Wäre das Fax kein seelenloses Kommunikationsmittel, könnte man fast von (Cyber-) Mobbing sprechen. Mitte der 1990er Jahre noch Sinnbild hochmoderner Büroausstattung, stand das Fax in den letzten Monaten immer wieder als vermeintlich rückschrittliche Technologie unter Beschuss. Was viele Kritiker nicht bedenken: Fax ist nicht gleich Fax. Während die analoge Version zurecht in der Versenkung verschwinden darf, sind faxbasierte IP-Lösungen wie »Next Generation Document Exchange« Teil hochmoderner Unified-Communications-Systeme und Wegbereiter der Digitalisierung.

Im Gesundheitswesen, in Versicherungsunternehmen, Behörden und Gerichten ist der Einsatz von Faxgeräten gängige Praxis. Nicht unberechtigt, denn das Fax ist nach wie vor die einzige rechts- und manipulationssichere Möglichkeit, Dokumente zu übertragen. Anders als bei der E-Mail findet kein Serverhopping statt, der Transfer läuft direkt über die Telefonanlage.

Das Fax ist längst in der IP-Welt angekommen. Was die Skeptiker nicht berücksichtigen: Entscheidend ist, auf welche Fax-Generation zurückgegriffen wird. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich hier ein enormer Technologiewandel vollzogen. Moderne Faxserver sind längst in der IP-Welt angekommen und haben mit den in der Kritik stehenden, analogen Geräten nichts mehr gemeinsam. Fortschrittliche Fax-over-IP-Lösungen digitalisieren Dokumente, lassen sich an E-Mail- und BPM-Systeme koppeln und automatisieren zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen. Der Dokumententransfer läuft manipulationssicher und DSGVO-konform ab.

Eine dieser innovativen Lösungen ist die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Ihr Feature »Next Generation Document Exchange« (NGDX) überträgt Dokumente im Original, verlustfrei, End-to-End und inklusive Metadaten und Verschlagwortung als PDF direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind automatisch von der Übertragung ausgeschlossen. Um zu verhindern, dass die Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit dem Fax-typischen, qualifizierten Sendebericht. Dieser hat selbst vor Gericht Bestand und zeigt an, welche Dokumente übertragen wurden.

Wegbereiter für das papierlose Büro. NGDX ist in der Lage, hybride – also von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und die Umsetzung des papierlosen Büros beschleunigen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen sind damit obsolet.

Um Branchen zu unterstützen, die rund um die Uhr arbeiten und auf Abruf aktiv werden müssen, lassen sich empfangene Dokumente und Voicemail-Nachrichten auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen. Dies gibt den Mitarbeitern ein Höchstmaß an Standortflexibilität und stellt einen manipulationssicheren Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten sämtlicher Workflows sicher.

Aller Kritik zum Trotz hat sich die Faxtechnologie stetig weiterentwickelt und längst an die Anforderungen der digitalen Welt angepasst. Ein zweiter Blick lohnt also allemal, denn ihre Eigenschaft, papierbasierte mit digitalen Prozessen zu verbinden, macht sie zur wichtigen Säule der digitalen Transformation und zur Brücke zwischen der analogen und virtuellen Welt.

www.ferrari-electronic.de

Illustration: © GeoArt, CG_dmitriy/shutterstock.com

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NEWS | PRODUKTMELDUNG

Ferrari electronic bringt seine Telefonmitschnitt-Lösung OfficeMaster Call Recording in der Version 5.1 auf den Markt

1. Mai 2021

Der Unified-Communications-Experte Ferrari electronic hat seine Lösung für den Telefonmitschnitt weiter optimiert. OfficeMaster Call Recording ist nun auch für Unternehmen mit einem hohen Bedarf an Leitungen ausgelegt. In der Version 5.1 werden bis zu 500 gleichzeitige Calls über SIP-Leitungen unterstützt. OfficeMaster Call Recording wartet darüber hinaus mit einer optimierten Audio-Qualität und Performance-Steigerungen bei SIP Recording…