Große Dateimengen sicher per E-Mail versenden – Digitale Post kann mehr …

Ob Telefon, Messenger-Dienste oder Intranet-Tools – es gibt viele Kommunikationswege im Geschäftsalltag. Trotzdem ist die E-Mail unangefochten die Nummer eins. Bei der Sicherheit gibt es allerdings Optimierungspotenzial.

Laut einer Bitkom-Studie landen jeden Tag im Durchschnitt 21 E-Mails im beruflichen Postfach [1]. Wenn es um den Versand von großen Dateimengen geht, gerät die digitale Post jedoch schnell an ihre Grenzen. Hinzu kommt, dass sie immer noch ein sehr beliebtes trojanisches Pferd für Angriffe von Cyberkriminellen ist. Bei dem unverschlüsselten E-Mail-Versand von sensiblen Daten und wichtigen Dateien ist daher höchste Vorsicht geboten. 

Wenn man sich die Kommunikationsprozesse von Unternehmen sowohl intern als auch extern anschaut, traut man seinen Augen kaum. Jeden Tag gehen in Unternehmen zahlreiche personenbezogene Daten und vertraulichste Unternehmensinformationen via E-Mail ein und aus. Bei einer unverschlüsselten E-Mail bieten Firmen diese Daten Cyberkriminellen somit quasi auf dem Präsentierteller an. Angreifer haben leichtes Spiel, unverschlüsselte Nachrichten abzufangen und für ihre Zwecke zu missbrauchen. Dies bestätigt auch die aktuelle Plusminus-Reportage der ARD vom 8.5.2019: Der Empfänger muss fast damit rechnen, dass seine E-Mail von unbefugten Dritten mitgelesen wird. Das Potenzial, dass sogar der Inhalt verändert wurde ist gegeben. Neben dem hohen Sicherheitsrisiko einer unverschlüsselten E-Mail hat die digitale Post einen weiteren Nachteil: die beschränkte Versandgröße. Viele E-Mail-Anbieter erlauben meist nur zwischen 5 und 25 MB pro E-Mail – das reicht oftmals nicht aus. Der Austausch von großen Dateien wie Präsentationen oder Videos steht aber häufig auf der Tagesordnung.

 

Eine nutzerfreundliche E-Mail- und Datenverschlüsselungslösung muss sich nahtlos in den normalen Versandprozess integrieren lassen; darf die normale E-Mail-Kommunikation nicht stören, darf keinen Mehraufwand verursachen, sollte sich einfach in die gesamte elektronische Kommunikation integrieren lassen und große Dateien sicher versenden.

Eine nutzerfreundliche E-Mail- und Datenverschlüsselungslösung muss sich nahtlos in den normalen Versandprozess integrieren lassen; darf die normale E-Mail-Kommunikation nicht stören, darf keinen Mehraufwand verursachen, sollte sich einfach in die gesamte elektronische Kommunikation integrieren lassen und große Dateien sicher versenden.

 

Risikofaktor Cloud-Speicher. Viele Unternehmen nutzen daher Cloud-Dienste, um ihre Dateien mit Mitarbeitern, Kunden oder Partnern zu teilen. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass die Sicherheitsmaßnahmen vieler Cloud-Betreiber häufig nicht den deutschen Sicherheitsstandards entsprechen – zur Freude der Hacker. Diese nutzen solche Sicherheitslücken aus und erlangen so Zugriff auf ganze Datensätze mit unzähligen persönlichen Nutzerdaten und wichtigen Unternehmensinformationen und -dateien. Wenn hier schlimmstenfalls höchstvertrauliche und vor der Öffentlichkeit geheim gehaltene Dokumente in die Hände der Angreifer gelangen, kann das für ein Unternehmen fatale Folgen haben. Zudem können die Hacker für solche Daten und Dateien am Schwarzmarkt ungeheure Summen erzielen. Ein Datendiebstahl oder Datenmissbrauch kann für ein Unternehmen neben finanziellen Einbußen auch schwerwiegende wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen steht hier sogar die Existenz auf dem Spiel. Es bedarf also einer für den professionellen Einsatz in Unternehmen geeigneten Komplettlösung, die neben dem verschlüsselten E-Mail-Versand auch die sichere Übertragung von großen Dateien gewährleistet.

