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In Zeiten von Remote Work suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten für eine effizientere Nutzung ihrer Räumlichkeiten. Wir sprachen mit Andrea Kuktin, Referentin Organisation beim Diakonischen Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. – kurz Diakonie RWL, über ihre Erfahrungen mit der Einführung von Desk Sharing.
Frau Kuktin, was war der Auslöser für Ihre Umstellung auf flexibles Desk Sharing?
Kuktin: Während der Corona-Pandemie hat sich bei der Diakonie RWL die mobile Arbeit etabliert und ist heute fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Gleichzeitig standen wir durch die Zusammenlegung zweier Standorte vor der Herausforderung, Räumlichkeiten effizienter nutzen zu wollen. Mit einer Neugestaltung der Arbeitsumgebung und der Auflösung fester Arbeitsplatzzuordnungen zugunsten von flexiblem Desk Sharing und mehr Besprechungsräumen konnten wir somit zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden und zudem eine Steigerung der Effizienz in der Raumnutzung. In der Regel arbeiten unsere Beschäftigten heute an zwei Tagen pro Woche im Büro und die restliche Zeit mobil.
Warum haben Sie eine dedizierte Softwarelösung für Desk Sharing und Raumverwaltung eingeführt?
Kuktin: Bei deutlich mehr als 200 Shared Desks, 20 Besprechungsräumen und vielen Tausend Buchungen im Jahr war uns klar, dass wir mit Excel und Zettelwirtschaft nicht weit kommen, sondern eine moderne Softwarelösung brauchen. Wir wollten unseren Mitarbeitenden einen intuitiven Buchungsprozess anbieten und gleichzeitig eine effiziente Verwaltung von Shared-Desk-Plätzen und Räumen mit detaillierten Auswertungsmöglichkeiten über die Nutzung umsetzen. Als IT war uns wichtig, die bestehende SharePoint-Plattform zu nutzen und somit wenig Aufwand im Rollout und der technischen Pflege zu haben. Wir haben uns für die Lösungen vysoft DSM für das Desk Sharing und vysoft RMS für das Raummanagement von der dataglobal Group entschieden. Sie erfüllen unsere Anforderungen umfassend und fügen sich nahtlos in die bestehende Arbeitsumgebung rund um den Microsoft Modern Workplace ein.
Gibt es neben Shared Desks auch fest zugeordnete Plätze?
Kuktin: Für einzelne Personen nicht, aber für Teams schon. Rund 40 Prozent der Arbeitsplätze wurden einzelnen Organisationsbereichen als sogenannte Homebase zugeordnet. Diese Plätze können vorrangig von Mitarbeitenden der jeweiligen Organisationsbereiche gebucht werden. Damit etablieren sich auch in Open-Space-Bereichen mit Shared Desks gewohnte Anlaufpunkte und der Zugriff auf abteilungsbezogene Papierunterlagen wird erleichtert. Die restlichen 60 Prozent der Arbeitsplätze sind frei buchbar.
Wie läuft die Buchung von Desks in der Praxis ab und wie nutzen Ihre Mitarbeitenden das Angebot?
Andrea Kuktin, Referentin Organisation bei der Diakonie RWL (Quelle: Diakonie RWL)
Kuktin: Die Buchung von Desks erfolgt im Voraus über Microsoft SharePoint oder ad hoc mittels Mobile App oder einen QR-Code am Arbeitsplatz. Zukünftig wird eine Buchung auch an Kiosk-Terminals im Foyer des Gebäudes sowie in den Eingangsbereichen der einzelnen Etagen möglich sein. Die Besprechungsräume werden durch vysoft RMS mit ihrer Belegung in die Übersicht eingebunden und können ähnlich komfortabel reserviert werden. Displays neben den Eingängen geben den Buchungsstand auch jenseits von Microsoft SharePoint auf einen Blick wieder.
Wie schaffen Sie es, dass Teams sich finden und effizient zusammenarbeiten können?
Kuktin: Das Konzept der Homebase hat sich sehr bewährt und bringt ständige Teams gut zusammen. Wir arbeiten heute jedoch viel projektbezogener als noch vor ein paar Jahren. Umso wichtiger ist uns daher, die Zusammenarbeit auch in wechselnden Zusammensetzungen mit einer entsprechend flexiblen Arbeitsumgebung perfekt zu unterstützen. Bei der Buchung können Kolleginnen und Kollegen in einer Raumplanübersicht rasch ausfindig gemacht werden. So finden sich übergreifende Teams schneller zusammen und generell ist jederzeit transparent, wer im Hause ist und wo er oder sie sitzt. In den Open-Space-Bereichen haben wir zudem ansprechende Zonen zum Austausch geschaffen und es gibt mehr Besprechungsräume. Unsere Softwarelösung unterstützt all das sehr intuitiv und hat damit zur Akzeptanz des Raumnutzungskonzepts beigetragen.
Wie hilft Ihnen die neue Transparenz über die tatsächliche Nutzung bei der weiteren Optimierung und Planung von Maßnahmen?
Kuktin: Diesen Aspekt kann man fast nicht zu stark betonen. Dank der neuen Lösung haben wir nun detaillierte Ist-Daten über die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen, die wir mittels Power BI ansprechend für zahlreiche Analysen aufbereiten können. So lassen sich Belegungsquoten über unterschiedliche Ebenen hinweg ermitteln und Engpässe oder Überkapazitäten in den Daten klar nachweisen. Dank der fundierten Nutzungsdaten von Arbeitsplätzen und Räumen können wir nicht nur weitere Anpassungen vornehmen, sondern diese zudem plausibel erläutern. Das fördert die Akzeptanz solcher Maßnahmen in der Belegschaft. Mit dieser Transparenz können wir Platz für weiteren Mitarbeitende schaffen oder Einsparungspotentiale nutzen.
Arbeitsplätze einfach und effizient an beliebigen Endgeräten buchen: von Zuhause, über das Handy, am zentralen Kiosk-Display oder direkt am Schreibtisch. Quelle dataglobal Group.
Was würden Sie anderen Unternehmen für die Einführung von Desk Sharing empfehlen?
Kuktin: Für uns hat sich die Einführung von Desk Sharing begleitet mit einer modernen Softwarelösung eindeutig gelohnt. Die Mitarbeitenden empfinden es als einen wichtigen Baustein für ein motiviertes Arbeiten in einem modernen Umfeld und freuen sich über eine intensivere Zusammenarbeit trotz hohem Anteil an Remote Work. Als Unternehmen profitieren wir von deutlich mehr Transparenz über den tatsächlichen Bedarf an Desks, Equipment und Flächen. Desk Sharing ist die richtige Ergänzung zu flexiblem, mobilem Arbeiten. Wichtig ist ein ganzheitliches Konzept aus einem Modern Workplace mit den entsprechenden Tools und einer intuitiven Lösung für Desk Sharing und Raumverwaltung. Hier hat es sich für uns sehr ausgezahlt, dass sich vysoft nahtlos in den Microsoft Modern Workplace einfügt. Ich würde weiterhin empfehlen, früh in die Kommunikation mit den Mitarbeitenden und ihren Vertretern einzusteigen und sie aktiv einzubeziehen. Für die Akzeptanz ist es zudem gut, wenn alle – auch die Führungsebenen – bei dem Konzept mitziehen. Eine Zwei-Klassen-Gesellschaft will ja keiner.
Das Interview führte Bernd Hoeck, freier Journalist und IT-Experte.
Das Projekt bei der Diakonie RWL wird in diesem Anwenderbericht ausführlich beschrieben: https://dataglobalgroup.com/succes-story/diakonie-rwl
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