Durch einen hohen Digitalisierungsgrad der S/4HANA-Technologie mit besserer Analyse-, Steuerungs- und schnellerer Entscheidungsfähigkeit kann die Integration und Automatisierung von GRC-Aspekten in bestehende Prozesse im SAP-Umfeld entscheidend dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten, Risiken besser zu managen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Governance, Risk und Compliance (GRC) sind essenzielle Komponenten einer erfolgreichen Unternehmensführung. Die steigenden Anforderungen an Transparenz bei der Berichterstattung, die Verantwortung zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die Notwendigkeit von Sicherheit bei wachsender Bedrohung, etwa durch Cyberangriffe, zwingen Unternehmen, ihre GRC-Prozesse kontinuierlich zu optimieren und anzupassen.

Die Herausforderungen der Migration auf S/4HANA. Bekanntlich müssen SAP-Kunden bis 2027, allerspätestens bis 2030, auf S/4HANA migrieren, denn der Support und die Wartung für SAP Enterprise Resource Planning (ERP) läuft aus. Es empfiehlt sich für Unternehmen, die den Umstieg auf SAP S/4HANA planen, zunächst bestehende Strukturen zu bereinigen und das Berechtigungsmanagement neu zu strukturieren, bevor der Wechsel zu S/4HANA erfolgt.

Mit der Einführung von S/4HANA kommt neuer Schwung in die Welt von Governance, Risk & Compliance. Denn durch die veränderte Technologie und das neue Lizenzmodell verschiebt SAP den Fokus weg von der Modulsicht hin zu einer prozessorientierten Perspektive, in der nun plötzlich Rollen und Berechtigungen im Mittelpunkt stehen. Wurden Nutzer bis dato nach den von ihnen ausgeführten Tätigkeiten, die tatsächlich genutzten Transaktionen, lizensiert, geht es nun vorwiegend um die zugewiesenen Berechtigungen. Die Contract Conversion bedeutet – vereinfacht gesagt – die Ablösung der Bestandsverträge. Zu großzügig gesetzte Berechtigungen sind nicht nur sicherheitstechnisch brisant, sondern können für viele Unternehmen schnell zur Kostenexplosion führen. Viele sind sich auch der Konsequenz des geänderten Lizenzmodells für die Migration noch nicht bewusst. Es gilt, den entstehenden Kostendruck zu optimieren.

Bereits jetzt reduziert SAP die Anrechnungen von Altlizenzen jährlich um zehn Prozent, was die Umstellung auf S/4HANA unaufhaltsam verteuert, wenn die Migration hinausgezögert wird. Ein Migrationsprojekt dauert in der Regel zwei bis fünf Jahre und es gilt, verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden und den erheblichen Kostendruck für Unternehmen nun auch im GRC-Bereich zu optimieren. Wirtschaftsprüfer und IT-Beratungen sind aufgefordert, Unternehmen dabei zu unterstützen, einen komplexen Ansatz zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Regularien, interner Rollen sowie Zugriffs- und Genehmigungsrechten zu verfolgen und diesen im Unternehmen so kostengünstig wie möglich zu integrieren. Zusätzlich hat auch der Anwender Anforderungen: er braucht Berechtigungen, um einfach arbeiten zu können.

Unternehmensaspekte Governance, Risk & Compliance. Governance, Risk und Compliance (GRC) sind drei eng miteinander verbundene und bedeutende Bereiche in einem Unternehmen. Ihre Maßnahmen und Zuständigkeiten überschneiden sich häufig und ergänzen einander. Ein zentrales Ziel besteht darin, Risiken zu steuern und gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten, um Transparenz und Sicherheit in sicherheitsrelevanten Systembereichen zu gewährleisten.

Die Transparenz ist insbesondere für Wirtschaftsprüfer von Bedeutung, die externe und interne Bedrohungen sicherstellen. Beides schützt das Unternehmen vor unerwünschten wirtschaftlichen und strafrechtlichen Konsequenzen, die aus Rechts- und Regelverstößen resultieren können. Das Einhalten gesetzlicher Anforderungen ist längst nicht mehr nur eine -lästige Pflicht, sondern essenziell für eine erfolgreiche Unternehmensführung und liegt in erster Linie auch in deren Verantwortung.

GRC-Verantwortliche handeln im Auftrag der Unternehmensführung und sorgen in erster Linie dafür, ein Regelwerk an Zugriffs- und Genehmigungsrechten umzusetzen, um Ordnung und klare Verhältnisse im Unternehmen zu schaffen und es somit besser vor Missbrauch und Cyberangriffen zu schützen.

Bisher brachten Anpassungen der GRC-Prozesse an neue Gegebenheiten jedoch keine signifikanten Kostenersparnisse oder Mehrumsätze, im Vergleich zu der aktuellen S/4HANA-Technologie. Sie sorgten aber zumindest für eine aufgeräumte und geordnete Unternehmensstruktur. Diese Situation ändert sich jetzt, da neue Technologien und Methoden zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung beitragen können.

