Archivierung: Zehn Fakten zum Thema Archivieren

  1. Archivierung ist Pflicht und keine Frage des Wollens.
    Rechts- und revisionssichere Archivierung selbst ist nicht nur eine gute Idee. Vielmehr ist elektronische Archivierung für alle Pflicht, die steuerpflichtige Gewinneinkünfte erzielen, sofern die unternehmerischen Prozesse IT-gestützt ablaufen.
  2. Korrekt archivieren.
    Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass alle abgelegten Daten nicht nur vor einer nachträglichen Änderung geschützt sind und somit das Archiv nicht mehr verändert werden kann, sondern auch, dass alle Informationen nachvollziehbar, auffindbar und fälschungssicher archiviert werden.
  3. Insellösungen sind von gestern.
    Wenn jedes IT-System sein eigenes lokales Archiv mitbringt, ist damit im Sinne einer Gesamtübersicht noch nichts gewonnen. Man muss Archivierung deshalb größer denken, für alle führenden Systeme zusammen. Das Archiv muss zum Single Point of Truth werden, über den man zu einem allgemeingültigen, nicht redundanten Datenbestand gelangt. Aus allen Anwendungen heraus wird im gleichen Archiv abgelegt – das damit zum Beispiel auch an cloudbasierte CRM-Systeme wie Salesforce anzubinden ist.
  4. DMS-Lösungen – auch von gestern.
    Werden wirklich alle Funktionen eines solch oft überfrachteten Systems benötigt? Sperrige und aufwändig zu administrierende DMS- und ECM-Suiten können durch ein schlankes Archiv ersetzt werden, da die meisten führenden Systeme Grundfunktionen wie Metadatenverwaltung, ein eigenes Berechtigungssystem oder einen Viewer bereits mitbringen.
  5. Cloud ready.
    Das Archiv der Zukunft verlagert sich mehr und mehr in die Cloud. Dort kann man mittlerweile günstige und komfortabel nutzbare Storages buchen. Noch besser fährt man zweigleisig, denn ein hybrides System kann das eigene Sicherheitskonzept eventuell noch besser abdecken. Der Archivhersteller sollte dementsprechend alle Schnittstellen bedienen, um Dokumente intelligent verteilen zu können.
  6. Schnittstellenfit.
    Um anschlussfähig für verschiedenste Quellsysteme zu sein, braucht es zukunftsorientierte Schnittstellen. Für führende Anwendungen aus der Cloud bietet sich die CMIS-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services) als Standard an. Eine weitere dafür geeignete Schnittstelle ist OData. Sie ist im SAP-Umfeld, aber auch bei anderen Anwendungen wie MS SharePoint verbreitet.
  7. An die Umwelt denken.
    »Speicherplatz kostet nichts« – dieser Spruch ist zu kurz gedacht. Massen an Daten, die auf großen Serverfarmen liegen, fressen Energie. Festplatten kosten Rohstoffe für die Herstellung. Deshalb gilt auch beim elektronischen Archiv das Gleiche wie beim Drucken oder Kopieren: nicht zu verschwenderisch sein.
  8. Subscription.
    Keine große Erstinvestition, sondern eine kleine monatliche finanzielle Belastung – das macht ein Mietmodell möglich. Auch Archivierung kann man mieten.
  9. Lean Implementation.
    Lange Projektzeiten zum Einführen eines Archivs müssen nicht mehr sein. Ganz gleich ob Migration oder Archivimplementierung, ein schlankes System wird auch schlank aufgesetzt und dies kann komplett remote funktionieren. Wichtig ist auch ein PoC (Proof of Concept) vor dem eigentlichen Projekt. Er stellt sicher, dass ein Archivanbieter der Richtige ist und vor allem auch, welchen zeitlichen Umfang beispielsweise die Migration benötigen wird.
  10. Archivierung für den Business Case.
    Beispiel SAP: Die Hana-Technologie an sich ist im Vergleich zu relationalen Datenbanken sehr teuer. Vor allem, wenn bestimmte Schwellen in höheren Volumina überschritten werden. Bevor man also das aufwändige S/4-Hana-Projekt angeht, sollte das Archivierungskonzept stehen und man sollte sich Gedanken über eine Infrastrukturoptimierung gemacht haben. Nur dann rechnet sich der Business Case.

 

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