BPM in allen Bereichen und Standorten zu etablieren und eine Ende-zu-Ende-Prozesslandkarte mit harmonisierten Prozessen als solide Basis für eine Digitalisierung zu entwickeln, war Ziel bei Ottobock. Eine erfolgreiche Umsetzung gelang mit Aeneis der intellior AG.

Bei Ottobock wird unter Prozessmanagement ein weit ausgreifendes und gleichzeitig integrierendes Organisationsprojekt verstanden. Bis zum Abschluss werden alle Fachabteilungen in 59 Ländern mit 7.000 Mitarbeitern angesprochen. Wenn man dem Aeneis Prozessmanagement-Team, Alexandra Dzimalle, Dolores Mende und Robin Schmalz, eine Weile zuhört, ist man überzeugt, dass die Prozesse schon bald übergreifend abgestimmt, gelebt und laufend verbessert und digitalisiert werden, noch dazu mit einer erfolgreich validierten BPM-Suite. Aber so weit ist es noch nicht.

Die Ausgangssituation im Jahr 2018 war vergleichbar mit der Lage vieler stark wachsender mittelständischer Unternehmen: Zunehmende Komplexität, und geringe Transparenz in vielen Bereichen. Für die Gestaltung einer hocheffizienten harmonisierten Prozesslandschaft über alle relevanten Bereiche und Standorte entwickelte das Team ein Gesamtkonzept und den Implementierungsplan. Die BPM-Suite Aeneis des Lösungsanbieters intellior AG war von Anfang an mit von der Partie. Damit dieser Transformationsansatz gelingen konnte, wurde Business Process Management mit definierten Regeln und Standards eingeführt und zur Verankerung und Unterstützung die Organisationseinheit BPM ins Leben gerufen. Es ging darum, einen Rahmen zur Implementierung und Steuerung von Geschäftsprozessen zu entwickeln und damit aktiv Harmonisierungen in allen Geschäftsprozessen voranzutreiben. Das bedeutet, BPM in allen Bereichen und Standorten zu etablieren und eine Ende-zu-Ende-Prozesslandkarte mit harmonisierten Prozessen als solide Basis für eine Digitalisierung zu entwickeln. »Wir als Team agieren zwischen den Fachbereichen und der IT«, so Alexandra Dzimalle, Business Process Architect bei Ottobock.

Auch andere Unternehmen befragen. Zuerst aber wurde eine interne Analyse durchgeführt, mit dem Ergebnis: Es gab kein Ottobock-weites Prozessmodell, sondern nur eine rudimentäre Prozessorientierung, keine zentrale Prozessdokumentation, keine klaren Verantwortlichkeiten in und für Prozesse. Ziel musste also eine transparente, gegliederte Prozesslandschaft sein mit Prozessverantwortlichen. Alle Prozesse und mitgeltenden Informationen sollten zentral dokumentiert sein, und zwar in einer Prozesswelt, die nicht nur die Prozesse, beteiligte Funktionen und Bereiche zeigen sollte, sondern auch klar macht, wie das Geschäft von Ottobock funktioniert, einsehbar für jeden Mitarbeiter.

Man fragte sich, wie denn andere Firmen vorgegangen seien. Dazu gab es Gespräche mit dem Darmstädter Unternehmen Döhler (Ingredient Systeme und integrierte Lösungen für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie), das eine vergleichbare Größe aufwies und Erfahrungen zum Aufbau eines eigenen Rollenmodells beitragen konnte. Interne Vorstellungsrunden in den Fachbereichen und monatliche Treffen mit den BP-Ownern folgten.

Zentraler Hafen für Managementsysteme. Nun arbeiten Hersteller von Medizinprodukten mit hohen regulatorischen Auflagen, etwa FDA (Food and Drug Administration), ISO 13485, MDR (Medical Device Regulation). Alle in Prozessen mitgeltenden Informationen müssen aktuell, regelkonform und mit eindeutigen Verantwortlichkeiten abgebildet und gelenkt werden. Von Beginn an sollen dazu Zuständigkeiten und Gültigkeitsbereiche geklärt sein. So die Ausgangslage, und die Lösung? Bei der Neuanlage von Prozessen wird grundsätzlich der Managementsystembeauftragte hinzugezogen und so die Einhaltung von Regeln der relevanten Managementsysteme sichergestellt. »Wir arbeiten an einem zentralen ›Hafen‹ für unsere Managementsysteme, etwa Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Datensicherheit, Compliance, Arbeitssicherheit usw., und integrieren diese zu einem sogenannten prozessorientierten IMS« ,erklärt Robin Schmalz, im BPM-Team der Administrator und Application Owner.

Das Prozessmanagement-Team, Alexandra Dzimalle, Dolores Mende und Robin Schmalz (v.l.n.r.)

