UI/UX-Design-Grundsätze machen auch BPM-Tools attraktiv – Das Runde im Eckigen

Kann man über die Nutzbarkeit von Softwareprogrammen reden, ohne gleich den warnenden Zeigefinger des Nutzers zu sehen, diese müsse sich deutlich verbessern? User Experience Design ist der spannende Prozess hin zu leicht verständlicher und schnell benutzbarer Software unter den gebotenen technischen Möglichkeiten und unter der Einhaltung definierter beziehungsweise empirisch entstandener Standards und Styleguides. Dabei ist die Mensch-Computer-Interaktion das wissenschaftliche Fundament, und im Kern soll das Nutzererlebnis beziehungsweise die User Experience auf allen Ebenen optimal stimuliert werden. Dem Nutzer gefällt, was einfach zu bedienen und schön anzusehen ist.

Aber wie kann das gelingen, wenn – wie am Beispiel eines »BPM-Tools«, welches ein Unternehmen mit seinen Geschäftsprozessen, Strukturen und weiteren Aspekten abbildet – die »Anwendungs-spezifischen Sachverhalte, hier die Prozesssprache schon notwendig fremd ist und nur für eine kleine Gruppe hochspezialisierter Anwender verständlich ist? Sie muss es, weil der Markt es so will. So entstehen die Aufgaben rund um das UX-Design und des beratenden Verkaufens, einer Transformation, ähnlich der Übersetzung eines fremdsprachlichen Textes ins Deutsche. Diese Aufgabe übernimmt – wenn die Software fertig ist – der Kundenbetreuer des ausgebenden Softwarehauses in Verbindung mit der Geschäftsführung oder dem Prozessbeauftragten des einkaufenden Unternehmens. Ohne diese Übersetzung bliebe das System bei sich selber, wäre eine Art modernes Glasperlenspiel. Erst die Bemühung um ein effektives und effizientes Design haucht ihm Leben ein.

Ein BPM-Tool allerdings ist keine Spielerei, sondern ein technischer Bau, ein Gestell zur Rationalisierung und damit zur Gewinnmaximierung, weil alles transparent ist von den Kundenanforderungen über die Strategie des Unternehmens bis hin zu deren wirtschaftlichen Umsetzung in einer Abfolge von Tätigkeiten. Dieses Tool versteht ein Unternehmen, seine Planungs-, Produktions- und auch Verwaltungskompetenz als System von Geschäftsprozessen und Strukturen. Das waren sie zwar immer schon, sie hießen nur anders und vor allem war die Dokumentation ohne Datenbankunterstützung ein immerwährendes Problem von Nebelhaftigkeit. Nun sollen sich die Unternehmen in Prozessorganisationen verwandeln. Aufgabe ist die bedingungslose Transparenz aller wirtschaftlichen Vorgänge mit der Erwartung, was man klar vor Augen habe, könne man auch optimieren. 

Übersetzungsprobleme ohne Ende? Das Problem: Es gibt keine äquivalente Nutzbarkeit. Die Vorstellung eines Kodex, in dem sich das Tool des Lösungsanbieters mit der praktischen Umsetzung beim Kunden vermitteln lässt, ist eine Illusion. Es gibt kein Wörterbuch, wo man Bedeutungen aus der Prozesssprache nachschlagen könnte, vielleicht gibt es Glossars, aber die sind ihrerseits erklärungsbedürftig. Und auch eine mögliche Übersetzung mit Hilfe von Erklärungshilfen und ihren Kodizes gewährt keineswegs das volle Verständnis einer praktikablen Anwendung. Da hilft, wenn das BPM-Tool selbst ein veränderbares Metamodell besitzt, mit dem der Anwender selbst seine Begrifflichkeiten und Objektabhängigkeiten bei Bedarf anpassen kann. 

Es ist wie beim Tore schießen: Das Runde muss ins Eckige. Ein Werkzeug in seiner noch so eleganten Lösungsbereitschaft soll ins eckige, mitunter widerspenstige Unternehmen, um es optimal anwenden zu können – und dabei noch Freude dabei zu haben. Natürlich passen runde Dinge in eckige Tore, das zeigt uns jedes Fußballspiel oder auch nicht, wie bei erfolglosen Torschüssen. So wie aber das eine Wort einer Sprache nie ganz mit seinem übersetzten Begriff in einer Fremdsprache zur Deckung gebracht werden kann, so wenig kann ein BPM-Tool mit seiner Anwendungsumgebung identisch gemacht werden. Natürlich darf das Runde nie etwas Eckiges werden oder umgekehrt. Ziel ist aber dennoch die nie erreichbare Passgenauigkeit des Runden im Eckigen. Zumindest soll der Ball im Tor sein. Der Satz »Das Runde muss ins Eckige«, der Sepp Herberger zugesprochen wird, spricht sein eigenes Problem ja deutlich aus: Das Eckige sträubt sich gegen das Runde. Es soll dort hinein, aber es ist nicht drin. So verhält es sich auch mit der Nutzbarkeit von vielen Softwareprogrammen: Der Ball ist irgendwie im Netz, rechts oben oder links unten. Niemand will oder schafft es, dass er zu hundert Prozent zum Tor passt, er soll sich nur jenseits der Torlinie befinden. Die Softwareentwicklung ist nichts anderes, zumindest aus der Perspektive des Lösungshauses, als im Ergebnis Punkte zu sammeln, am besten durch Nutzerzufriedenheit. Eine authentische Passgenauigkeit aber kann es nicht geben. Sie ist für viele Lösungshäuser nicht einmal erreichbar, sondern steht stets im Spielfeld eines Pflichtenheftes gefangen. 

