Microsoft Teams professionell nutzen – Megatech setzt auf AvePoint Cloud Governance

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Cloud Computing ist weiterhin auf Wachstumskurs – laut Bitkom setzen mittlerweile drei von vier Unternehmen auf Rechenleistung aus der Cloud. Die Gründe dafür sind eindeutig: Cloud-Anwendungen wie Microsoft Office 365 sind kosteneffizient, bieten eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, sie erhöhen die Produktivität und stellen die Basis für zukunftsfähige Geschäftsmodelle dar. Doch mit der Nutzung der Cloud zieht in viele Unternehmen auch das Chaos ein, denn vielfach gibt es keinen Überblick mehr darüber, wer wann welche Ressourcen und virtuelle Infrastrukturen angelegt hat. Cloud Governance ermöglicht es, die Kontrolle über interne und externe Anwendungen und Daten zu behalten und erlaubt einen einheitlichen, anwendungsorientierten Blick auf die IT des Unternehmens und in die Cloud. Dies war auch das übergeordnete Ziel der Megatech Industries AG.

Für den Einsatz von Microsoft Teams benötigte der Automobilzulieferer eine zuverlässige Governance-Lösung, um eine maßgeschneiderte Berechtigungssteuerung in dem Microsoft-Programm zu realisieren. Mithilfe von AvePoint Cloud Governance nutzt Megatech die Plattform nun strukturiert und prozessorientiert und steigert somit zusätzlich seine Produktivität.

Die Megatech Industries AG wurde im Jahr 2007 gegründet, ihre Gründungsgeschichte geht allerdings bis ins Jahr 1889 zurück. Seitdem ist der Automobilzulieferer kontinuierlich gewachsen und beschäftigt heute mehr als 3.000 Mitarbeiter in acht Ländern. Das Unternehmen bietet Dienstleistungsservices in den Bereichen Vorentwicklung und Serienfertigung von Teilen für die Automobilindustrie. Kunden wie VW, Audi, BMW, Mercedes Benz, Porsche und Bentley sind nur einige der Firmen, die auf Megatech vertrauen. Der Fokus liegt auf der Produktion von Teilen für den Fahrzeuginnenraum wie z. B. Säulen, Leisten, Mittelkonsolen, Türverkleidungen, Kofferraumkomponenten als auch Dachhimmeln – bevor diese qualitätsgeprüft und anschließend direkt an die Fließbänder der jeweiligen Automobilunternehmen geliefert werden.

Mit Microsoft Teams hat sich Thomas Lorenz, früher interner Mitarbeiter und heute externer Informationssicherheitsbeauftragter der Megatech Industries AG, für eine moderne Cloud-Plattform entschieden, um die Zusammenarbeit auf allen Unternehmensebenen zu fördern. Mit Microsoft Teams haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle Unterhaltungen, Besprechungen und Dateien des jeweiligen Teams. Dabei kann jeder Mitarbeiter seine Teams bzw. Groups anlegen, diese als Besitzer selbst verwalten und per E-Mail erreichbar machen. Was für Start-ups und kleine Firmen ohne Administrator gut funktioniert, kann bei größeren Unternehmen für Schwierigkeiten bezüglich der Bereitstellung der Teams sorgen.

Geordnete Strukturen durch Cloud Governance

„Microsoft Teams ist ein sehr gutes Tool zur Kollaboration im Unternehmen, das allerdings auch die unkontrollierte Erstellung von Teams ermöglicht“, berichtet Thomas Lorenz. „Unsere Notlösung waren daher eine lange Zeit Zugriffsbeschränkungen, sodass nur bestimmte Nutzer Teams erstellen durften. Dies führte dazu, dass es einen enormen E-Mail-Verkehr bezüglich Anfragen zur Erstellung von Teams und Aufnahme von Mitgliedern gab. Dies war umständlich und zeitaufwendig. Deswegen haben wir eine Lösung gesucht, die uns dabei unterstützt, geordnete Strukturen festzulegen, um Microsoft Teams für uns ideal nutzen zu können.“

