foto freepik

ERP- und Immobilien-Management-Systeme koexistieren in den meisten Unternehmen bislang als dedizierte Insellösungen – doch die Integration der Plattformen bietet echten Mehrwert.

ERP-Systeme sind eine tragende Säule moderner Enterprise-Architekturen – und helfen Unternehmen, ihre Business-Prozesse zu überwachen, zu optimieren und zu automatisieren. Der Fokus liegt dabei allerdings in der Regel auf primären Geschäftsprozessen wie Produktion, Vertrieb, Marketing oder HR. Wichtige Sekundärbereiche wie das Immobilien- und Facility Management bleiben selbst bei führenden ERP-Lösungen oft außen vor . Ein potenziell teures Versäumnis, meint Felix Sippli, Business Development Manager SAP bei Planon: Wer sein ERP-System nahtlos mit dem Integrated Workplace Management System (IWMS) verknüpft, kann in vielen Bereichen attraktive Synergiepotenziale erschließen.

ERP-Lösungen sind der Eckpfeiler moderner Enterprise-IT-Architekturen: Als zentrale Datenquelle stellen sie im digitalen Unternehmen alle Informationen bereit, die für die effiziente Abwicklung sowie für die nachhaltige Optimierung und Automatisierung der Kerngeschäftsprozesse erforderlich sind. Gerade für große und weltweit verteilte Unternehmen ist diese Zentralisierung des Datenbestands ein enormer Mehrwert. Zum einen, weil sie die Voraussetzungen für eine enge und erfolgreiche Zusammenarbeit weltweit verteilter Teams schafft; zum anderen, weil sie die Finanzdaten multipler regionaler Tochtergesellschaften zusammenführt und so segmentiert, dass sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. Allerdings legen selbst führende ERP-Systeme den Fokus dabei klar auf die primäre Wertschöpfung, sprich: die Produktion, den Vertrieb, das Marketing und die HR-Prozesse.

Mit einem IWMS zu Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit

Sekundäre Bereiche wie das Facility Management (FM) und das Real Estate Management sind in der Regel außen vor, und werden über dedizierte Spezial-Software verwaltet – sogenannte Integrated Workplace Management Systeme (IWMS). Ein solches IWMS wird typischerweise ebenfalls als zentralisierte Technologieplattform mit einem separaten Datenspeicher betrieben und integriert einen breiten Funktionsumfang rund um das Immobilien-, Facility-, Arbeitsplatz- und Nachhaltigkeitsmanagement. Auf diese Weise unterstützt das IWMS bei der Optimierung des Gebäudebetriebs, bei der Verwaltung von Investitionsprojekten, beim Arbeitsplatz-, Energie- und Ressourcenmanagement und in vielen weiteren Teilbereichen – und trägt maßgeblich dazu bei, Kosten zu senken, die betriebliche Effizienz zu steigern und lückenlose Transparenz über das Immobilienportfolio zu erhalten. Das rechnet sich nicht nur wirtschaftlich, sondern verbessert auch die Workplace-Experience und die Nachhaltigkeit des Gebäudebetriebs.

Vorsicht: Datensilos!

Sowohl die ERP-Lösung als auch das IWMS sind heute also unverzichtbare Werkzeuge, die es den Verantwortlichen der Unternehmen ermöglichen, ihre Abläufe kontinuierlich zu optimieren. Der einzige Wermutstropfen ist, dass die beiden Plattformen in der Regel voneinander entkoppelt betrieben werden. Denn so bleiben viele wertvolle Synergiepotenziale unerschlossen, und im Worst Case können sogar gefährliche Datensilos entstehen: Zum Beispiel, wenn die Transaktionsdaten über das Immobilienvermögen und die zugehörigen Verbindlichkeiten nicht korrekt mit dem ERP-System synchronisiert werden und dies zu fehlerhaften Abschlüssen führt.

