Illustration Absmeier foto freepik genki

Unified Asset Management führt alle Daten und Prozesse beim Einkauf und der Verwaltung von Arbeitsmitteln zusammen und schafft so Transparenz, Rechtskonformität und Sicherheit. Zudem werden Aufwände drastisch reduziert und Kosten eingespart.

Immer mehr Assets im Unternehmen

Die fortschreitende Digitalisierung erfordert immer mehr technische Ausrüstung pro Mitarbeitenden wie Laptop, Tablet, Smartphone und Headset und immer mehr Cloud Services sorgen mit individuellen Subskriptionen für mehr Komplexität. Eine veränderte Mobilität bringt neben Firmenwagen, Tankkarte und Bahncard nun auch Job-Räder oder Deutschlandtickets. Incentives wie Fitnesscenterverträge oder Clubmitgliedschaften sorgen für weitere neue Assets. Die Bandbreite an IT- und Non-IT-Assets im Unternehmen nimmt so stetig zu. Zudem ergibt sich aus Homeoffice und Remote Work eine weitere Fragmentierung.

Mit der steigenden Komplexität geht die Transparenz über Bedarf und Bestand schnell verloren. Wertvolle Synergien im Einkauf können nicht genutzt werden und die Versorgung, Wartung, Rückführung und Kündigung von Assets erfolgt mit unzähligen Listen und Systemen. In der Not ersetzt die Gießkanne häufig eine punktgenaue Versorgung – mit deutlich steigenden Kosten. Oder die Frustration der Mitarbeitenden steigt durch eine schleppende Versorgung mit dringend benötigten Arbeitsmitteln.

Unified Asset Management öffnet völlig neue Möglichkeiten

Ein neuer, ganzheitlicher Ansatz für das Management von Arbeitsmitteln und Wirtschaftsgütern – Unified Asset Management – bietet viele Vorteile. Er verbindet übergreifend alle Assetklassen in einer einheitlichen Lösung. Die im IT Asset Management (ITAM), Software Asset Management (SAM) und Directory Services generierten und oftmals maschinell erfassbaren Daten bieten dabei eine gute Grundlage zur strukturierten Verwaltung auch von Non-IT-Assets.

Organisatorische Assets wie Schlüssel, Schreibtische oder Zugangskarten, kaufmännische Assets wie Bahncard und Firmenkreditkarte und vertragliche Assets wie Mobilfunk und Leasingverträge können neben den technischen Assets in einer Lösung gemeinsam verwaltet werden. Viele Prozesse sind ohnehin übergreifend über verschiedene physische und immaterielle Assetklassen. Als Beispiel sei hier nur das On- und Off-Boarding genannt, bei dem IT-Assets, Bahncard, Firmenwagen, Fitnessclub, Zeitungsabos usw. gemeinsam geordert oder gekündigt werden müssen.

Transparenz erzeugt schnell Nutzen

Die ganzheitliche Verwaltung von Wirtschaftsgütern liefert auf Knopfdruck Antworten auf alltägliche Fragen im Sinne von »Wer hat was?«. Zusätzlich ergeben sich drei große Vorteile:

Unified Asset Management schafft Kostentransparenz, spart Zeit und senkt Verwaltungsaufwand.
Die Übersicht über die bestehende Asset-Landschaft – insbesondere bei Lizenzkosten und Wartung – erlaubt es, Diskrepanzen zwischen Bestand und tatsächlicher Nutzung schnell zu erkennen. Der Zeitaufwand für Erhebung, Aktualisierung, Verifizierung, Zusammenführung und Analyse von Informationen sinkt deutlich. Die konsolidierte und stets aktuelle Datenbasis ist die Grundlage für die Umsetzung automatisierter Prozesse und trägt damit maßgeblich zur Reduzierung der Aufwände bei.
Unified Asset Management schafft Rechtskonformität und Sicherheit.
Eine solide Datenbasis dient dem Nachweis von rechtskonformer Lizenzierung und Nutzung und ermöglicht eine hohe Auskunftsbereitschaft gegenüber externen Prüfungen. Die vollständige Erfassung – auch von eingesetzter Freeware – bildet zudem eine verlässliche Basis für Sicherheitsmaßnahmen.
Unified Asset Management erlaubt eine bessere Entscheidungsfindung im Einkauf und die Optimierung von organisatorischen Strukturen und Prozessen.
Der Gesamtbedarf des Unternehmens wird transparent auf Knopfdruck zur Auswertung verfügbar und Zusammenhänge werden leichter erkannt. Damit entsteht eine fundierte Planungsgrundlage und Datenbasis für Was-wäre-wenn-Szenarien und Kostenrechnungen. Nicht zuletzt erlaubt die neue Transparenz eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Herstellern und Anbietern und die vorhandenen Assets werden effizienter genutzt.

Woran erkennt man eine gute Lösung?

Eine gute Lösung zum Unified Asset Management bringt fertige Anbindungen mit, die eine schnelle Datenübernahme und Aktualisierung aus dem Systemmanagement mit ITAM und SAM sowie aus Drittsystemen erlauben. Ebenso sollten eine Integration von Directory Services wie AD und Azure AD sowie Software-Ökosysteme wie beispielsweise Adobe zum Standardumfang gehören. Eine zentrale Rolle nimmt dabei eine universelle, flexible Softwareerkennung ein – unsere Lösung Asset Manager erkennt mehr als eine Million Softwareprodukte von rund 20.000 Herstellern.

Ein hochflexibles Datenmodell und offene Schnittstellen sollten die Anpassung an den individuellen Datenbedarf des Unternehmens erlauben. Durch die automatisierte Anbindung externer Datenquellen wie beispielsweise von Anbietern im Mobilfunk oder Leasing sollten der Pflegeaufwand minimiert und die Aktualität maximiert werden. Last but not least, nutzen moderne Lösungen zum Unified Asset Management die Power fortschrittlicher KI für die Analyse und Optimierung.

Es lohnt sich

Unified Asset Management ist für alle Organisationen ab mittlerer Größe aufwärts ein No-Brainer. Sobald Sie für die einfache Frage nach »Wer hat was« erst mehrere Excel-Listen bemühen müssen, sollten Sie sich eine gute Lösung zum Unified Asset Management ansehen. Dank Unified Asset Management kann der Einkauf den Fokus von der Datenerhebung hin zur wertstiftenden Optimierung von Prozessen und Asset-Nutzung verlagern. Besonders erfreulich ist dabei, dass sich Lösungen wie unser Asset Manager bereits innerhalb weniger Tage einführen lassen.

Thomas Degenhardt, Geschäftsführer audius smcTeam GmbH Co. KG

www.asset-manager.cloud

719 Artikel zu „Asset Management“

NEWS | LÖSUNGEN

Kosteneffizienz weiterhin im Fokus von Initiativen für Software Asset Management (SAM)

15. Oktober 2023

USU im Gartner Market Guide for Software Asset Management Tools 2023 gelistet. Das Forschungsunternehmen Gartner hat den »Market Guide for Software Asset Management Tools 2023« veröffentlicht, in dem USU als einer der führenden Anbieter gelistet ist. Der Bericht bietet einen umfassenden Leitfaden für Vorstände und andere Führungskräfte in den Bereichen Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement.…