Das Geschäftsprozessmanagement in Theorie und Praxis
Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist die Optimierung der Geschäftsprozesse in Unternehmen – sowohl der unterstützenden, als auch der Kernprozesse. In der heutigen Welt, die ständigen Wandlungen unterzogen wird, sind die Zentralisierung und die Automatisierung der Geschäftsprozesse unentbehrlich, damit sich die Unternehmen entwickeln und ihre Ziele ordnungsgemäß umsetzen können. Das Geschäftsprozessmanagement ist ein ganzheitliches Führungskonzept, das alle seine Aspekte an die Kundenbedürfnisse anpasst.
Definition des Geschäftsprozessmanagements?
Das Geschäftsprozessmanagement (kurz BMP – aus dem Englischen Business Process Management) ist ein Führungskonzept, das sich hauptsächlich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen in Firmen und Unternehmen konzentriert. Die Rolle der Geschäftsprozesse gewinnt regelmäßig an Bedeutung und der Geschäftsprozess selbst wird als etwas mehr als nur ein Begriff für die Art und Weise, wie bestimmte Tätigkeiten in einer Firma abgewickelt werden, angesehen. Er wird zu einer eigenständigen Erscheinungsform der Unternehmensstrategie.
Für seine Umsetzung sind spezielle IT-Systeme verantwortlich, deren Aufgabe es ist, das Management zu vereinfachen und sämtliche in der Firma stattfindenden Prozesse zu verbessern. Das BMP fördert Wirksamkeit und Effizienz des Firmenbetriebs und unterstützt das Streben der Firma nach Innovationen. Es bietet den Unternehmen die Möglichkeit, sich auf die Veränderungen des heutigen Marktes anzupassen, und somit einen erheblichen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Die Geschäftsprozesse in der Firma können in zwei Gruppen eingeteilt werden: Kernprozesse für den Firmenbetrieb und Unterstützungsprozesse, d. h. solche, deren Störung den Betrieb in einem Unternehmen erschwert, ihn aber nicht stoppt. Zu den Kernprozessen gehören solche, die von außen her mit der Unternehmenssteuerung verbunden sind, darunter z. B. Kundenkontakt, Bearbeitung von Kundenanfragen, oder sogar Vertrieb. Die Unterstützungsprozesse sind dagegen Back-Office-Prozesse, die die Firma und ihre Mitarbeiter von innen unterstützen. Dazu gehören unter anderen Urlaubs- oder Dienstreisemanagement sowie Onboarding.
Das Hauptziel des Geschäftsprozessmanagements besteht darin, die Managementprozesse der Firma kontinuierlich zu verbessern, so dass sie ihre alltäglichen Betriebsabläufe effizienter abwickelt und ihre Erfolgsquote bei der Umsetzung ihrer Geschäftsziele erhöht. Das BMP konzentriert sich auf langfristige Aspekte des Firmenmanagements, auf die nicht materiellen Werte und auf die Fähigkeiten und das Potenzial der Mitarbeiter. Die Nutzung des Geschäftsprozessmanagements ermöglicht der Firma, bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen, gibt Einsicht in die Ganzheit der Unternehmenstätigkeit, ermöglicht die Kontrolle über einzelne Prozesse und eine effektivere Planung der Geschäftsstrategien.
Nutzen für die Firma und ihre Kunden, also das Wesen des Geschäftsprozessmanagements
Das Hauptziel des Geschäftsprozessmanagements ist die Sicherstellung einer vollständigen Einsicht in alle betrieblichen Prozesse der Firma. Seine richtige Umsetzung hat eine immense Bedeutung für die Tätigkeit jedes Unternehmens. Die Geschäftsprozesse sind nämlich ein grundlegendes Element im Funktionieren aller Firmen, weil sie ihre einzelnen Betriebsabläufe koordinieren, angefangen mit der Verwaltung über die Dokumentation, über die Kontrolle der Mitarbeitertätigkeiten bis hin zur Kundenbetreuung. In der Vergangenheit war das Geschäftsprozessmanagement hauptsächlich auf den Nutzen der Firma ausgerichtet, die auf Kostenreduzierung und Gewinnsteigerung beruhten.
