Mit ganzheitlichem IT-Management lassen sich abteilungsübergreifende Erfolge erzielen.

Unabhängig von den aktuellen Herausforderungen durch die Pandemie ist es für Unternehmen zunehmend schwierig, neue und vor allem die passenden Mitarbeiter zu finden und diese zu halten. Damit sich die HR-Verantwortlichen dieser Aufgabe widmen können, benötigen sie Zeit. Diese wiederum können sie sich nur »freischaufeln«, wenn sie bestehende Prozesse sukzessiv modernisieren und automatisieren. Ein international führender Chemie-Mischkonzern ist diesen Weg gemeinsam mit uns erfolgreich gegangen.

Mit mehr als 100 Niederlassungen, Verkaufsbüros und Beteiligungen in über 30 Ländern zählt dieses Unternehmen zu den größten Chemie-Marketingunternehmen der Welt. Dass in einem Großunternehmen mit über 1.500 Angestellten das Kommen und Gehen von Mitarbeitern sowie interne Veränderungen innerhalb des Unternehmens an der Tagesordnung sind, versteht sich von selbst. Bis ins Jahr 2015 handhabte die Personalabteilung des Konzerns alle sich daraus ergebenden Aufgaben manuell. Aufgrund der Tatsache, dass diese Prozesse nicht nur die HR-Abteilung betrafen, sondern in der Regel weitere Abteilungen involviert waren, waren die Abläufe wenig transparent und fehleranfällig.

Turnschuh-HR auf Zuruf

»Bei Neueinstellungen konnten es bis zu 45 einzelne Aufgaben sein, deren Umsetzung die HR-Abteilung mit anderen Fachbereichen koordinieren musste«, erinnert sich der Leiter des Service Operation Departments. »Im Bedarfsfall wurde per Mail, Zettel oder auf Zuruf kommuniziert und vor allem das gegenseitige Abwarten, bis eine Aufgabe erledigt war, nahm viel Zeit in Anspruch. Das hatte natürlich zur Folge, dass die darauffolgende Aktivität oft (nur) erst verspätet gestartet werden konnte.«

Die Folge: Unmut, Fehler, Missverständnisse und Termine, die nicht eingehalten werden konnten. Das wiederum führte dazu, dass beim Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters beispielsweise dessen Arbeitsplatz noch nicht vorbereitet war, die notwendigen Papiere fehlten oder der Computer nicht einsetzbar war. Dass ein solcher Fauxpas kein gutes Licht auf das Unternehmen wirft, sondern einen neuen Mitarbeiter gleich zu Beginn demotiviert, war den Verantwortlichen zwar klar, aber sie hatten keine Idee, wie sie das Dilemma lösen sollten. Der entscheidende Impuls kam dann aus der IT-Abteilung. Sie schlug vor, die komplette Employee-Journey neu zu gestalten, den gesamten HR-Prozess zu digitalisieren und dafür eine flexible Softwareplattform einzuführen, mit der sich alle Mitarbeiterprozesse (Join-Move-Leave) transparent, zuverlässig und schnell steuern lassen.

Weniger Aufwand: 4 Stunden statt 4 Tage

Gemeinsam analysierten deshalb die IT-Abteilung des Konzerns, externe IT-Berater, Mitarbeiter der HR-Abteilung sowie des Facility Managements die bestehenden Abläufe. Das Ergebnis war erschreckend: Man stellte fest, dass ein großer Teil der Aufgaben »aus dem Kopf der Personaler« heraus abgewickelt und nur unvollständig dokumentiert wurde. Allen war klar, dass sich deshalb nicht nur strukturell, sondern auch in Bezug auf das Wissensmanagement etwas ändern musste.

Alle zentralen HR-Prozesse, die den Ein- und Austritt eines Mitarbeiters sowie innerbetriebliche Veränderungen betrafen, wurden erfasst und abgebildet. Im Anschluss überführte man die einzelnen Prozessschritte sowie die damit verbundenen Aufgaben in einen zentralen Service Catalog.

