Die Euphorie um künstliche Intelligenz ist ungebrochen – doch zwischen Buzzword und Business Value klafft häufig eine Lücke. Viele Unternehmen investieren in KI, doch nur wenige schöpfen deren Potenzial voll aus. Der Grund liegt nicht in der Technologie selbst, sondern im strategischen Umgang mit ihr. Wer KI als Add-on begreift, wird enttäuscht. Wer sie hingegen zum integralen Bestandteil seiner Prozesse macht, wird profitieren. Zeit für einen Paradigmenwechsel in der Prozessdigitalisierung.

Ob ChatGPT, Copilots oder smarte Chatbots: Kaum ein Unternehmen verzichtet heute auf den Einsatz von KI. Dennoch zeigt sich in der Praxis, dass viele dieser Projekte nicht über den Pilotstatus hinauskommen und nur wenig messbaren Mehrwert generieren. Der Grund: KI wird häufig isoliert eingesetzt – als reaktive Technologie, die nur auf Anfrage agiert, statt aktiv Wertschöpfung zu betreiben.

Was fehlt, ist die Integration. KI muss nicht nur in der Organisation verankert, sondern in strukturierte Geschäftsprozesse eingebettet werden. Nur dann entstehen Klarheit, Steuerbarkeit und echte Wirkung. Und nur dann lässt sich KI sicher skalieren – mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und messbaren Ergebnissen.

Prozesse als Spielfeld der KI. Wertschöpfung entsteht nicht im Labor, sondern im operativen Tagesgeschäft – dort, wo Unternehmen Entscheidungen treffen, Kunden bedienen und Leistungen erbringen. Genau hier muss KI ansetzen. Eingebettet in End-to-End-Prozesse – wie sie etwa mit der Appian-Plattform orchestriert werden können – analysiert sie Abläufe, bereitet Entscheidungen vor und automatisiert repetitive Aufgaben. Die Prozessstruktur gibt dabei den Rahmen vor: Sie sorgt für Governance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Ein solches Vorgehen schafft Vertrauen – sowohl auf Seiten der Mitarbeitenden als auch der Kunden und Partner. Denn Entscheidungen werden nicht mehr in einer Blackbox »von der KI« getroffen, sondern basieren auf einem klar definierten Zusammenspiel aus Mensch, Technologie und Daten. Die finale Entscheidung bleibt beim Menschen – doch KI wird zum proaktiven, lernenden Sparringspartner.

Von Use Case zu Unternehmensstrategie. Viele Unternehmen verfolgen heute eine »Bottom-up«-Strategie: Sie identifizieren Use Cases und versuchen, KI punktuell zu implementieren. Dieses Vorgehen ist kurzfristig sinnvoll, langfristig aber zu fragmentiert. Stattdessen braucht es eine »Top-down«-Denke: Welche Prozesse sind strategisch relevant? Wo entsteht echter Kundennutzen? Und wie kann KI diese Prozesse effizienter, sicherer oder skalierbarer machen?

Wer vom Prozess her denkt, schafft die Voraussetzung, KI als Teil einer unternehmensweiten Transformationsstrategie zu nutzen – und nicht als Insellösung in einzelnen Abteilungen.

Datenzugang und Nachvollziehbarkeit als Erfolgsfaktoren. Eine prozessintegrierte KI benötigt einen breiten und qualitätsgesicherten Datenzugang. Doch gerade daran scheitern viele Initiativen. Informationen sind in unterschiedlichen Systemen, Formaten und Silos verteilt. Was fehlt, ist eine zentrale Dateninfrastruktur – oder konkreter: eine Data Fabric. Plattformen wie die von Appian ermöglichen genau diesen ganzheitlichen Zugriff, indem sie disparate Datenquellen über alle Systeme hinweg in einer einheitlichen, sicheren Datenschicht zusammenführen. So erhält die KI Echtzeitzugriff auf alle relevanten Datenquellen – ohne aufwändige Migration oder Replikation. Gleichzeitig behalten Unternehmen die Kon-trolle über ihre Daten und können regulatorische Anforderungen erfüllen.

Ein weiterer Grund, warum viele KI-Initiativen in der Realität scheitern: fehlende Nachvollziehbarkeit. Gerade in hochregulierten Branchen ist es von Bedeutung, dass jede Entscheidung erklärt, dokumentiert und auditiert werden kann. Die Integration in Prozesse schafft genau das: Alle KI-Aktionen sind protokolliert, Ergebnisse transparent und Ursachen nachvollziehbar.

Next Level: AI Agents im Prozessfluss. Die nächste Evolutionsstufe geht weit über einfache Assistenzsysteme hinaus. Moderne AI Agents sind in der Lage, komplette Aufgaben im Prozess eigenständig zu übernehmen – von der Analyse unstrukturierter Dokumente über das Ableiten von Handlungsoptionen bis hin zur proaktiven Kundenkommunikation.

Im prozessorientierten Ansatz sind auch die AI Agents in die Geschäftslogik des Unternehmens eingebettet und arbeiten Hand in Hand mit anderen Automatisierungstools. Durch Eskalationsmechanismen und Freigabeprozesse bleibt die menschliche Kontrolle erhalten – gleichzeitig steigt die Effizienz signifikant.

Fazit: Digitalisierung neu denken. Der Weg zur erfolgreichen KI-Nutzung führt nicht mehr nur über mehr Technologie, sondern über bessere Prozesse. Wer KI strategisch einsetzen will, muss Geschäftsprozesse neu strukturieren, Daten intelligent verfügbar machen und Vertrauen durch Transparenz schaffen. Die Unternehmen, die jetzt auf prozessintegrierte KI setzen, werden künftig schneller, präziser und resilienter agieren als ihre Wettbewerber.

Die Realität ist klar: KI allein reicht nicht. Entscheidend ist, wo und wie sie eingesetzt wird. Wer KI vom Rand ins Zentrum seiner Prozessstrategie rückt, macht aus künstlicher Intelligenz echten unternehmerischen Fortschritt.

Thomas Lorenz, Director,
Solutions Consulting for Central Europe
bei Appian

Illustration: © VUtaem2016 | Dreamstime.com

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Thomas Lorenz, Director, Solutions Consulting for Central Europe bei Appian

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