umfrage unter 519 Mitarbeitern von Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branche zeigte jedoch, dass zwischen den hohen Erwartungen und dem Unternehmensalltag noch eine große Lücke klafft. Als Kennzahl beschreibt der »Social Collaboration Reifegrad«, welche Technologien zur Bearbeitung einer Aufgabe genutzt werden. Auf einer Skala von »0« (vollständig analog) bis »3« (vollständig digital) erzielten die befragten Unternehmen einen durchschnittlichen Reifegrad von 1,24. Das heißt, persönliche Kontakte, Telefonate und E-Mails stehen nach wie vor hoch im Kurs.

Vernetztes Arbeiten steigert Arbeitseffizienz

Gleichzeitig konnte die Studie einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Nutzung von fortschrittlichen Technologien und der eigenen Arbeitseffizienz nachweisen. Folglich können Unternehmen ihre Produktivität verbessern, wenn sie geeignete Lösungen bereitstellen und dafür sorgen, dass sie genutzt werden. Dieses Potenzial ist längst noch nicht ausgeschöpft. »Die Art wie wir zusammenarbeiten bestimmt ganz wesentlich, welche Ergebnisse wir dabei erzielen werden. Die erste Deutsche Social Collaboration Studie liefert dazu eine richtungsweisende Orientierung«, so Dr. Eric Schott, Geschäftsführer von Campana & Schott.

Mittelstand zeigt Nachholbedarf

Unternehmen des gehobenen Mittelstands mit 1.000 bis 20.000 Mitarbeitern haben im Durchschnitt einen niedrigeren Reifegrad als größere Unternehmen. Dadurch schneiden sie auch bei der Effizienz schlechter ab. Dies ist erstaunlich, da der deutsche Mittelstand eigentlich für seine Innovationskraft bekannt ist. »Aus der Praxis wissen wir, dass mittelständische Unternehmen statt auf schnelle Einzellösungen, eher auf eine übergreifende Social-Collaboration-Strategie setzen, die von der obersten Führungsebene getragen wird. Dies ist die richtige Herangehensweise, auch wenn die Umsetzung mehr Zeit in Anspruch nimmt«, so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott.

Start-ups fordern traditionelle Firmen zunehmend heraus

Der Grad der vernetzten Zusammenarbeit und die jeweilige Unternehmenskultur stehen in engem Zusammenhang: So nutzen markt- und kundenorientierte Firmen deutlich häufiger fortschrittliche Technologien als auf interne Prozesse und Hierarchen ausgerichtete. Vor allem in stark regulierten Branchen spielen Stabilität und Regelkonformität eine wichtige Rolle. Somit verwundert es nicht, dass die Mehrheit der Banken, Versicherungen aber auch Unternehmen aus der Konsumgüterindustrie einen unterdurchschnittlichen Reifegrad aufweisen. Das Gegenbeispiel dazu sind die FinTechs, die sich über Wachstum und Weiterentwicklung definieren: Nach dem Motto »Try and Error« ist partielles Scheitern hier kein Fehler, sondern trägt zur schnelleren Marktreife von Innovationen bei. Auch in anderen Branchen setzen disruptive Firmen traditionelle Unternehmen zunehmend unter Druck. Mit vernetzter Zusammenarbeit können sie ihre Flexibilität und Effizienz erhöhen.

[1] Die Studie liefert erstmals einen aussagekräftigen, toolunabhängigen Gesamtüberblick, inwieweit vernetzte Zusammenarbeit in deutschen Unternehmen bereits etabliert ist. Dafür wurde untersucht, welche Methoden in unterschiedlichen Anwendungsszenarien zum Einsatz kommen. Die Studie geht auf Trends ein und befasst sich neben der reinen unternehmensinternen Nutzung auch mit der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, Partnern, Dienstleistern und Kunden. Die vorliegenden Ergebnisse stellen eine erste Bestandsaufnahme dar. Die Deutsche Social Collaboration Studie ist als mehrjährige Untersuchung angelegt, wobei die nächste Datenerhebung für Ende 2016/Anfang 2017 geplant ist. Die Studie steht unter https://www.campana-schott.com/de/de/social-collaboration-studie/ zum Download zur Verfügung.

infografik campagna schott social collaboration

 


Executive Summary: Deutsche Social Collaboration Studie

Wenn es um die digitale Transformation geht, betonen viele Vorstände, Geschäftsführer und CIOs den hohen Stellenwert von »Social Collaboration« in ihrem Unternehmen. Gemeint ist hier der Einsatz unterschiedlicher Tools und Technologien, um vernetzte Formen der Zusammenarbeit zu etablieren – mit dem Ziel, den Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft zu fördern und Businessentscheidungen zu beschleunigen.

