10 CRM-Funktionen, die den Vertrieb in Corona-Zeiten voranbringen.

Illustration: Absmeier, TheDigitalArtist

Vertriebsmitarbeiter sollten vor allem eines tun: Kunden beraten und Waren oder Dienstleistungen verkaufen – egal, ob vor Ort oder vom Home Office aus. Ihr Alltag sieht jedoch meist anders aus. Sie verbringen viel Zeit damit, Kundenunterlagen zu suchen und Gesprächsberichte oder Spesenabrechnungen zusammenzustellen. Mobile Vertriebslösungen, integriert in ein ERP-System, versprechen hier Abhilfe. Die 10 wichtigsten Funktionen, die heute nicht mehr fehlen dürfen, hat proALPHA aufgelistet.

Die Pandemie verlagerte abrupt viele Vertriebsaktivitäten ins Homeoffice. Inzwischen haben sich die meisten Unternehmen gut mit der neuen Normalität arrangiert: Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey empfanden Anfang April noch 50 Prozent das Arbeiten mit weniger direktem Kundenkontakt als sehr oder ziemlich ineffizient. Im August 2020 waren es nur noch 32 Prozent. Die B2B-Kunden in Deutschland finden die aktuelle Situation indes prima: Sie möchten an den aktuellen Kommunikationswegen mit ihren Lieferanten nichts ändern, so die Studie.

Die sich rasant weiterentwickelnden mobilen Möglichkeiten im Bereich CRM spielen beiden Seiten in die Karten: Denn neben einem durchgängigen Vertriebsprozess sorgen mobile Anwendungen auch für einen besseren Kundenservice. Der ERP-Hersteller proALPHA verrät die zehn Funktionen, die den Vertrieb heute wirklich voranbringen:

Abfrage von Verfügbarkeiten

Ist ein Produkt in der gewünschten Stückzahl auf Lager? Wie lange ist die Wartezeit auf eine bestimmte Variante? Vertriebler glänzen mit exzellentem Service und Kompetenz, wenn sie Kundenfragen sofort beantworten und Liefertermine verbindlich zusagen können. Dazu benötigen sie ein mobiles CRM mit direktem Zugriff auf das ERP-System, den aktuellen Bestand sowie auf weitere, relevante Werte aus der Produktionsplanung.

Direkte Belegerstellung – vom Angebot bis zum Auftrag

Highlights des mobilen Arbeitens sind zweifelsohne das verbindliche Angebot und die direkte Auftragserfassung nebst rechtsgültiger Unterschrift. Der Kunde erhält so schneller die gewünschte Ware. Die Auftragsdaten lassen sich dazu sowohl im Online-Modus als auch offline, ohne Internetverbindung, erfassen. Weil die Daten nicht erst per Fax, E-Mail oder Telefon an die Zentrale übermittelt und dort erneut manuell abgetippt werden müssen, verkürzt sich die Vorlaufzeit für Fertigung, Montage oder Versand um einen Tag oder sogar mehr. Der schnelle, durchgängig digitale Ablauf minimiert zudem das Fehlerrisiko.

Systematische Historie aller Aktivitäten

Vorlagen für strukturierte Besuchs- und Gesprächsberichte helfen, Anforderungen und Vereinbarungen möglichst aussagekräftig festzuhalten. Schließlich dienen sie nicht nur als Gedankenstütze, sondern auch als Referenz, etwa für die Montage. Auch bei einem Wechsel des Kundenbetreuers muss der neue Kollege wissen, was in der Vergangenheit »gelaufen« ist und welche Bestellungen und Umsätze ein Kunde bislang platziert hat. Sämtliche relevanten Daten ruft er aus dem ERP-System ab. So kann er beim Antrittstermin gleich kompetent an die bisherige Arbeit anknüpfen.

Kontakte und Termine effizient verwalten

Mobiles CRM stärkt nicht nur die Beziehung zum Kunden. Es sorgt auch intern für ein Plus an Effizienz, zum Beispiel durch eine integrierte Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen. Für ein effizientes Arbeiten mit Kalendern, Kunden- und Kontaktdaten darf natürlich auch die Synchronisation mit Exchange nicht fehlen.

Faktenbasierte Vertriebsstrategie

Hilfreich ist es auch, wenn der Vertrieb aussagefähige, grafisch aufbereitete Statistiken einsehen kann, etwa zum Umsatzverlauf eines Kunden im Jahresvergleich. Daraus lassen sich Potenziale und Verkaufschancen fundierter ableiten als per Auge mal Pi.

Projektmanagement für den Vertrieb

Je komplexer ein Vertriebsprojekt, umso wichtiger ist es, dass sämtliche Notizen, Aufgaben, Besuche, Gesprächsnotizen, Angebote, Bestellungen und Statistiken an einem Ort gebündelt sind. Dies bietet nicht nur viel Erleichterung im täglichen Doing. Es erlaubt auch ein solides Vertriebscontrolling. Ergibt sich im Termin eine zusätzliche Chance, muss auch das Anlegen eines neuen Vertriebsprojekts mobil schnell von der Hand gehen.

Routen- und Tourenplanung

Auch wenn die Zahl der Kundenbesuche in der Pandemie deutlich zurückgegangen ist: Die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst verbringt, ist kostbar. Eine sinnvolle Besuchsplanung für eine effiziente Route ist daher gerade jetzt das A und O. Besonders zeitsparend ist es, über eine Karte alle Kontakte im näheren Umkreis anzuzeigen. So lässt sich ein Besuchsverlauf sinnvoll gestalten.

Papierkram von überall erledigen

Für viele Außendienstmitarbeiter stehen abends noch administrative Aufgaben an, allen voran die Gesprächsberichte und Reisekosten. Lassen sich Belege mobil erfassen und abrechnen, entlastet das merklich den Feierabend. Zudem beschleunigt es Freigaben und Erstattung – zur Freude aller Beteiligten.

Umfassende Recherchemöglichkeiten

Kernstück einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist eine umfassende Suche. Eine Recherche in den Metadaten eines Unternehmens gehört hier genauso dazu wie die Suche nach frei gewählten Schlagworten.

Unterstützung komplexer und internationaler Organisationen

Große sowie internationale Vertriebsorganisationen haben zusätzliche Anforderungen an ein mobiles CRM. So darf zum Beispiel nicht jeder alle Daten sehen und ändern. Eine vielstufige Rechte- und Rollenverwaltung gehört daher ebenso dazu wie die Unterstützung diverser Landessprachen. Unternehmen, die die Einführung einer mobilen CRM-Lösung planen, sollten außerdem darauf achten, dass die eingesetzte Lösung für eine unbegrenzte Anzahl von Sales-Mitarbeitern eingerichtet werden kann. Sie muss zudem plattformunabhängig auf Android-, iOS- oder Microsoft-Geräten und auf Laptops genauso wie auf Smartphones und Tablets laufen.

Ein mobiles CRM ist ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation eines Unternehmens. Das damit verbundene Plus an Effizienz kommt natürlich zuallererst dem Vertrieb zugute. Damit aber nicht genug. Denn alle Mitarbeiter, die mit Informationen aus dem Vertrieb arbeiten, finden so sämtliche benötigten Daten und Dokumente stets aktuell und direkt in ihrem Arbeitskontext – sei es im ERP-System oder weiteren nachgelagerten Anwendungen.

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