So fördert der Workplace as a Service moderne Arbeitsformen – Chance IT-Outsourcing

Corona-bedingt ist das Angebot von Home-Office-Arbeitsplätzen um über 100 Prozent gewachsen. In mehr als der Hälfte der Unternehmen wird Arbeiten von zu Hause auch nach der Pandemie ein fester Bestandteil der Firmenkultur sein. Zu diesen Ergebnissen kommt die Umfrage »IT-Sicherheit im Home-Office« des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Doch nicht nur die ortsunabhängige Gewährleistung der IT-Sicherheit stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. IT-Abteilungen haben oft nicht die Kapazitäten, um Mitarbeiter bei ­technischen Fragen bestmöglich zu betreuen und Standardprozesse effizient zu managen. Die Lösung dafür kann in der Auslagerung der Basis-IT an spezialisierte Anbieter für mietbare PC-Arbeitsplätze liegen.

New Work verspricht die Flexibilisierung der Arbeitswelt – nicht erst seit Corona. Während die Pandemie der Digitalisierung und ortsunabhängigen Arbeitskonzepten einen zusätzlichen Schub verpasste, ist noch lange nicht jedes Unternehmen optimal für die neuen Anforderungen aufgestellt. 

New Work – New IT: Was Systeme der Zukunft leisten müssen. Früher waren Mitarbeiter für die initiale Installation ihrer Geräte, zum Austausch der Hardware oder für aufwendige Software-Updates im Unternehmen präsent. Heutige Arbeitsstrukturen setzen dagegen auf Flexibilität. Damit stehen auf einmal Themen wie Lagerplätze, Verpackung, Versand von Hardware und Zoll auf der Agenda der IT-Versorgung.

Darüber hinaus muss das Unternehmensnetzwerk nun auch von außerhalb zugänglich sein, um Datenzugriff, Updates oder Wartungen zu ermöglichen. Mitarbeiter werden ortsunabhängig mit ihrem Betriebssystem, Berechtigungen, Sicherheitszertifikaten sowie individuell benötigten Softwarelösungen versorgt. Damit gehen neue Sicherheitsanforderungen einher. So ist Data Loss Prevention etwa durch Endpoint-Security-Systeme mit verlässlichen Verschlüsselungen zum Schutz vor Angriffen Dritter unverzichtbar. Geräte müssen sich bei Verlust oder Diebstahl zurücksetzen lassen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Private oder gar offen zugängliche WLAN-Netzwerke in Cafés oder öffentlichen Verkehrsmitteln stellen ein weiteres Risiko dar, das es durch entsprechende Vorkehrungen zu minimieren gilt.

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Arbeiten Kollegen von zu Hause, sind sie auf private Hardware wie den heimischen WLAN-Router angewiesen – ist der Service-Desk des Unternehmens dafür zuständig? Kollaborative Tools etwa für Videocalls, die heute große Teile des Arbeitsalltags dominieren, erfordern entsprechende Bandbreite – wie kann diese Leitungskapazität am Unternehmensstandort sowie außerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden? Wie richten Firmen eine hybride Cloud ein, um einerseits Daten von überall aus verfügbar zu machen, andererseits auch intern einen schnellen Datentransfer zu ermöglichen? Fragen wie diese gehen über das bisherige Kerngeschäft der internen IT-Abteilung hinaus. In diesem Fall lohnt es für Unternehmer, die Option des IT-Outsourcings zu prüfen. Dafür werden in einer Make-or-Buy-Entscheidung unter Berücksichtigung von Kriterien wie Qualität oder Kosten die jeweiligen Vorteile von Eigenfertigung oder Fremdbezug abgewogen.

Know-how, Effizienz und Kostentransparenz durch Outsourcing der Basis-IT. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen attraktiv, den Aufwand für fest angestellte IT-Spezialisten zu reduzieren und Standardprozesse extern abzuwickeln. Der erste Schritt zur erfolgreichen Auslagerung von grundlegenden IT-Services ist ein Provider-Management, um externe Partner als verlängerte Werkbank der internen IT einzubinden. Diese Dienstleister sind auf genau die Prozesse spezialisiert, die für das Unternehmen selbst neu sind, sodass sie notwendige Strukturen, fundierte Erfahrungen und etablierte Prozesse mitbringen. Statt eine eigene Logistik-Straße für den Versand von Hardware ins Home Office, ein eigenes Deployment-System für die halb- oder vollautomatisierten Prozesse zur Installation und Konfiguration von Software oder informationssicherheitskonforme Rechenzentren aufzubauen, werden diese als bestehende Workflows von spezialisierten Providern eingekauft. So umgehen Unternehmen den Aufwand für den internen Know-how-Aufbau und das Aufsetzen interner Strukturen für standardisierte Prozesse und sparen zeitliche wie finanzielle Ressourcen.