Heutzutage lässt sich jedoch immer häufiger eine Veränderung im Ansatz des Geschäftsprozessmanagements beobachten, das als Hauptziel die Sicherstellung einer möglichst großen Kundenzufriedenheit anvisiert. Aus diesem Grunde wird das BMP als ein ganzheitlicher Ansatz des Firmenmanagements bezeichnet, der sich auf die Anpassung aller seiner Aspekte an die Bedürfnisse und Erwartungen der Dienstleistungsempfänger konzentriert. Ein richtig umgesetztes Geschäftsprozessmanagement ermöglicht den Firmen zusätzlich eine bessere Anpassung an die Veränderungen des Marktes, sowie auch den Aufbau eines Wettbewerbsvorteils, was sich positiv auf ihre Marktstellung auswirkt.
Elektronische Systeme für das Geschäftsprozessmanagement und ihre Vorteile
Im Zeitalter der digitalen Transformation werden die Digitalisierung und die Automatisierung der Prozesse unter dem Gesichtspunkt des Geschäftsprozessmanagements zu einem Standard für größere Firmen und Konzerne und auch immer häufiger von kleinen und mittelständischen Unternehmen implementiert. Das Geschäftsprozessmanagement wird mithilfe spezieller Programmwerkzeuge und Dienstleistungen umgesetzt. Die BMP-Software hat die Aufgabe, Firmen bei der Überwachung ihrer laufenden Geschäftsprozesse zu unterstützen, sie zu optimieren und zu automatisieren, was das Funktionieren des gesamten Unternehmens verbessert und eine bessere Verwaltung seiner Ressourcen ermöglicht. Die Möglichkeit der Prozessautomatisierung beschleunigt die Betriebsabläufe der Firma, ermöglicht eine Verringerung der Unterhaltskosten und die Entlastung des Personals bei der Ausführung von wiederholbaren Tätigkeiten, die erfolgreich automatisiert werden können.
Bei der Auswahl einer Lösung für Prozessmanagement und -automatisierung, sollte überprüft werden, ob sie imstande ist, schnell auf die Veränderungen in der Geschäftsumgebung zu reagieren. Der Lebenszyklus mancher betriebswirtschaftlichen Anwendung kann nämlich nach einer bestimmten Zeit zu Ende gehen. Wichtig ist daher die Möglichkeit ihrer sicheren Archivierung, ohne Datenverluste beziehungsweise Probleme in ihrer Funktionsweise zu befürchten. Es sollte ebenfalls das Vorhandensein von zusätzlichen Funktionen berücksichtigt werden, die einen direkten Einfluss auf den Aufbau, die Erhaltung und die Entwicklung der implementierten Automatisierungen haben. Dazu gehören u. a. einfache Skalierbarkeit und Integration mit anderen Systemen, Berichterstattung, die Möglichkeit, Anhänge und Anleitungen für die Benutzer hinzuzufügen, Wiederverwendbarkeit von Mechanismen, die Übertragung zwischen den Bereichen (Entwicklung, Prüfung und Produktion), automatische Dokumentationserstellung, Audit und Vorschau der Änderungshistorie.
Das Geschäftsprozessmanagement ermöglicht eine Verbesserung der Geschäftsergebnisse einer Firma und gibt ihr eine bessere Kontrolle über die innerhalb ihrer Strukturen laufenden Prozesse. Darüber hinaus ermöglicht das BPM den Aufbau eines integrierten und kompatiblen Systems, das die Ergreifung angemessener Maßnahmen in einer Notsituation gestattet. Die Mitarbeiter, die in den jeweiligen Prozess eingebunden sind, werden in Hinsicht auf die zu ergreifenden Maßnahmen entsprechend unterrichtet, sowie auch bezüglich der Informationen, die sie zu verarbeiten haben. Ihre Tätigkeiten im sogenannten Workflow werden dokumentiert. Dies ermöglicht eine schnelle Verifizierung, was und von wem im jeweiligen Prozess ausgeführt wurde. Ein Vorteil für die Mitarbeiter ist auch ein guter Zugang zu den Informationen und eine Gewährleistung ihrer Aktualität. All das wirkt sich positiv auf die Funktionsweise des Unternehmens aus und unterstützt es in der regelmäßigen Umsetzung seiner Geschäftsziele.
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