Unified-Communications-Lösungen – So gelingt der Dokumentenaustausch im Home Office

Jeder vierte Erwerbstätige in Deutschland hat im Januar vorrangig von zuhause aus gearbeitet, so eine aktuelle Studie der Hans-Böckler-Stiftung [1]. Knapp 40 Prozent davon konnten ihre Berufstätigkeit uneingeschränkt oder größtenteils im Home Office erledigen. Da ist noch Luft nach oben. Unbestritten ist, dass es Jobs gibt, die sich nicht einfach nach Hause verlagern lassen. Unbestritten ist auch, dass viele Arbeitgeber noch nicht bereit sind für ein Home-Office-Modell. Ein Grund dafür sind die fehlenden technischen Voraussetzungen, die ein Arbeiten von zu Hause ohne Einschränkungen nicht möglich machen. Denn das Home Office muss eine gleichwertige Alternative zum Firmenbüro darstellen – auch in puncto Sicherheit.

Home Office ist das »New Normal« – das haben die letzten Monate deutlich bewiesen. Das flexible Arbeiten im Büro und in den eigenen vier Wänden hat sich in Corona-Zeiten mehr und mehr zum Standard entwickelt. Doch diese neue Normalität mit all ihren Vorzügen kann nur funktionieren, wenn wesentliche Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Erfolgsentscheidend für dieses Arbeitsmodell ist, dass Arbeitsprozesse uneingeschränkt, verlustfrei und sicher aufrechterhalten werden können. Das betrifft vor allem den Dokumentenaustausch. 

Digitale Lösungen sind die Basis für flexibles Arbeiten. Immer mehr Unternehmen schaffen digitale Voraussetzungen, um das Prinzip des papierlosen Büros voranzutreiben. Die Basis dafür legen Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX. Die innovative Entwicklung des Berliner Herstellers Ferrari electronic ermöglicht die verlustfreie und sichere Dokumentenübertragung in IP-Umgebungen. 

Der Dokumentenzugriff und -austausch ist einer der zentralen Prozesse für das effiziente Arbeiten im Home Office. Für Mitarbeiter ist es essenziell, dass sie Schriftstücke, Skizzen oder auch Sprachnachrichten verlässlich empfangen und versenden können. Die OfficeMaster Suite 7DX verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail. So ist sichergestellt, dass auch im Home Office keine Text- und Sprachnachricht verloren geht und bestehende Arbeitsprozesse aufrechterhalten bleiben. 

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Keine Kompromisse bei der IT-Sicherheit. Sicherheit ist bei der Arbeit im Home Office oberstes Gebot, denn die Daten sind mitunter sensibel und müssen vor dem Zugriff Unberechtigter unbedingt geschützt werden. Gerade wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, kann es für Unternehmen, die ihre eigenen Daten, die ihrer Kunden oder Zulieferer nicht ausreichend schützen, teuer werden.

Fakt ist auch, dass Cyberkriminelle es nirgendwo leichter haben als im Home Office. Wer die Heim-Arbeitsplätze nicht absichert, wird leichtes Ziel von Hackern. Es gilt deshalb, das gleiche Schutzniveau wie im Büro-Umfeld aufzubauen.

Den manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die OfficeMaster Suite 7DX über Next Generation Document Exchange (NGDX). Bei diesem innovativen Dokumentenaustauschverfahren werden digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt. Der Transfer wird mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Für ein Höchstmaß an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren. 

Uneingeschränkter Zugriff – unabhängig von Standort und Endgerät. Durch die Integration in den E-Mail-Client stehen die Funktionen der OfficeMaster Suite 7DX nicht nur auf PCs, sondern auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Laptops oder Tablets zur Verfügung. Mitarbeiter können so absolut standortunabhängig und auf jedem Endgerät arbeiten – der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und die gewohnten Workflows sind dennoch gewährleistet. 

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Fazit. Das Home Office ist aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Es hat sich in vielen Branchen längst etabliert und wird als Arbeitsmodell auch nach der Corona-Zeit seinen festen Platz in den Unternehmen haben. Die technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen und sicheren Dokumentenaustausch schaffen innovative und flexible UC-Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX.