Aber wie war es zu schaffen, dass sich die eigenen Anwender auf das neue System einließen? Viel Herzblut steckte in alten, schon vorhandenen Lösungen. Davon verabschiedeten sich die Mitarbeiter, weil nun eine bessere Lösung auf dem Plan stand. Beispiel: Was früher eine Direktive in reiner Textform war, ist heute eine »mitgeltende Information« mit verschiedenen Informationsfeldern. Durch dieses Aufteilen in kleine, handhabbare Informationsbausteine – die sich mit Prozessen oder Aufgaben und auch gegenseitig verknüpfen lassen – erhält man einen transparenten und in alle Richtungen auswertbaren Digital-Zwilling der Unternehmensprozesse. Natürlich wird dabei auch sehr anwenderfreundlich und produktiv in BPMN 2.0 modelliert, unterstützt durch automatisches Layout und Assistenzfunktionen. Alle vorhandenen Prozesse, auch Prozessfragmente und hinunter bis zu den Aufgaben, die bisher im Qualitätsmanagement oder den anderen Managementsystemen steckten, galt es in eine einzige, zusammenhängende Prozesslandschaft zu übertragen. »Wir träumten von einem einheitlichen Erscheinungsbild auf den einzelnen Prozessleveln und entwickelten dazu einen eigenen Styleguide«, so Dolores Mende, Application Ownerin. Heute ist man schon deutlich weitergekommen, aber die Transformation des Unternehmens ist noch nicht abgeschlossen. Eine besondere Herausforderung ist das Rollenkonzept, die zentrale und konsistente Definition von Rollen und deren Verknüpfung mit den Mitarbeitern. Die Abbildung im HR-System und die Prozesse zur Datenpflege und -verteilung befinden sich in der Konzeptphase.

Validierungen der Software-Anwendung sind ein Muss. Bei einer Validierung wird geprüft, ob die Software für den vorgegebenen Einsatzzweck geeignet ist. Im regulatorischen Umfeld der Medizinproduktehersteller gibt es konkrete Vorgaben, die bei einer Validierung zu testen sind. Zum Beispiel die Überprüfung von elektronischen Signaturen im Rahmen des Workflows, besonders des Freigabe- und Sperrworkflows, von Berechtigungs- und Schulungskonzepten. Daraus entstehen Testpläne, die umgesetzt werden müssen. Abweichungen von erwarteten Ergebnissen müssen dokumentiert und korrigiert werden – ein aufwendiger Vorgang, bei dem das System auf Herz und Nieren geprüft wird. Man braucht eben »eine richtig stabile Grundlage«, ist Dzimalle überzeugt. Böse Überraschungen sind damit ausgeschlossen.

Erfolgreiche Teamarbeit Ottobock/intellior. Das BPM-Team bei Ottobock arbeitet mit intellior sehr erfolgreich zusammen. Bei intellior gibt es feste Ansprechpartner, die die Projekte wie ihre Westentasche kennen und kompetent begleiten. Lösungen werden gemeinsam erarbeitet und Step-by-Step weiterentwickelt. Nicht nur die Beratungskompetenz ist hoch, auch die Vernetzung mit anderen Kunden ist sehr wertvoll, lösungsfokussierte Workshops rundeten das Bild ab. So entstehen kontinuierlich gute Ergebnisse und Verbesserungen. Vorschläge, auch auf Seiten des Kunden, wurden aufgenommen und umgesetzt, etwa für eine einfache ADFS-Anbindung (Active Directory Federation Services) oder kluge Vertreterreglungen für Workflows, wenn jemand gerade nicht verfügbar ist. Neben den umfassenden Möglichkeiten des Customizings wurden einige Verbesserungen von intellior aufgegriffen und in der BPM-Suite Aeneis generell verfügbar gemacht. Aktuell sind bei Ottobock 800 BPM-Anwender in Aeneis aktiv, davon 190 Modellierer. Das Herz der Prozessorganisation schlägt bereits kräftig – Prozessorientierung und Prozesse leben.

Über Aeneis

Die BPM-Suite Aeneis gehört zu den führenden BPM-Suiten.

sehr einfache, intuitive Bedienung und Autolayouter für superschnelles Modellieren

extrem flexibel anpassbar an das Unternehmen und seine Aufgabenstellungen

modular mit preislich attraktiven Basiskomponenten für Einsteiger

nahezu grenzenlos erweiterbar bis zum »Operation System für die Organisation und die prozessorientierte Digitalisierung« des Unternehmens

Über Otto Bock

Firmenmotto: Menschen mit Handicap mobil machen. Seit 1919 sorgen Produkte und Technologien von Ottobock für neue Bewegungsfreiheit und beugen möglichen Folgeschäden vor. War es bei der Gründung die Serienfertigung von Prothesen-Passteilen, die den Markt und vor allem die Versorgung revolutionierte, so sind es heute mikroprozessorgesteuerte Kniegelenke wie das C-Leg – mit Steuerung via App – oder die computergesteuerte Beinorthese C-Brace, die multiartikulierende Hand bebionic, die Juvo Elektrorollstühle oder die Exoskelettfamilie Paexo für ergonomische Arbeitsplätze.

Über intellior AG

Sitz in Stuttgart, wurde mit Software und Beratung in 27 Jahren einer der führenden BPM-Lösungsanbieter mit mehr als 1000 Kunden. 2020 gewann das Unternehmen bereits zum sechsten Mal den 1. Preis des Process Solution Awards der gfo. Ansprechpartner: Martin Mayer-Abt, Vorstand Marketing, Vertrieb und Unterstützungsprozesse.

Dr. Klaus Neugebauer
unter Verwendung eines Kundenvortrags
und Antworten auf einige Fragen

Bilder: © Ico Maker/shutterstock.com; Neugebauer

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