Data Quality: HELM AG modernisiert und zentralisiert Datenhaltung

Dezentral organisierte Unternehmen tun sich oft schwer, Informations- und Datenprozesse schlank, einheitlich und transparent zu organisieren. Die Digitalisierung verstärkt den Erneuerungsdruck. Die global tätige HELM AG hat es mit Hilfe einer Data-Quality-Lösung geschafft, ihre vertrieblichen und kaufmännischen Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Software sorgt dafür, dass die neu erstellte zentrale Stammdatenbasis von Dubletten und Inkonsistenzen befreit wird und im Tagesgeschäft dauerhaft »sauber« bleibt.

Vierhundertfünfundfünfzig Hidden Champions identifizierte ein Wirtschaftsmagazin in Deutschland Ende 2018 im Rahmen einer Marktstudie. Unternehmen also, die auf ihren Betätigungsfeldern zu den Weltmarktführern zählen, in der Öffentlichkeit aber kaum bekannt sind. Die HELM AG ragt aus dieser Elite in einer Kategorie unübersehbar heraus. Mit 7,4 Millionen Euro Umsatz pro Mitarbeiter in 2017 übertraf das 118 Jahre alte Hamburger Familienunternehmen alle anderen analysierten Firmen bei weiten. Die Erklärung liegt im Geschäftsmodell: Der international tätige Groß- und Außenhandelsdienstleister mit weltweit mehr als 1.500 Mitarbeitern ist spezialisiert auf den Ein- und Verkauf von chemischen und pharmazeutischen Produkten sowie Dünge- und Pflanzenschutzmitteln.

Daten- und Prozessexzellenz ist heute wichtiger als je zuvor. Was zeichnet Weltmarktführer aus? Unter anderem Innovationsfähigkeit, Spezialisierung und weltweite Kundennähe. Im Zeitalter der Digitalisierung mit immer kürzeren Innovations- und Transaktionszyklen sind Daten- und Prozessexzellenz wichtiger denn je. Die HELM AG verfolgt deshalb das Ziel, sich von der dezentralen Stammdatenhaltung zu verabschieden und eine moderne zentralisierte IT-Landschaft über alle Standorte hinweg aufzubauen. »Für die langfristige Steuerung unseres weltweiten Geschäfts ist es unabdingbar, Zahlen übergreifend transparent zu machen sowie Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen«, erläutert Oliver Bösch, bei HELM als Senior Executive Manager tätig. Doch der Reihe nach.

Bislang arbeiten die 35 über den gesamten Globus verteilten Tochtergesellschaften und Niederlassungen quasi autark mit eigenen ERP-Systemen verschiedener Hersteller. Für das konzernweite Reporting war und ist das dezentral organisierte Stammdatenmanagement kein Nachteil, weil die Zahlen problemlos in einem dafür geschaffenen Prozess in der Zentrale zusammengefasst werden können. Aber qualitativ blieben Fragen offen, denn eine Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung beispielsweise war nicht möglich. Als 2016 im Zuge der IT-Konsolidierungsstrategie der Plan gefasst wurde, ein CRM-System einzuführen, in dem über alle HELM-Standorte hinweg die Masteradressen von Kunden und Lieferanten zentral verwaltet werden sollten, musste man eine vereinigte Stammdatenbasis von hoher Qualität schaffen.

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Durch Marktrecherche stieß man bei der HELM AG auf die Omikron Data Quality GmbH. Das Pforzheimer Unternehmen verfügt über Techniken und Werkzeuge, sprachenunabhängig Stammdaten fehlertolerant zu scannen und zusammengehörige Datensätze ausfindig zu machen und zusammenzuführen. Laut Anbieter lässt sich die Lösung in beliebige ERP- und CRM-Systeme integrieren.