[1] https://www.boeckler.de/de/pressemitteilungen-2675-deutlicher-anstieg-30681.htm 

 

Illustration: © Ksyu Deniska/shutterstock.com

 

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Erfolgreiche Kundenbeziehungen in und nach der Corona-Zeit

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OfficeMaster Call Recording von Ferrari electronic – Rechtssicherer Telefonmitschnitt auch im Homeoffice

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e-guest.de: Die kostenlose Kundendatenerfassung für Betriebe per App und Web-Applikation

Wer in Deutschland ein Restaurant oder einen Friseursalon betritt, muss aufgrund der Corona-Maßnahmen seine Daten dort lassen. Das geht jetzt auch digital – kostenlos für Betreiber und Kunden.   Für zahlreiche Branchen und Einrichtungen gilt eine Pflicht zur Erfassung der Kontaktdaten aller Kunden sowie des Zeitpunkts des Betretens und Verlassens des Betriebs beziehungsweise der Einrichtung.…

Software Defined Networking macht Unternehmen fit für die Digitalisierung

Die Digitalisierung stellt die IT-Infrastrukturen vieler Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen, denn: Die hohen Anforderungen an Agilität, Sicherheit und Skalierung können die meist historisch gewachsenen Infrastrukturen oft nicht mehr erfüllen. Der Veränderungsdruck auf die IT ist groß, insbesondere bei den Netzwerkinfrastrukturen. Eine Lösung ist Software Defined Networking (SDN). Damit verfügen Unternehmen nicht nur in Krisensituationen über…

Von Home Office und knappen Bandbreiten

Tipps zur optimalen Nutzung von vorhandenen Netzwerken: Vergesst die alten Kupferleitungen nicht! Aufgrund der Corona-Epidemie arbeiten Millionen von Arbeitnehmern im Home Office. Während die Eltern Onlinedienste nutzen, um an Videokonferenzen teilzunehmen, sitzen Schüler und Studenten nun zu Hause, recherchieren im Internet oder erledigen online ihren Schulstoff. Sind Schule und Arbeit erledigt, sorgen Streamingdienste wie Netflix,…

OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic – Wegbereiter für die digitale Transformation

Wie digital sind Deutschlands Unternehmen? Eine spannende Frage, die sich selbst mit Blick auf aktuelle Studien nicht eindeutig beantworten lässt. Während der Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 allen Branchen und Unternehmensgrößen einen steigenden Digitalisierungsgrad zuschreibt, hinken laut Bitkom Research 58 Prozent der Unternehmen in Sachen Digitalisierung hinterher. Eine weitere Erkenntnis der Bitkom-Umfrage: Je größer eine Firma, desto eher sieht sie sich auf den vorderen Plätzen. Der Anschluss gelingt mit Hilfe intelligenter Unified-Messaging-Lösungen wie OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic, die Unter­nehmen jeglicher Größe und Branche zu einer kosteneffizienten und unkomplizierten Migration in die digitale Welt verhilft.

Künstliche Intelligenz ist zum integralen Bestandteil des Digital Workplace geworden

DW-Anbieter realisieren KI-Funktionen entweder selbst oder über Partner.   Bei Digital-Workplace-Lösungen gehören Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) mittlerweile zum Standard. KI-gestützte Hilfen etwa durch Service-Bots oder automatisierte Fehleranalysen bieten nicht mehr nur die großen Anbieter am deutschen Markt. Dies stellt der neue »ISG Provider Lens Digital Workplace of the Future Germany 2019« fest, eine Studie…

Das Ende von ISDN naht – Kommunikation auf VoIP umstellen

Die Abschaltung von ISDN ist unvermeidlich. Die Telekom plant die IP-Umstellung für Geschäftskunden in 2020 und Vodafone für 2022. Auch wenn der nötige Umstieg auf eine Nachfolgetechnologie teilweise unfreiwillig erfolgt, ist es lohnenswert, sich damit auseinanderzusetzen. Im folgenden Kommentar stellt der UCaaS-Anbieter Fuze die vier wichtigsten Vorteile eines Umstiegs auf VoIP vor.   Nach jahrelangen…

ERP-Systeme – Open Source vs. Closed Source

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OECD-Daten: So produktiv ist eine Arbeitsstunde

Aktuelle Daten der OECD zeigen, in welchen Ländern die durchschnittliche Arbeitsstunde am meisten zum BIP beiträgt [1]. Demnach sind die Arbeitskräfte in Chile mit 29 US-Dollar gemessen am BIP am unproduktivsten. In Irland sind es mit gut 102 Euro dagegen deutlich mehr. Wie die Grafik zeigt, stehen auch die deutschen Erwerbstätigen nicht schlecht da: Sie…