Integration von GRC-Aspekten in SAP S/4HANA. Der innovative Ansatz, alle Aspekte von GRC mithilfe von IT-Unterstützung zu integrieren, zu verknüpfen und weitestgehend zu automatisieren, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Mit der Einführung von SAP S/4HANA liegt der Fokus auf den tatsächlich zugewiesenen Berechtigungen. Diese Lizenzierung bei der technischen Zuweisung von Berechtigungen wird bisher in den meisten Unternehmen vernachlässigt. Damit sich die Kosten der Transformation im Zaume halten, sind viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Berechtigungsstrukturen zu überprüfen, zu optimieren und anzupassen.

Ein erfolgsversprechender Ansatz besteht darin, zunächst eine umfassende Analyse und ein gutes Berechtigungskonzept durchzuführen, um die Auswirkungen auf die Lizenzkosten zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Anwender nur die Berechtigungen haben, die sie tatsächlich benötigen.

Rollenspezifische Berechtigungen. Die Verwaltung von SAP-Berechtigungen erfordert ein hohes Maß an technischem Verständnis und Erfahrung im Umgang mit SAP-Systemen. Jedem Benutzer wird eine oder mehrere Rollen zugewiesen, die den Anforderungen seines Arbeitsplatzes entsprechen. Dies umfasst bestimmte Zugriffs- und Genehmigungsrechte in Bezug auf die IT-Infrastruktur, Prozesse und Dokumente des Unternehmens. Diese Rollen definieren klar, welche Aufgaben ein Mitarbeiter ausführen darf und welche nicht. Eine saubere Trennung der Funktionen und Berechtigungen ist dabei entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen kann, die er benötigt, um seine Arbeit effektiv auszuführen.

Somit können massive Schäden durch versehentliche Handlungen von Mitarbeitern verhindert werden, wie zum Beispiel das Aufheben einer Liefersperre oder eine falsche Verwendung einer Massenveränderungsfunktion. Außerdem stellen klare Berechtigungskonzepte sicher, dass Bilanzen nicht geschönt werden können oder Stakeholdern und Steuerbehörden kein Schaden zugefügt wird.

Die Komplexität dieser Aufgabe wird durch die Notwendigkeit der Einhaltung von Regularien und der damit verbundenen Sicherstellung der Compliance mit geltenden Vorschriften verstärkt, die festlegen, ob und wann Belege gelöscht oder verändert werden dürfen.

Fazit. Die Integration, Vernetzung und Automatisierung wichtiger GRC-Aspekte in bestehende Prozesse im SAP-Umfeld gestalten nicht nur die Unternehmensführung nachhaltiger und ökonomisch vorteilhafter, sondern ermöglichen es Unternehmen auch, effizienter zu arbeiten, Risiken besser zu managen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Zudem ermöglicht es, die potenziellen Synergieeffekte zwischen Governance, Risk- und Compliance-Management sowohl aufzudecken als auch zu nutzen. Durch eine effektive Zuweisung von Rollen und Berechtigungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die notwendigen Rechte haben, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen, während gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Unternehmensdaten gewahrt bleiben und Lizenzkosten optimiert werden. Diese Maßnahmen tragen wesentlich dazu bei, den langfristigen Unternehmenserfolg zu gewährleisten, die finanzielle Situation nachhaltig zu stärken und zukunftssicher zu gestalten.

Lizenzkosten optimieren – aber wie?

Analysieren der aktuellen Berechtigungen: Durchführen einer gründlichen Überprüfung der bestehenden Berechtigungen, um eine Basis für die Anpassungen zu schaffen.

Identifizieren von Überlizenzierungen: Erkennen von Berechtigungen, die nicht aktiv genutzt werden oder für bestimmte Benutzergruppen nicht erforderlich sind.

Anpassen der Berechtigungen: Feinabstimmen der Berechtigungen auf Benutzerebene, um eine optimale Ausnutzung der Lizenzen zu gewährleisten.

Implementieren von Monitoring-Tools: Einführung von Tools zur kontinuierlichen Überwachung und Analyse der Berechtigungen, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.

Regelmäßiges Überprüfen und Anpassen: Kontinuierliches Aktualisieren der Berechtigungen entsprechend den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der SAP-Lizenzierung.

Björn Rolka, Associate Partner bei Convista und Manager Center of Excellence GRC, ist seit 2007 im Bereich SAP-Security und Berechtigungswesen bei Convista tätig. Der Wirtschaftsinformatiker und SAP-Experte begeistert Unternehmen wie Mitarbeiter für das oft unbeliebte und komplexe Thema Governance, Risk, and Compliance.

Illustration: © Jozef Micic | Dreamstime.com

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