Die Integration rechnet sich

Unternehmen sind also gut beraten, ERP und IWMS nahtlos miteinander zu integrieren. Auf diese Weise erhalten sie einen ganzheitlichen und konsistenten Überblick über das gesamte Business und können die Prozesse und die Performance im Kontext des Gesamtunternehmens betrachten. Darüber hinaus erschließt die Integration eine Reihe attraktiver Einsparpotenziale, trägt zur betrieblichen Effizienz bei und wirkt sich positiv auf die Nachhaltigkeit, Zugänglichkeit, Cybersicherheit und Compliance aus – aber zu all dem später mehr.

Unternehmen, die die Integration von ERP und IWMS vorantreiben möchten, können grundsätzlich zwischen drei Ansätzen wählen:

Manuelle Dateneingabe im ERP:
Die technologisch einfachste, aber auch zeitaufwändigste und fehleranfälligste Integrationsoption ist die manuelle Eingabe der IWMS-Daten im ERP-System. Allerdings ist dieses Vorgehen mit einem hohen Koordinationsaufwand zwischen den Finanz- und Immobilienteams verbunden. Bedenkt man dann noch, dass selbst kleine Missverständnisse und Unaufmerksamkeiten zu gravierenden Fehlern führen können, wird schnell deutlich, dass ein zumindest teilautomatisierter Ansatz der bessere Weg ist.
Programmierung individueller Schnittstellen:
Wenn das vorhandene IWMS keine vorkonfigurierten Schnittstellen zur ERP-Software unterstützt, kommen Unternehmen nicht umhin, eigenverantwortlich passende APIs zu entwickeln. Auf diese Weise profitieren sie zwar von einer nahtlosen Integration, die exakt auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist, müssen allerdings vergleichsweise viel investieren – nicht nur mit Blick auf die eigentlichen Entwicklungskosten, sondern auch im Hinblick auf den Wartungs- und Testaufwand. Hinzu kommt, dass der Betrieb von Individualsoftware oft umfangreiches internes Fachwissen erfordert, um langfristig die Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.
Native Integration von IWMS-as-a-Service:
Eine dritte, besonders unkomplizierte Integrationsoption ist es, das IWMS im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) zu beziehen, das direkt in das ERP-System eingebunden werden kann. So lassen sich alle Probleme lösen, die mit der manuellen Dateneingabe und der Entwicklung von Individualsoftware einhergehen. Die native Integration stellt dabei sicher, dass alle Änderungen im ERP und im IWMS sofort in beide Richtungen synchronisiert werden, sodass der Datenbestand stets aktuell und für alle Stakeholder sichtbar ist. Und auch die Einhaltung von Compliance- und Security-Anforderungen lässt sich Policy-basiert sehr einfach umsetzen.

Wie eine solche native Integration in der Praxis aussehen kann, zeigt die Kombination der SAP S/4HANA Cloud mit dem cloudbasierten IWMS von Planon, die Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bietet:

Bearbeitung von Immobilientransaktionen in SAP Finance

Die Lösung Planon for SAP S/4HANA speist sämtliche Immobilienfinanzdaten automatisch synchronisiert in SAP Finance ein, wo das Finanzteam über das gewohnte SAP Fiori Launchpad darauf zugreifen und die Daten weiterverarbeiten kann. Die Mitarbeiter erhalten dabei rollenbasiert Zugriff auf genau die Informationen und Funktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen und werden nicht mit unnötigen Informationen überfrachtet.

Management von Mietverträgen in SAP Contract and Lease Management

Das SAP-Modul Contract and Lease Management dient Unternehmen zum aktiven Management ihrer Mietverträge und ermöglicht es ihnen so, bessere Entscheidungen zu treffen – sprich: Deadlines und Fristen stets einzuhalten, Objekte auf der Basis neuer Mietpreisstandards akkurat zu bewerten und Mietkosten fundiert zu analysieren. All diese Funktionalitäten lassen sich ungleich einfacher nutzen, wenn das ERP nativ mit dem IWMS integriert ist und die entsprechenden Daten automatisch abgeglichen werden.