Dieser Service Catalog funktioniert im Prinzip wie ein Onlineshop – sprich die HR-Abteilung, aber auch der Vorgesetzte und der Mitarbeiter selbst kann hierüber Services und Produkte »shoppen« – vom physischen Arbeitsplatz über die Software und die Zugangsberechtigungen bis hin zum Firmenwagen. Über eine Schnittstelle wurde das System zudem an die bestehende Personalmanagementlösung des Konzerns angebunden, sodass Informationen und Daten automatisch ausgetauscht werden können. »Wir haben zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Zum einen hatten wir keine redundanten Daten und zum anderen dauern die Prozesse seitdem statt 4 Tagen nur noch 4 Stunden«, erinnert sich der Projektverantwortliche. Der Grund: Die verschiedenen Prozesse, etwa die Neuanstellung eines Mitarbeiters, können jetzt von der HR-Abteilung als Service über den Service Catalog gebucht werden. Damit werden im Hintergrund automatisch die dazugehörigen Prozesse ausgelöst, etwa die Bereitstellung von PC, Firmenwagen, Kantinenkarte etc.

Darüber hinaus wurde eine Vollautomatisierung in Bezug auf die Anlage des Active-Directory-Benutzerkontos sowie eines Office365 Mailaccounts implementiert, sodass nicht nur die Accounts der neuen Mitarbeiter aufgrund eines ausgearbeiteten Organisations- und Funktionskonzepts automatisch den dazugehörigen Standard AD-Gruppen zugeordnet werden, sondern auch beim internen Mitarbeiterwechsel Standardberechtigungen von allein entfernt und hinzugefügt wurden.

Die Kür des HR-Managements

Mittlerweile können Angestellte oder neue Mitarbeiter über die HR-Abteilung sogar einen firmeneigenen Kitaplatz für ihr Kind anfragen und auch die Beantragung von Firmenparkplätzen erfolgt direkt im System. Das Unternehmen verfügt zudem über eine weitere Besonderheit: die Workplace-Abteilung. Diese ist für die Standardisierung der IT-Arbeitsmittel zuständig und stellt sicher, dass die Angestellten das bestmögliche IT-Equipment haben. Ein dort implementierter Workplace Manager sorgt dafür, dass ein stetiger Austausch über die Bedürfnisse, Anregungen und Wünsche der Mitarbeiter mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens stattfindet. Ziel ist es, dass sich die Angestellten an ihrem Arbeitsplatz und mit ihren Arbeitsmitteln wohlfühlen und die von ihnen erwartete Leistung deshalb gerne erbringen.

Prozesse transparent gestalten

Der Konzern, seine IT und die Personalarbeit sind damit mehr als vorbildlich. Über 420 Veränderungen an Mitarbeitern wickelt das Unternehmen innerhalb eines Quartals ab – inkl. einem Bestellvolumen von knapp 1.400 Services. »Da wir die entsprechenden Hierarchien im System hinterlegt haben, ist auch automatisch immer die korrekte Freigabe gewährleistet – egal, ob es sich um eine Smartphone-Bestellung, den Firmenwagen oder das Update einer Softwarelösung handelt«, sagt der verantwortliche Leiter des Service Operation Departements. Durch die Automatisierung sinke die Fehleranfälligkeit, Redundanzen würden vermieden, die Abwicklung sei schneller und die Transparenz größer geworden, ergänzt der IT-Spezialist. So erhöhe die Digitalisierung dieses zentralen HR-Prozesses nicht nur die Qualität innerhalb der HR-Abteilung und der IT, sondern trage darüber hinaus zur Qualitätssicherung und Wertschöpfung des Unternehmens bei. Positiver Nebeneffekt: Dank der mutigen Digitalisierung in der HR ist das Unternehmen für weiteres Wachstum bestens gerüstet.

Wie geht es weiter

Aktuell arbeitet man an einem Konzept, dass ein eingestellter Mitarbeiter bereits vor seinem eigentlichen Arbeitsbeginn seine Arbeitsmittel (Hard- und Software inkl. Firmenfahrzeug und mehr) aus einem definierten Serviceportfolio selbst zusammenstellen kann. Werden diese Wünsche vom Vorgesetzten und Kostenverantwortlichen genehmigt, werden diese bestellt und direkt bereitgestellt. Ein Auslieferung direkt ins Homeoffice ist ebenfalls vorgesehen – ein Umdenken, das während der aktuellen Pandemie schon sehr hilfreich gewesen wäre, aber in jedem Fall sehr vorausschauend ist.

Michael Krause, Geschäftsführer TAP.DE Solutions GmbH

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