Doch wie sieht es in der Praxis aus? In welchem Ausmaß setzen deutsche Unternehmen tatsächlich schon Social-Collaboration‐Lösungen ein? Inwieweit gelingt es ihnen, damit die innerbetriebliche Zusammenarbeit zu verbessern? Gibt es wissenschaftlich belegbare Erfolgsfaktoren auf der Ebene der Unternehmensorganisation?

Diese Fragen beleuchtet die »Deutsche Social Collaboration Studie«, die von der Unternehmensberatung Campana & Schott gemeinsam mit dem Fachgebiet Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt erarbeitet wurde, erstmals wissenschaftlich und anbieterunabhängig. Grundlage bildete eine Umfrage unter 519 Mitarbeitern von Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche, die von November 2015 bis Februar 2016 stattfand. Im Ergebnis wurden der Status quo von Social Collaboration in deutschen Unternehmen mit Hilfe eines »Reifegrads« abgebildet und wesentliche Zusammenhänge aufgezeigt.

Studienergebnisse im Überblick:

  1. Social-Collaboration-Reifegrad steigert Arbeitseffizienz

Die Studie zeigt einen signifikanten Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Reifegrad [1] und Bewertung der eigenen Arbeitseffizienz: Mitarbeiter von Unternehmen mit hohem Reifegrad kommunizieren und kooperieren effizienter als in solchen mit niedrigem Reifegrad. Folglich können Unternehmen auch ihre Produktivität verbessern, indem sie geeignete Social-Collaboration-Lösungen bereitstellen und deren Nutzung aktiv fördern.

  1. Potenziale bleiben vielfach ungenutzt

In Firmen mit hohem Reifegrad finden sich meist technologisch fortgeschrittene Lösungen, während bei niedrigem Reifegrad quasi-analoge Kommunikationsformen wie persönliche Besprechungen und Telefonate sowie seit langem etablierte »Digitallösungen« wie E‐Mails dominieren. Auf einer Skala zwischen 0 (ausschließlich analog) und 3 (ausschließlich technologisch fortgeschritten) rangiert der aktuelle Reifegrad-Index bei 1,24. Darin zeigt sich, dass quasi-analoge Methoden heute noch weit verbreitet sind. Der Indexwert zeigt aber auch, dass sehr viel Potenzial weiterhin brachliegt.

  1. Typisierung lässt Handlungsbedarf erkennen

Anhand der Relation zwischen Effizienz und Reifegrad lassen sich Unternehmen in folgender Weise typisieren:

1) Analoge Bewahrer: Niedrige Arbeitseffizienz und niedriger Reifegrad

2) Analoge Spezialisten: Hohe Arbeitseffizienz und niedriger Reifegrad

3) Digitale Beginner: Niedrige Arbeitseffizienz und hoher Reifegrad

4) Digitale Experten: Hohe Arbeitseffizienz und hoher Reifegrad

Die Typisierung gibt Auskunft über den aktuellen Handlungsbedarf eines Unternehmens. Wie hoch der Handlungsdruck im Einzelfall ist, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab – etwa von der jeweiligen Markt- und Konkurrenzsituation, vom Innovationstempo oder der Notwendigkeit, individuelle Kundenwünsche zu erfüllen. In fast allen Situationen jedoch kann Social Collaboration einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit leisten.

[1] Der Social Collaboration Reifegrad beschreibt, welche Technologien zur Bearbeitung einer Aufgabe genutzt werden.

