Illustration Absmeier foto freepik

Die Bonner Wirtschafts-Akademie (BWA) fordert eine »Staatsoptimierung« als wichtigste Zukunftsaufgabe und bezeichnet einen effizienteren Staatsapparat als »Mutter aller Lösungen« für Wohlstand und Wettbewerbsfähigkeit in Deutschland. Als Negativbeispiel nennt BWA-Chef Harald Müller die E‑Autoförderung, die mit hohem Bürokratieaufwand und Transaktionskosten den Nutzen übersteige, und verweist zugleich auf milliardenschwere Belastungen durch Bürokratie. Abhilfe sieht die BWA in einer ehrlichen Aufgabenprüfung, dem Abbau von Detailregulierung und föderalen Doppelstrukturen sowie in »digital by default« inklusive KI-Einsatz – mit der klaren Grenze, dass KI Entscheidungen unterstützt, aber Verantwortung beim Menschen bleibt.

»Die Optimierung des Staatsapparates stellt die wichtigste Herausforderung für die Zukunft Deutschlands dar«, sagt Harald Müller, Geschäftsführer der Bonner Wirtschafts-Akademie (BWA). Ein optimierter Staat stelle die »Mutter aller Lösungen« für die weitere wirtschaftliche Prosperität, den Wohlstand des Landes und die Stärke Deutschlands in Europa und im internationalen Kontext dar.

Deutschland verfüge zwar über einen leistungsfähigen, aber eben auch sehr schwerfälligen Staat. In Jahrzehnten guter Absichten sei ein Geflecht aus Gesetzen, Zuständigkeiten, Vorschriften und Verfahren entstanden, das heute Verwaltung, Wirtschaft und Bürger gleichermaßen belaste. Das aktuelle Förderprogramm für E‑Autos sei ein »geradezu typisches Beispiel für einen Schritt in die falsche Richtung«, urteilt Harald Müller, und begründet: »Wieder einmal geht es um Verkomplizierung statt Vereinfachung.« Er rechnet exemplarisch eine Schätzung vor: Bei 800.000 Förderungen über die nächsten vier Jahre entstünde ein Aufwand von rund 300 »Bürokratiejahren« allein bei den Antragstellern. Hinzu käme selbst bei starker Automatisierung durch Online-Verfahren ein Aufwand von mindestens 100 Bearbeitungsjahren auf Behördenseite etwa durch Plausibilitätschecks, Stichproben und Betrugsprävention. Die BWA spricht von einem unrühmlichen Beispiel für eine »weit verbreitete kleinteilige Ausdifferenzierung von Förder- und Berichtssystemen, die derart hohe Transaktionskosten erzeugt, dass diese den möglichen Nutzen – in diesem Fall die Verbesserung des Weltklimas – bei Weitem übersteigen.«

Deutschland hat kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem

»Wir wissen das, und tun es aus politischem Opportunismus trotzdem, denn Deutschland hat kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem. Dabei ist die Belastung durch Bürokratie längst quantifizierbar«, sagt der BWA-Chef mit Verweis auf den Nationalen Normenkontrollrat, der die Bürokratiekosten auf rund 64 bis 65 Milliarden Euro pro Jahr beziffert. Das ifo Institut schätzt die entgangene Wirtschaftsleistung durch Bürokratie auf 146 Milliarden Euro jährlich. »Das entspricht etwa 29 Prozent des Bundeshaushalts 2025«, veranschaulicht der Geschäftsführer der Bonner Wirtschafts-Akademie die Dimension. Er fügt hinzu: »Für die Wirtschaft ist das keine abstrakte Größe, sondern bedeutet gebundene Arbeitszeit, verzögerte Investitionen und eine sinkende Effizienz, Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit.«

Harald Müller mahnt: »Wir brauchen dringend eine grundlegende Staatsoptimierung. Dazu gehören die Entschlackung der Aufgaben, der Abbau von Bürokratie, die Bündelung von Kompetenzen, eine konsequente Digitalisierung und ein intelligenter Einsatz von künstlicher Intelligenz.«

Schrittweise Vorgehen in Richtung Vereinfachung

Der erste Schritt sei »eine ehrliche Bestandsaufnahme staatlicher Aufgaben.« Bund, Länder und Kommunen erledigten heute zahllose Tätigkeiten, die historisch gewachsen seien, aber längst nicht mehr zwingend in staatlicher Hand liegen müssten. Förderprogramme mit minimaler Wirkung, kleinteilige Berichtspflichten oder doppelte Prüfstrukturen binden Personal und Ressourcen ohne erkennbaren Mehrwert, heißt es bei der BWA. Eine moderne Aufgabenanalyse müsse daher systematisch fragen: Welche Leistungen sind wirklich notwendig? Wo können Aufgaben zusammengelegt, vereinfacht werden oder ganz entfallen? »Ein schlankerer Staat bedeutet nicht weniger Gemeinwohl, sondern mehr Konzentration auf das Wesentliche«, erklärt Harald Müller.