Optimierung des Energieverbrauchs von Gebäuden

Die ebenfalls mit SAP integrierbare Lösung Planon Energy & Sustainability Management gibt Unternehmen ein umfassendes Toolset an die Hand, um die Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele nachzuverfolgen und den Erfolg eingeleiteter Verbesserungsmaßnahmen zu bewerten. Durch die Integration in SAP haben die Verantwortlichen den globalen Ressourcenverbrauch und die Kosten jederzeit im Blick und verfügen über ein robustes Datenfundament, um ihre weiteren Maßnahmen zu planen.

Verbesserung der User Experience auf der Basis von IoT-Sensordaten

Die Konsolidierung der Daten aus dem Facility Management, der Gebäudetechnik und der Nutzer-Datenbank erschließt Unternehmen viele Ansatzpunkte, um Anwendern jederzeit einen hochwertigen, komfortablen Arbeitsplatz zu bieten.

Proaktive Maßnahmen zur Instandhaltung von Gebäuden

Und auch mit Blick auf die Wartung der Gebäude und technischen Anlagen ist die ERP- und IWMS-Integration ein zukunftsweisender Schritt: Die Zusammenführung der Datenbestände hilft den Verantwortlichen, Wartungszyklen, Proactive-Maintenance-Prozesse und Service-Level-Agreements zu koordinieren und so die Weichen für einen effizienten Betrieb zu stellen.

Kosteneffizienz im IT-Betrieb

Durch die native Integration von SAP und Planon können Unternehmen die Kosten des IT-Betriebs nachhaltig senken und das interne IT-Team in vielen Bereichen entlasten: An die Stelle hoher Einmalinvestments in eigene Hardware und kostspieliger Wartungsaufwendungen für Individualsoftware treten kalkulierbare, monatliche Abonnementgebühren.

Sichere und Compliance-konforme Lösung

Wichtig mit Blick auf die Sicherheit und Compliance: Als von SAP zertifizierte Premium Endorsed App erfüllt Planon for SAP S/4HANA die internationalen Security-Standards ISO 27001, SOC2 Typ II, ISAE 3402 Typ II und Cyber Essentials Plus. Sämtliche sensiblen Daten lassen sich dabei nach Ablauf einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist wahlweise löschen oder sicher anonymisieren. Letzteres erlaubt es Unternehmen, nicht zurückverfolgbare, personenbezogene Daten für längere Zeitraum auszuwerten, etwa um historische Report zu erstellen.

Fazit

Die nahtlose Integration der ERP- und IWMS-Plattformen ermöglicht es Unternehmen, ihre Business- und Immobiliendaten unternehmensweit in einer einheitlichen Lösung zusammenzuführen, potenziell gefährliche Datensilos zu vermeiden und attraktive Synergiepotenziale zu erschließen – von der Automatisierung und Optimierung von Prozessen über mehr Kosteneffizienz im IT-Betrieb bis hin zu einem Plus an Usability und Transparenz. Wie einfach realisierbar eine solche Integration in der Cloud-nativen Welt von heute ist, zeigt das Beispiel von Planon for SAP S/4HANA: Die als SaaS verfügbare IWMS-Lösung ist als SAP Endorsed App standardmäßig über SAP BTP integriert und lässt sich komfortabel mit SAP S/4HANA verbinden. So können Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen und ihren Immobilienbetrieb transformieren.

188 Artikel zu „SAP S/4HANA“

News | Business Process Management | ERP | Ausgabe 7-8-2024

Berechtigungsmanagement und Prozessorientierung mit SAP S/4HANA – Neue Technologien und Lizenzmodelle verändern die GRC-Landschaft

18. August 2024

Durch einen hohen Digitalisierungsgrad der S/4HANA-Technologie mit besserer Analyse-, Steuerungs- und schnellerer Entscheidungsfähigkeit kann die Integration und Automatisierung von GRC-Aspekten in bestehende Prozesse im SAP-Umfeld entscheidend dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten, Risiken besser zu managen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.