 

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Projektablauf: Schritt für Schritt zu einem fehlerfreien Gesamtdatenbestand. Im ersten Projektschritt waren die HELM-Tochterunternehmen aufgefordert, ihre Stammdaten nach Vorgaben der Zentrale selbst zu durchforsten und inaktive Kontakte zu eliminieren. Dadurch konnte die Anzahl der zu konsolidierenden Datensätze spürbar reduziert werden. Das Stammdaten-Projektteam führte die verbliebenen Kontakte aller Standorte mit Hilfe der Data-Quality-Lösung zu übergreifenden Adressmastern zusammen. In einem Clearing-Monitor wurden all jene Datensätze manuell geprüft und qualifiziert, bei denen die maschinelle Intelligenz nicht zweifelsfrei entscheiden konnte, ob es sich um Dubletten handelte oder nicht. Die identifizierten Dopplungen wurden aus den Stammdaten entfernt. Den verbliebenen Datenpool unterzog man schließlich – durch Abgleich mit Referenzdatenbanken – einer postalischen Prüfung. Durch Anreicherung einzelner Adressen und Vereinheitlichung der Schreibweisen konnte die Datenqualität nochmals verbessert werden.

»Diese Mastersätze waren quasi unser Stammdaten-Startkapital, das wir ins neue CRM-System überführt haben«, berichtet Christina Cool, Teilprojektleiterin Stammdaten im CRM-Projekt bei HELM. Damit die Datenqualität im CRM-System dauerhaft hoch bleibt, ist der Eingabe von Interessentendaten ein automatisierter Dubletten-Check vorgeschaltet. Daneben finden im heutigen ERP-System bei Neuanlage beziehungsweise Änderung von Adressen ebenfalls eine postalische Optimierung sowie ein Dubletten-Check statt. Der Prozess läuft nach einem standardisierten Verfahren ab. Zusätzlich hat man eine Vollständigkeitsprüfung implementiert, die dafür sorgt, dass ausschließlich vollständig erfasste Adressen aus den ERP-Systemen der HELM-Tochterfirmen ins CRM-System überführt werden. Ebenfalls hilfreich: Die schnelle und fehlertolerante Suche der Data-Quality-Software erleichtert den Usern des CRM-Systems das Finden von Stammdaten.

Das neue ERP-System kann mit sauberen Daten gefüttert werden. Auf das Zurückspielen der optimierten Kundendaten in die ERP-Systeme der Landesgesellschaften verzichtete man bei der HELM AG aufgrund des hohen Aufwands und mit Blick auf das nächste IT-Projekt bewusst: Das Ausrollen eines konzernweit einheitlichen ERP-Systems, mit dem zukünftig alle Landesgesellschaften arbeiten werden. Hier werden die konsolidierten Daten im Rahmen der Migration übernommen, wodurch das gesamte Unternehmen auf einer konsistenten Stammdatenbasis arbeiten kann. Auch im zukünftigen ERP-System wird man Dublettencheck und postalische Prüfungen nutzen, um eine hohe Datenqualität zu erhalten.

»Die verbesserte Datenqualität ist für uns das Fundament und ein elementar wichtiges Element für die Umsetzung unserer Gesamtstrategie«, berichtet Bösch. »Wir können im täglichen Geschäft Informationen zu Accounts zentral abrufen und teilen, was in dieser Form vorher nicht ansatzweise möglich war. Das beschleunigt unsere internen Prozesse und macht die Kommunikation transparenter. Der Kunde hat den Vorteil, dass er nicht mehr von mehreren Seiten angesprochen wird, sondern nur noch von einer. Wir erleben viele positive Effekte sowohl für unsere täglichen Prozesse als auch mit Blick auf die strategische Unternehmensplanung.«

Einfache Bedienbarkeit und Integrationsfähigkeit überzeugen. Positiv überrascht sind die Hamburger von der einfachen Bedienbarkeit der Data-Quality-Lösung. »Die Funktionen laufen in allen Systemen quasi unsichtbar für den Anwender«, berichtet Christina Cool. »Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bemerken gar nicht, dass hier eine zweite Software am Werk ist. Vorteilhaft ist ferner, dass wir die Regeln für die Dublettenprüfung selbst definieren und justieren können.« Oliver Bösch freut sich besonders über die unkomplizierte Systemintegration: »Für uns hat es elementare Bedeutung, dass die Integration der Data-Quality-Software in den neuen IT-Systemen und die benötigten Oberflächen schnell verfügbar sind.«



Gerhard Großjohann,
Energie- und IT-Kommunikationsjournalist

 

Illustration: © Zia liu, Tina Bits/shutterstock.com

 

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