Ein zweiter Hebel sei der konsequente Abbau bürokratischer Überregulierung. Der BWA-Chef bezeichnet Deutschland als »ein Land der Detailvorschriften«. Für nahezu jeden Vorgang existierten Formulare, Nachweise und Verfahrensschritte. Er führt aus: »Diese Regelungsdichte schafft Sicherheit, produziert aber auch enorme Transaktionskosten. Unternehmen verlieren Zeit in Genehmigungsverfahren, Kommunen versinken in Dokumentationspflichten, Bürger verzweifeln an Anträgen.« Eine wirksame Bürokratiebremse müsste daher mit messbaren Zielen arbeiten. Harald Müller fordert: »Jede neue staatliche Aufgabe oder Regel braucht einen Wirksamkeitsnachweis und eine Sunset-Klausel, also ein Verfallsdatum. Wenn der Effekt nicht messbar ist, fällt die Aufgabe weg oder wird in eine schlankere Standardleistung überführt.« Den jüngsten Vorstoß aus der Politik zur automatischen Behördengenehmigung nach drei Monaten in bestimmten Bereichen wertet der BWA-Chef als einen richtigen Schritt hin zur Staatsoptimierung.

Auch die in letzter Zeit aufgekommene Infragestellung der föderalen Aufgabenverteilung über 16 Bundesländer hinweg zeige Auswege aus der Überbürokratisierung. Viele Verfahren liefen parallel oder überlappend auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, obwohl eine zentrale Bearbeitung deutlich effizienter wäre. Digitale Register, Steuerverwaltung, Förderprogramme oder Bauverfahren könnten bundesweit einheitlich organisiert werden, statt 16-fach unterschiedlich. Die Bündelung von Kompetenzen und die Vereinheitlichung von Standards würden die Kosten senken und die Geschwindigkeit erhöhen. »Föderalismus darf Ineffizienz nicht zementieren«, meint Harald Müller, und gibt zahlreiche Beispiele: »Wir brauchen schlichtweg keine 16 verschiedenen Bauverordnungen, keine 16 unterschiedlichen Vergaberegeln, keine 16 eigenen Datenschutzinterpretationen, keine 16 voneinander abweichenden Schul- und Prüfungsordnungen, keine 16 parallelen Förderbürokratien und auch keine 16 getrennten IT-Lösungen für identische Verwaltungsaufgaben.«

»Ich traue Karsten Wildberger zu, dass er Digitaldeutschland voranbringt«

Der entscheidende Schlüssel zur Staatsmodernisierung liegt nach Einschätzung der Bonner Wirtschafts-Akademie in der Digitalisierung. Noch immer basierten zu viele Verwaltungsprozesse auf Papier, Unterschriften und persönlicher Vorsprache. Ein moderner Staat müsste nach dem Prinzip »digital by default« arbeiten: Daten werden einmal erfasst und mehrfach genutzt, Anträge können vollständig online gestellt werden, Entscheidungen erfolgen automatisiert, wo immer möglich.

Ausdrücklich lobt BWA-Chef Harald Müller das Vorgehen von Digitalminister Karsten Wildberger: »Die föderale Modernisierungsagenda mit über 200 Maßnahmen und der sogenannte Deutschland-Stack als nationale, souveräne IT-Basisplattform für öffentliche Digitalprojekte können Säulen eines künftigen Digitaldeutschlands werden, wenn sie gelingen.« Das Ende letzten Jahres eingeführte Vetorecht des Digitalministeriums bei großen IT-Projekten innerhalb der Bundesverwaltung, um Doppelgleisigkeiten, ineffiziente Systeme und unnötige Ausgaben zu vermeiden, sei ebenfalls ein Meilenstein.

»Ich traue Karsten Wildberger zu, dass er Deutschland bei der Digitalisierung über den Erkenntnisstand hinausgehend in die Umsetzungsrealität bringt«, gibt sich Harald Müller positiv. Die Bewährungsprobe stellt für ihn der angekündigte sukzessive Rollout digitaler Verwaltungsservices über mehrere Bundesländer hinweg mit dem Ziel der bundesweiten Verfügbarkeit dar. Als »Sorgenkind« wertet der BWA-Chef den weiterhin schleppenden Breitbandausbau in der Fläche. »Die Zielsetzung der flächendeckenden Gigabitversorgung bis 2030 ist nicht gerade ambitioniert«, sagt er, und spitzt zu: »Vermutlich sind schon lange vorher die Internetverbindungen per Satellit in den ländlichen Regionen schneller und wirtschaftlicher.«

