Digitalisierung der Geschäftsprozesse – Dank ECM fit für die digitale Transformation

Die Digitalisierung eröffnet ungeahnte Chancen und sorgt für einen radikalen Wandel in Geschäftsleben und Gesellschaft. Traditionelle Geschäftsprozesse werden sukzessive durch digitale ersetzt. Zeichen der Zeit sind der boomende E-Commerce, die Sharing-Economy, autonom fahrende Fahrzeuge oder eine echte Mensch-Roboter-Kooperation im Zuge von Industrie 4.0. Grundlage ist die intelligente digitale Verarbeitung einer schier unendlich wachsenden Menge an Daten.

Doch nicht nur die Prozesse unterliegen einem Wandel, sondern auch das Verhalten der Menschen. Sie nutzen ihr Smartphone als intelligente Kommunikationszentrale, Musik-Player, Fernseher, zur Steuerung des Smart Home, als Zahlungsmittel beziehungsweise als Türöffner in Hotels. All diese Services stehen per Klick zur Verfügung und sind intuitiv zu handhaben. Einfachheit heißt die Devise. Disruptives Denken ist gefragt. Es geht nicht länger um Funktionen oder den Besitz von Dingen. Angesagt sind – zunehmend auch im Geschäftsleben – verbrauchsbasierte Modelle in einer mobilen und/oder Cloud-basierten (Arbeits-)Umgebung. Über deren Erfolg entscheidet die Nutzererfahrung.

»Branchenübergreifend hat man mittlerweile erkannt, dass sich nur mit einer konsequenten Digitalisierung der Geschäftsprozesse ein langfristiger Unternehmenserfolg sichern lässt«, sagt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des ECM-Herstellers ELO Digital Office GmbH. Nur so lässt sich die Leistungsfähigkeit nachhaltig erhöhen. Der Studie »Digitalisierung im Mittelstand« des Beratungsunternehmens Deloitte zufolge gehen Experten von einem bis zu 20-prozentigen Effekt in Bezug auf die Produktivität und Profitabilität aus.

ECM als Wegbereiter der Digitalisierung. In diesem Sinne gelten Systeme für Enterprise Content Management (ECM) – wie die ELO ECM-Suite 10 – als Wegbereiter der Digitalisierung. Sie dienen neben der elektronischen Archivierung auch dem klassischen Management von Dokumenten sowie deren intelligenter Erfassung anhand von Scan-Lösungen. Diese binden extern eingehende papierbasierte Dokumente wie Lieferscheine oder Lieferantenrechnungen komfortabel in die digitale Kette ein, lesen aber auch alle buchungsrelevanten Informationen selbstständig aus – und stellen sie den jeweiligen Geschäftsprozessen zur Verfügung.

Im Zuge dessen heißt es, den fehlerträchtigen Medienbruch zu beseitigen und einem durchgängigen Informationsfluss sowie einem unternehmensweiten Management aller geschäftsrelevanten Informationen den Weg zu ebnen. Hierfür bietet die ECM-Suite eine intelligente Integrationsplattform, über die sie sich nahtlos mit Drittanwendungen verbinden lässt – so zum Beispiel mit Software für Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) oder Computer Aided Design (CAD). Die Folge: Höhere Effizienz dank flexibel steuerbarer Prozesse über verschiedene Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablet-PCs hinweg. Dabei gilt: Je höher der Grad der Automatisierung, desto größer ist das Einspar- und Produktivitätspotenzial.

Komplett durchgängiges Informationsmanagement. Die Leistungsfähigkeit und Effizienz einer Organisation bemisst sich heute mehr denn je an der Qualität des Informationsmanagements. Sowohl was die Verfügbarkeit von Wissen als auch was die ganzheitliche Kommunikation angeht. Größtes Hemmnis sind Informationsinseln wie E-Mail-Systeme, Papierarchive, persönliche Ablagen oder Abteilungslösungen, die den Informationsfluss und damit das Unternehmen lähmen. Die Information ist zwar in irgendeiner Form vorhanden, steht dem Prozess aber oft nur bedingt zur Verfügung. Die Folge sind Fehleranfälligkeit, mangelnde Performance und Qualitätsverlust.

ECM-Systeme ermöglichen nicht nur jederzeit Zugriff auf die Informationen, sie automatisieren verschiedene Abläufe und entlasten so die Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten. Höhere Durchsatzraten sind das Resultat. Des Weiteren verarbeiten sie sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen und übernehmen diese in das zentrale Repository und Archiv-Backend. Informationsinseln gehören somit der Vergangenheit an. Informationen lassen sich vielmehr zuverlässig auffinden, inhaltlich erschließen und der Entscheidungsfindung zugrunde legen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Transparenz. Stets im Bilde sind die Anwender dank integrierter moderner Werkzeuge zur Analyse und grafischen Aufbereitung beziehungsweise Darstellung der Daten in sogenannten Dashboards. Diese verraten zum Beispiel auf einen Blick, wie hoch die Zahlungsverpflichtungen aus eingegangenen und noch nicht gebuchten Rechnungen sind, wie viele Neuverträge sich in der Bearbeitung befinden oder wie viele E-Mail-Anfragen zu bestimmten Produktgruppen vorliegen.

Basis für neue Geschäftsmodelle. Dass Information die Währung der Zukunft ist, haben die großen Internet-Player längst erkannt. Ob Google, Facebook oder Amazon: Sie alle haben ihre Geschäftsmodelle auf die Gewinnung und Verwertung von Daten gestützt. Dazu bedarf es auch der Übersetzung aller unstrukturierten Informationen in firmenrelevantes Wissen. So können sie den Kunden anhand ihrer Analyseergebnisse Produktvorschläge unterbreiten, die passgenau auf deren Interessen zugeschnitten sind. Für traditioneller aufgestellte Unternehmen heißt es, die Aufholjagd hat begonnen, um im Wettbewerb zu bestehen beziehungsweise Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

In der digitalen Ära rückt der Kunde mit seinen Bedürfnissen verstärkt in den Fokus. Denn der Mitbewerb ist nur einen Klick entfernt und schlechte Kundenbewertungen verbreiten sich rasant über entsprechende Portale oder soziale Netzwerke. Im Umkehrschluss können kunden- und mitarbeiterorientierte Dienste und Prozesse wie Self-Service-Prozesse oder Info-Portale für eine verstärkte Bindung sorgen. Hier haben die sozialen Medien neue Maßstäbe gesetzt: Schnelle Antworten und Reaktionen sind das Gebot der Stunde und erhöhen die Auskunftsfähigkeit.

Auch diese Anforderungen decken ECM-Systeme wie die ELO ECM Suite 10 ab: mit intelligenten Suchfunktionen sowie elektronischen Kundenakten, die sämtliche Informationen des Kunden bündeln. Aber auch mit Collaboration-Tools für den formlosen Austausch von Informationen oder die einfachere Koordination von Teamprojekten.

Die digitale Transformation birgt ein enormes Potenzial. Mit der richtigen Strategie und Technologie lässt sich erheblicher Mehrwert generieren. Let’s go digital.


Sabina Merk,
freie Autorin

 

 

 

Bild: © Sergey Nivens /shutterstock.com 

 


 

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