 

  1. Mittelstand muss aufholen

Unternehmen des gehobenen Mittelstands mit 1.000 bis 20.000 Mitarbeitern weisen tendenziell einen geringeren Reifegrad auf. Erstaunlich ist dieses Ergebnis insofern, als der deutsche Mittelstand international für seine Innovationskraft bekannt ist, intern aber offenbar das Potenzial innovativer Technologien nur teilweise ausschöpft. Zudem schneiden mittelständische Firmen sowohl in puncto Effizienz als auch beim Reifegrad schlechter ab als große Unternehmen mit mehr als 20.000 Beschäftigten. Das widerspricht der gängigen Vermutung, dass verhältnismäßig kleine Firmen mit einem familiären Charakter überdurchschnittlich effizient arbeiten würden.

  1. Effizienzsprung um 58 Prozent möglich

Mittelständler, die zur Informationsbeschaffung und zum Wissenstransfer moderne Technologien wie unternehmensweite Suchfunktionen oder Enterprise Social Networks einsetzen, bewerten ihre Effizienz um 58 Prozent höher als Studienteilnehmer ohne derartige Technologien. Im Rückschluss lässt sich im Mittelstand die Effizienz allein durch den Einsatz entsprechender Lösungen um mehr als die Hälfte steigern, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

  1. Deutliche Branchenunterschiede: Banken, Versicherungen und die Konsumgüterindustrie sind das Schlusslicht

Im Branchenvergleich sticht die Kommunikationswirtschaft durch einen überdurchschnittlichen Social‐Collaboration-Reifegrad hervor. Die Mehrheit der Banken, Versicherungen sowie Unternehmen aus der Konsumgüterindustrie weisen demgegenüber einen unterdurchschnittlichen Reifegrad auf.

  1. Unternehmenskultur versus Social Collaboration

Die Studienergebnisse belegen einen klaren Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Reifegrad und der jeweiligen Unternehmenskultur: Dort, wo die Kultur sich eher nach außen auf den Markt und zu den Kunden richtet, ist der Reifegrad tendenziell hoch. Niedrig dagegen ist er in vielen Unternehmen, die sich vorrangig auf interne Prozesse und Hierarchen fokussieren. Hierarchisch geprägte Unternehmenskulturen finden sich insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Kredit- und Versicherungswirtschaft, weil Stabilität und Regelkonformität hier eine wichtige Rolle spielen. Das Gegenbeispiel dazu sind FinTechs mit meist junger, technologieaffiner Belegschaft, die eine Development Culture praktizieren: Nach dem Motto »Try and Error« ist partielles Scheitern hier kein Fehler, sondern trägt zur schnelleren Marktreife von Innovationen bei, die ihrerseits den traditionellen Finanzsektor massiv unter Druck setzen.

  1. Vertrauen und positive Fehlerkultur fördern Social Collaboration

Förderlich für den Erfolg von Social-Collaboration-Lösungen ist ein vertrauensvolles Betriebsklima, das Fehler zulässt und somit dazu ermuntert, neue Ideen tatsächlich auszuprobieren. Wo dies nicht der Fall ist, sinkt die Bereitschaft vieler Mitarbeiter, sich an Social Collaboration zu beteiligen.

  1. Erfolgsfaktoren für mehr Produktivität im Unternehmen

Social Collaboration ist ein entscheidender Baustein der Digitalen Transformation. Verschiedenste Experten, Unternehmensbereiche oder sogar Ländergesellschaften müssen zusammengebracht werden, damit aus der Diversität Neues entstehen kann. Die Bereitstellung moderner Technologien ist dafür nur die Grundvoraussetzung. Viel wichtiger ist es, die Mitarbeiter bei der Einführung mitzunehmen, sie zu schulen und zum Austausch zu ermutigen. Zudem müssen starre Strukturen, Abteilungsdenken und Hierarchien aufgebrochen werden. Individuelle Merkmale wie das Alter oder die Führungsverantwortung haben dagegen keinen nachweisbaren Einfluss auf die Akzeptanz moderner Technologien.

Ausblick

Die vorliegenden Ergebnisse stellen eine erste Bestandsaufnahme dar. Die Deutsche Social Collaboration Studie ist als mehrjährige Untersuchung angelegt, wobei die nächste Datenerhebung für Ende 2016/Anfang 2017 geplant ist. Weitere Informationen: www.collaboration-studie.de


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