Der Beratungspartner des Unternehmens, novaCapta, nahm sich gemeinsam mit Thomas Lorenz dieser Herausforderung an und empfahl AvePoint Cloud Governance als zuverlässiges Produkt mit umfassenden Funktionen. „Die Kriterien waren klar: Uns war besonders wichtig, dass die reine Provisionierung automatisch sowie auch nachgelagert erfolgen kann, dass es mindestens zwei Genehmigungsstufen gibt, dass mithilfe von Vorlagen gearbeitet werden kann und damit eine einfache Usability mit vom Administrator gesetzten Voreinstellungen gegeben ist“, so Thomas Lorenz. „Wir haben die Lösung von AvePoint auf diesen Kriterien basierend ausführlich getestet und für sehr gut befunden. Alle unsere Anforderungen wurden erfüllt.“

Protokollierung der Zugriffe vereinfacht Administration

Auch eine weitere Funktion – die Protokollierung der Benutzerzugriffe – sorgte für positiven Zuspruch: „Zuvor haben wir die Zugriffsberechtigung über das Ticketsystem nach dem weltweiten Industriestandard ITIL genutzt und mussten jedes Mal ein Ticket eröffnen, wenn wir bestimmte Protokolle anfordern wollten. Mit der Protokollierungsfunktion von AvePoint sehen wir nun jederzeit automatisch im Hintergrund, wer wann welche Anforderungen gesetzt hat und wie diese genehmigt wurden. Dies vereinfacht die Arbeit für uns enorm, sodass wir die Protokollierung im Nachhinein sogar als weiteres Kriterium aufnahmen.“

Ein Ansprechpartner von AvePoint unterstützte Thomas Lorenz bei der Einrichtung und der Handhabung der verschiedenen Einstellungen. Nach den jeweiligen Einrichtungen wurden erste erfolgreiche Tests durchgeführt, sodass Megatech innerhalb kürzester Zeit geordnete Strukturen in seine Microsoft Teams-Plattform bringen konnte. „Uns hat die Einführung von Cloud Governance Spaß gemacht, denn unsere Ansprechpartner waren stets für uns da, beantworteten unsere Fragen immer schnell und kompetent und haben dafür gesorgt, dass das Produkt in kürzester Zeit vollständig einsatzbereit war“, sagt Thomas Lorenz. „Dass die Lösung umfassende Funktionen enthält und zuverlässig arbeitet, war für uns ausschlaggebend, aber wenn man auch noch mit sympathischen Ansprechpartnern zusammenarbeitet, ist das natürlich Gold wert.“

Datensicherheit durch Cloud Governance

Mit dem Einsatz der Lösung hat das Team von Megatech sein Ziel erreicht, geordnete Strukturen in Microsoft Teams zu bringen. „Durch unsere Cloud Governance können wir uns nun wieder auf unsere eigentliche Arbeit konzentrieren, ohne uns täglich mit Schwierigkeiten bei der Bereitstellung der Teams zu beschäftigen. Dadurch haben wir unseren Arbeitsfokus neu justieren können und arbeiten deutlich produktiver“, so Thomas Lorenz.

Da Cloud-Anwendungen wie Microsoft Teams für immer mehr Unternehmen an Relevanz gewinnen, empfiehlt er abschließend: „Für größere Unternehmen, die sich auf Cloud-Anwendungen verlassen, sollte Cloud Governance zum Standard werden, um moderne Tools wie Microsoft Teams strukturiert und prozessorientiert nutzen zu können. Und auch in Bezug auf das Thema Datenschutz und Datensicherheit sind solche Richtlinien notwendig, denn nicht immer ist es wünschenswert oder gar notwendig, dass jedes Team-Mitglied Zugriff auf alle Informationen und Dateien hat. Wir erreichen durch die Cloud Governance größtmögliche Datenminimierung und erhöhen damit nicht nur unsere Produktivität, sondern erreichen auch eine hohe Datensicherheit, die für jedes Unternehmen essentiell sein sollte.“

 

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