Abbildung 1: Das BPM-Tool Aeneis des Stuttgarter Lösungsanbieters intellior AG mit der alten Benutzeroberfläche.

Abbildung 1: Das BPM-Tool Aeneis des Stuttgarter Lösungsanbieters intellior AG mit der alten Benutzeroberfläche.

 

Abbildung 2: Die neue Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und die wichtigsten Bereiche wie die Navigation oder der Inhalt sind direkt ersichtlich. Zudem werden neue Nutzer bei der Erstnutzung durch einen ausgeklügelten Onboarding-Prozess eingeführt.

Abbildung 2: Die neue Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und die wichtigsten Bereiche wie die Navigation oder der Inhalt sind direkt ersichtlich. Zudem werden neue Nutzer bei der Erstnutzung durch einen ausgeklügelten Onboarding-Prozess eingeführt.

 

Aufgabe und Lösung. Der heutige UX-Designer sieht das aus einer anderen Perspektive. Für ihn ist die User Experience das oberste Gebot. Erst mit diesem Verständnis verbessert sich auch die Nutzbarkeit. Seine Arbeit beginnt mit der Frage, welche Erfahrung der spätere Nutzer mit einer neu installierten Software wohl macht. Ist sie ihm sympathisch, nimmt sie ihn mit auf die Reise seines Arbeitstags, freundet er sich mit ihr an, oder ist sie zickig und verweigert den Zugang zu ihrem vielleicht sehr reichen Innenleben? Trotz bester technologischer Funktionalität und Flexibilität kann sie sich durchaus als »Durchhänger« entpuppen, wenn der Anwender sie nicht appetitlich, frisch, schön und sogar attraktiv findet. 

Interaktion und frisches Design. Allerdings ist eine schöne und nutzbare Anwendungslösung mit ein paar kosmetischen Griffen nicht zu erreichen. Wie dies trotzdem gelingt, hat UX-Designerin Natalie Thömmes von der Shapefield UG exemplarisch beim BPM-Tool Aeneis des Stuttgarter Lösungsanbieters intellior AG vorgeführt, und zwar in zwei Schritten: 

  1. Mit ihrem Interaktionskonzept vereinfachten sie schon unterhalb der Nutzeroberfläche die Navigation sowie die allgemeinen Bedienkonzepte des Systems. Einige der dringlichsten Fragen waren: Wie präsentiert sich dem Erstnutzer anfangs die Benutzeroberfläche? Welche Steuerelemente werden zum Beispiel bei der Eingabe von Werten genutzt? Was tun mit dieser fast unendliche Folge von Klicks und der hohen Komplexität sowie der steilen Lernkurve? Am besten reduziert man alles deutlich und fokussiert sich auf das Wesentliche aus Nutzersicht.
    Die neue Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und die wichtigsten Bereiche wie beispielsweise die Navigation oder der Inhalt sind direkt ersichtlich. Zudem werden neue Nutzer bei der Erstnutzung durch einen ausgeklügelten Onboarding-Prozess eingeführt. Dabei hat der Nutzer jedoch jederzeit die Freiheit das Onboarding zu beenden. Die Startansicht wurde zielführend überarbeitet und bietet eine einfache Übersicht mit kontextbezogenen Schnelleinstiegen. Informationen und Funktionen wurden gewichtet und gegebenenfalls zusammengefasst. So kann der Nutzer einzelne Informationen nach und nach dazu schalten, immer wenn er sie braucht. Die UX-Designer nennen dieses Muster Progressive Disclosure.
  2. Erst im zweiten Schritt geht es um optischen Anreiz, um visuelle Darstellungen, die die gesamte Benutzeroberfläche betreffen. Motto: Was gut aussieht, muss auch gut funktionieren. Die UX-Designer nennen das den Aesthetic Usability Effect. In diesem Zuge wurde für Aeneis eine eigene visuelle Designsprache gestaltet, welche sich an modernen Designstilen orientiert. Das neue Design ist visuell reduziert, ansprechend und wirkt harmonisch. Steuerelemente und Selektionen sind deutlich erkennbar und haben einen positiven Aufforderungscharakter. Zudem werden die wichtigsten Funktionen prominent herausgestellt und die Augen des Nutzers werden dezent durch die Benutzeroberfläche geführt.

Im Ganzen gesehen: ein BPM-Tool, welches im Unternehmen großartigen Nutzen entfaltet, letztlich die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg erhöht und dabei in der Anwendung noch für positive Erlebnisse sorgt.


Martin Mayer-Abt (l.), Sprecher des Vorstands, intellior AG,
David C. Thömmes (r.), Shapefield UG, CEO & Microsoft MVP

Über Shapefield UG
Shapefield ist ein spezialisierter Dienstleistungsanbieter im Bereich UX Design und UI-Entwicklung. Dies umfasst die Analyse, Konzeption, Gestaltung und softwaretechnische Entwicklung von digitalen Benutzeroberflächen. Dabei liegt der technologische Fokus auf WPF, HTML5 und Qt. Ansprechpartner: David C. Thömmes, CEO & Microsoft MVP 
Über intellior AG
Sitz in Stuttgart, wurde mit Software und Beratung in 25 Jahren einer der führenden BPM-Lösungsanbieter mit mehr als 1000 Kunden. 2017 gewann das Unternehmen bereits zum vierten Mal den 1. Preis des Process Solution Awards der gfo. Ansprechpartner: Martin Mayer-Abt, Sprecher des Vorstands

 

Illustration: © onot /shutterstock.com

 

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