Große Dateimengen sicher versenden. Für viele Unternehmen ist es enorm wichtig, auch per E-Mail problemlos große Datenmengen verschlüsselt zu versenden, ohne den flüssigen Arbeitsprozess ins Stocken zu bringen. Damit hier die Sicherheit optimal gegeben ist, ist ein Mehrfaktorschutz für die zum Download bereitgehaltenen Dateien unbedingt empfehlenswert. Denn wenn ein Angreifer eine Nachricht abfängt, kann er ohne Passwörter nichts damit anfangen. Gelangt er jedoch an das Passwort, so hat er keine Nachricht, die er entschlüsseln könnte. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass ein Angreifer an eine Nachricht und das Passwort kommt, hat er lediglich Zugriff auf diese eine Datei und nicht, wie bei anderen Lösungen, auf das gesamte Postfach mit den sensiblen Daten. 

Verschlüsseln sollte ein einfacher Prozess sein. Eine E-Mail- und Datenverschlüsselungslösung sollte nutzerfreundlich sein und sich problemlos in den normalen Versandprozess integrieren lassen; besonders wichtig: Sie darf die normale E-Mail-Kommunikation nicht stören oder dem Anwender Mehraufwand verursachen. Zudem sollte sich die Lösung leicht in die gesamte elektronische Kommunikation integrieren lassen – ohne große Umstellung. Als All-in-One-Lösung ist es dabei wichtig, dass sie bei der digitalen Post alle gängigen Verschlüsselungstechnologien wie OpenPGP oder S/MIME unterstützt und bei jedem Versand prüft, ob der Empfänger bereits eine dieser Methoden nutzt, um automatisch die jeweils geeignete Technologie auszuwählen. Das ist Grundvoraussetzung für einen für den Nutzer transparenten und sicheren E-Mail-Versand. Besonders wichtig für eine uneingeschränkte Kommunikation ist neben dem sicheren Austausch von großen Dateien auch die verschlüsselte Spontankommunikation – unabhängig vom genutzten E-Mail-Client und ohne dass der Empfänger eine zusätzliche Software installieren muss. So können Unternehmen auch mit Partnern oder Kunden sicher kommunizieren, die selbst noch nicht verschlüsseln. 

 

E-Mail-Verschlüsselung – darauf sollten Sie achten

  • Sicherer Versand von großen Dateianhängen je nach Bedarf mit oder ohne zusätzlichem Passwortschutz
  • Unterstützung aller gängigen Verschlüsselungstechnologien (z.B. S/MIME und OpenPGP)
  • Vollautomatische Wahl der geeignetsten Verschlüsselungsmethode
  • Sichere Spontankommunikation mit Empfängern, die selbst nicht verschlüsseln
  • Erfüllung aktueller gesetzlicher Vorgaben (z.B. durch die DSGVO)

 

Fazit. Der sichere Transfer großer Dateien und die E-Mail-Verschlüsselung gewinnen insbesondere in Branchen, in denen Vertrauen eine zentrale Rolle spielt oder in denen der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens von seinem technologischen Vorsprung abhängt, zunehmend an Bedeutung. Der Sicherheitsgedanke überträgt sich sogar auf die gesamte Wertschöpfungskette. So kommt es immer häufiger vor, dass Firmen von ihren Partnern einen verschlüsselten E-Mail-Versand verlangen. Das geht soweit, dass bei der Auftragsvergabe Unternehmen, die Secure Messaging-Lösungen einsetzen, den Vorzug erhalten. Aus diesem Grund ist eine ganzheitliche Verschlüsselungslösung ein wichtiger Bestandteil der firmeninternen IT-Sicherheitsstrategie. Diese sollte den sicheren Versand von großen Dateimengen ohne Mehraufwand ermöglichen und im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie etwa durch die DSGVO flexibel skalierbar sein. 


Günter Esch,
Geschäftsführer
SEPPmail GmbH
Deutschland

 

 

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/21-E-Mails-landen-durchschnittlich-pro-Tag-im-Posteingang.html

 

Illustration: © Spirit Boom Cat /shutterstock.com

 

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