Als »Problemzone« wertet die BWA auch die »viel zu langsamen Flächendurchdringungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das Bund und Länder verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch digital über Portale anzubieten. Zwar habe der Bund schon Ende 2024 alle 115 priorisierten OZG-Leistungen online bereitgestellt, aber die bundesweite Durchdringung in der Fläche sei das Nadelöhr. Die Bonner Wirtschafts-Akademie verweist auf eine Bitkom-Studie, die für 2025 auf 579 Verwaltungsleistungen kommt, von denen etwa 60 Prozent digital verfügbar sind, jedoch nur knapp 29 Prozent flächendeckend angeboten werden. »Das ist der klassische Effekt fehlender Bündelung: Lösungen existieren, aber sie werden nicht konsequent skaliert«, sagt Harald Müller, »Staatsoptimierung heißt hier: einmal entwickeln, überall ausrollen.«

KI mit klarer roter Linie

Die Digitalversorgung ist laut BWA auch deshalb so wichtig, weil sie die Grundlage für den nächsten Schritt darstellt, den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in der Öffentlichen Verwaltung. »KI könnte den Gordischen Knoten der Bürokratie zerschlagen«, sagt Harald Müller. KI könne Routineaufgaben übernehmen, Anträge vorsortieren, Dokumente prüfen, Bescheide vorbereiten und Bürgeranfragen beantworten. In vielen Bereichen ließen sich Bearbeitungszeiten ohne Qualitätseinbußen drastisch verkürzen. Zudem könnte KI eingesetzt werden, um die Auswirkungen neuer Regelungen zu simulieren und widersprüchliche Normen frühzeitig zu erkennen.

Nach Schätzungen der Bonner Wirtschafts-Akademie enthalten derzeit etwa 12 bis 15 Prozent aller öffentlichen IT-Ausschreibungen in Deutschland explizite KI-Anforderungen. Dabei sei die KI-Durchdringung bei Bundesbehörden am höchsten (15 bis 20 Prozent) und bei den Kommunen am niedrigsten (5 bis 8 Prozent); die Länder liegen geschätzt dazwischen bei 10 bis 12 Prozent. Harald Müller betont: »In allen Fällen ist es wichtig, dabei eine glasklare rote Linie zu ziehen: KI unterstützt Entscheidungen, ersetzt aber nicht die menschliche Verantwortung.«

Mut und Führung

Harald Müller ordnet ein: »Eine umfassende Staatsoptimierung erfordert Mut und Führung. Sie bedeutet, liebgewonnene Strukturen in Frage zu stellen, Kompetenzen neu zu ordnen und Prozesse radikal zu vereinfachen. Widerstand ist vorprogrammiert. Doch die Alternative ist ein weiterhin wachsender Verwaltungsapparat, der Innovation bremst, Produktivität hemmt, Effizienz lähmt und Wohlstand kostet. Bei Unternehmen wissen wir, dass eine solche Entwicklung am Ende zur Insolvenz führt. Wir wollen sicherlich nicht ausprobieren, wie lange es dauert, bis eine immer weiter wuchernde Bürokratie die Wirtschaft derart lähmt, dass es zu einem vergleichbaren Ende kommt.«

Der BWA-Chef stellt klar: »Staatsoptimierung beginnt mit Aufgaben-Disziplin. Das Ziel ist kein Minimalstaat, sondern ein leistungsfähiger Staat: weniger Bürokratie, klarere Aufgaben, digitale Verfahren und intelligente Technologien. Ein Staat, der Bürgern dient, statt sie zu verwalten – und der Unternehmen ermöglicht, sich auf Wertschöpfung statt auf Formulare zu konzentrieren. Staatsoptimierung ist daher keine technokratische Reform, sondern eine zentrale Zukunftsfrage für Deutschlands wirtschaftliche und damit auch geopolitische Stärke.«

Die BWA Akademie (»Consulting, Coaching, Careers«) ist seit über 25 Jahren unter der Geschäftsführung von Harald Müller und Astrid Orthmann als Spezialist für Personalentwicklung, Outplacement, Personalberatung und Training sowie für Arbeitsmarktprogramme wie Beschäftigtentransfer erfolgreich. Die BWA versteht sich als neutraler Vermittler zwischen Arbeitgebern und Gewerkschaften zum Vorteil der Arbeitnehmer. Mit Hilfe der BWA haben mehr als zehntausend Arbeitnehmer eine neue berufliche Zukunft gefunden. Das Spektrum reicht von der Begleitung von Change-Management-Prozessen über Vermittlung und Coaching von Führungskräften bis hin zur Unterstützung bei der Gründung eines eigenen Unternehmens. Harald Müller und Astrid Orthmann sind Mitglieder im Diplomatic Council, einem Think Tank mit Beraterstatus bei den Vereinten Nationen. BWA-Gründer Harald Müller ist zudem Beiratsmitglied der Stiftung »Bildung und Beschäftigung«, die sich für die sozialverträgliche Bewältigung des wirtschaftlichen Strukturwandels einsetzt.

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