Büroarbeit digitalisieren: Angestellte wollen papierloses Büro und halten dieses auch für machbar

Laut einer aktuellen Studie [1] von TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten »die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren« für sinnvoll. Ein Drittel stimmt der Aussage sogar voll zu, nur 27 Prozent stimmen eher nicht oder nicht zu.

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Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei den betroffenen Mitarbeitern mehrheitlich gut an. Doch ist ein nahezu papierloses Büro überhaupt machbar? Auch diese Frage stellten die Marktforscher den Teilnehmern Studie – und registrierten eine Zustimmung von mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten in diesem Punkt.

»Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass die Vorteile bei den Büroangestellten in den deutschen Unternehmen angekommen sind. Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in den Büros schaffen und ausbauen«, sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software und die digitale Transformation werden bei dieser Aufgabe ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.

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Zeitersparnis und Umweltschutz wichtigste Treiber

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber. In Deutschland ist dieser Aspekt für 32 Prozent der Befragten von Bedeutung.

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Langsame Fortschritte

Eine deutliche Mehrheit (54 Prozent) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus.

Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv.

Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. »Fast nie” hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.

 

Angst vor Datenverlust und Bürokratie bremsen die Digitalisierung

Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).

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Dazu erklärt Rainer Downar: »Wenn fast die Hälfte der Unternehmen durch bürokratische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Deutschland. Aus der Studie ›Bürokratie im deutschen Mittelstand‹ [2] wissen wir, dass die Belastung der Unternehmen durch die Bürokratie infolge zahlreicher Gesetzesänderungen und neuer Vorschriften wie der ›Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)‹ permanent steigt. Wir von Sage fordern deshalb die politischen Entscheidungsträger auf, den Kampf der Wirtschaft gegen die Bürokratie weiter wirkungsvoll zu unterstützen und die Digitalisierung stärker voranzutreiben. Gleichzeitig ermuntern wir die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten – etwa für die elektronische Archivierung oder digitale durchgehende Prozesse.«

Bislang, auch das zeigt die aktuelle Sage-Studie zum papierlosen Büro, erlebt ein gutes Viertel der deutschen Befragten (26 Prozent) im eigenen Unternehmen immer noch mangelnde Änderungsbereitschaft als ein Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.

[1] Studie: »Büroarbeit digitalisieren! Eine Studie zum papierlosen Büro der Zukunft«: http://www.sage.de/~/media/markets/de/press/Studien-Trends/2016/SageStudie_Bueroarbeit_digitalisieren.pdf
Die Umfrage wurde unter 808 Büroangestellten in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durch das Marktforschungsunternehmen TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH durchgeführt.
[2] Die im Text erwähnte Studie finden Sie hier: Bürokratie im deutschen Mittelstand
[3] Die gesamte Sage Bürokratiemonster-Kampagne: www.sage.de/buerokratiemonster

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