Flexibel, skalierbar, budgetschonend: Mit dem Workplace as a Service wird IT zum Enabler für New Work. Anbieter wie der Nürnberger IT-Serviceprovider CosH Consulting GmbH halten genau diese Strukturen vor und beraten IT-Abteilungen sowie die Unternehmensentwicklung. Sie unterstützen Kunden mit mietbaren IT-Arbeitsplätzen, digitalisieren den gesamten IT-Lifecycle und nehmen Inhouse-Experten sämtliche Standardaufgaben ab: vom Rollout der Hardware über die Installation der benötigten Softwarepakete (IMAC) und Lizenz-Assets (SIAM) bis zum Service Desk. IT-Ausstattung und -Support bilden dabei die Anforderungen sämtlicher Arbeitsformen ab, die New Work geschaffen hat: Home Office, Co-Working-Spaces oder digitales Nomadentum. So fördern mietbare PC-Arbeitsplätze flexibles Arbeiten entscheidend.

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Eine leistungsstarke Lösung umfasst dabei ein intuitives, für das Unternehmen maßgeschneidertes Self Service Portal. Dieses führt Einkauf, Verwaltung und Support rund um IT-Systeme zusammen und vereinfacht standardisierte Migrationsprozesse. Je dezentraler Teams arbeiten, desto wichtiger ist es, alle Prozesse stets im Blick zu behalten und eventuelle Ausfälle auch aus der Distanz rechtzeitig zu antizipieren, um schnell vorzubeugen und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 

Durch die Entlastung von Standardaufgaben schafft die Zusammenarbeit mit spezialisierten IT-Providern Freiräume für interne IT-Experten, um sich Projekten zu widmen, die die Digitalisierung des Geschäftsmodells vorantreiben. Damit zahlt IT-Outsourcing an kompetente Partner direkt auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ein.

 


Manuel Wagner, CEO
der CosH Unternehmensgruppe

 

 

 

Bilder: © CosH

 

412 Artikel zu „Workplace as a Service“

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Sicherheit in den eigenen vier Bürowänden – Wie das Arbeiten im Home Office gelingen kann

Das Arbeiten im Home Office ist in den letzten Monaten immer mehr zum Standard geworden. Während viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden schon länger einen flexiblen Büroalltag ermöglichten, mussten andernorts die technischen Gegebenheiten ad hoc geschaffen werden. Zahlreichen Unternehmen steht dieser Schritt noch bevor und er wird umso dringlicher, als ein Ende der Corona-Pandemie nicht abzusehen ist. Gelingen kann die Einführung des Home Office nur, wenn es eine annähernd gleichwertige Alternative zum Büroarbeitsplatz darstellt. »Auf Nummer sicher gehen« ist nicht nur oberstes Corona-Gebot,  sondern auch im flexiblen Arbeitsalltag unverzichtbar.

HR im Umbruch: Digitalisierung erhöht Leistungsfähigkeit und Krisensicherheit gleichermaßen

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Arbeitsplätze müssen produktiver, nachhaltiger und anpassungsfähiger werden

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Whitepaper zu Facility Service: Großes Potenzial für datengetriebene Servicemodelle

Effizienter Gebäudebetrieb durch Datenanalyse. Zahlreiche Anwendungsfälle für das Facility Management. Kosten- und Risikominimierung durch intelligente Systeme.   Die Analyse von Immobiliendaten ermöglicht eine zielgerichtete, transparente, kundenorientierte sowie planbare Serviceerbringung. Das bietet sowohl Mehrwerte für den Kunden als auch für den Facility-Service-Dienstleister. Ein datengetriebener Ansatz, auch Data-driven Facility Management genannt, ermöglicht einen intelligenten Betrieb von Gebäuden…

Digitalisierung des Dokumentenaustauschs – Startschuss für das papierlose Büro

Man mag es kaum glauben, die Idee des papierlosen Büros geistert bereits seit den 1970er Jahren durch die Köpfe und ist damit so alt wie der Tatort oder Microsoft. Die Vorteile liegen auf der Hand: digitale Dokumente steigern die Effizienz im Unternehmen, schonen Umwelt und Budget und sind eine wichtige Voraussetzung für das mobile Arbeiten. Trotzdem ist der Umstieg keine einfache Angelegenheit. Gefragt sind innovative Lösungen, die den digitalen Dokumentenaustausch, Workflows und Freigabeprozesse im papierlosen Büro vorantreiben.

Ferrari electronic bringt die OfficeMaster Suite in der Version 7.1.1 auf den Markt

OfficeMaster Suite ist OAuth-ready und unterstützt die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Microsoft 365. Der Technologiekonzern Microsoft ändert die Systemanforderungen für Office 365 und deaktiviert die »einfache Anmeldung« bei Office 365 Exchange Online. Der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic hat darauf reagiert und seine OfficeMaster Suite in der Version 7.1.1 an die neuen Anforderungen von Microsoft angepasst. Hierfür ist…