Illustration Absmeier foto freepik

Retarus hat fünf zentrale Trends identifiziert, die die digitale Geschäftskommunikation in diesem Jahr nachhaltig prägen werden. Diese Entwicklungen spiegeln nicht nur technologische Fortschritte wider, sondern auch die Verantwortung von Unternehmen.

Automatisierung entlang geschäftskritischer Kommunikation

In der aktuellen, herausfordernden Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter erheblichem Kostendruck und sind mehr denn je gefordert, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Gleichzeitig fehlen durch den Mangel an Fachkräften essenzielle Ressourcen. So gingen der deutschen Wirtschaft 2024 Produktionskapazitäten von 49 Milliarden Euro verloren, wie eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt. Eine Automatisierung von Arbeitsabläufen ist daher unverzichtbar. Innovative Produkte unterstützen Unternehmen dabei, die Digitalisierung und Automatisierung gezielt voranzutreiben und so die Basis für schlankere, effizientere Prozesse zu schaffen. Dazu gehören Lösungen, mit denen sich sämtliche Integrationsszenarien entlang der Supply Chain, dem Herzstück jeden Unternehmens, realisieren lassen. Darüber hinaus ermöglicht ein ungebrochener Trend zu Cloud-Technologien und APIs einen effizienteren Betrieb moderner Kommunikationslösungen. Dazu gehört die Migration zu Cloud Fax ebenso wie die automatisierte Erfassung unstrukturierter Daten und ihre Umwandlung in strukturierte Daten. Dadurch können die Kosten deutlich gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert werden.

Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine treibende Kraft der digitalen Transformation. Gleichzeitig herrscht bei dem mittlerweile kaum noch überschaubaren Angebot an KI-basierten Lösungen häufig Unklarheit, ob KI im Einzelfall einen zusätzlichen Nutzen bietet. Bei der Auswahl einer KI-gestützten Lösung für die Geschäftskommunikation sollten Unternehmen daher unbedingt ihren konkreten Anwendungsfall berücksichtigen. Retarus setzt in seinen Produkten KI bewusst nur dort ein, wo sie einen tatsächlichen Mehrwert für den Kunden schafft. Im Bereich der Dokumentenverarbeitung bietet das Unternehmen beispielsweise eine KI-gestützte multimodale Lösung für Intelligent Document Processing: Geschäftskritische Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden mithilfe von Deep Learning, NLP und Computer Vision präzise und mit überdurchschnittlicher Performance automatisiert verarbeitet.

Sicherheitsrisiken minimieren

Laut BSI-Lagebericht 2024 bleibt die Bedrohungslage im Cyberraum weiterhin angespannt. Cyberangriffe nehmen zu und werden durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz immer raffinierter. Die zunehmende Professionalisierung von Cyberkriminellen und neue regulatorische Sicherheitsanforderungen wie Cybersecurity Act und Cyber Resilience Act stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Sie sind daher gefordert, auf diese wachsenden Risiken zu reagieren, ihr Risiko- und IT-Sicherheits-Management zu evaluieren und gegebenenfalls entsprechend aufzurüsten. Dies gilt im besonderen Maße für die geschäftskritische Kommunikation. Um diese bestmöglich abzusichern, benötigen Unternehmen sichere, transparente und Compliance-konforme Lösungen.

Innovative Komplettlösungen für Enterprise E-Mail bieten bestmöglichen Schutz vor hochentwickelten Cyberangriffen und entlasten die IT-Abteilung. So erhalten Administratoren durch leistungsstarke Analyse- und Reporting-Tools in Echtzeit einen transparenten Überblick über die verarbeiteten Dokumente. Idealerweise integrieren unternehmenstaugliche E-Mail-Lösungen neben umfassender E-Mail Security auch flexible Verschlüsselungs- und Archivierungsoptionen. Für den Worst Case sollte eine Lösung für E-Mail-Continuity bereitgestellt werden. Damit kann die E-Mail-Kommunikation auch im Falle von Security Incidents oder anderweitigen IT-bedingten Betriebsunterbrechungen unterbrechungsfrei fortgeführt werden.

Hybride Cloud-Welten führen zu steigender Komplexität

Viele Unternehmen setzen für E-Mail mittlerweile auf Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste. Global verteilte, heterogene oder teils veraltete On-Premises-Systemlandschaften lassen sich jedoch nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren. Gerade komplexe oder hybride E-Mail-Infrastrukturen im Enterprise-Umfeld müssen mit wichtigen Add-on-Diensten vervollständigt und abgesichert werden, um die Kommunikation und damit das Business am Laufen zu halten. In der Folge wird auch das Management solcher Systeme immer aufwendiger.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, eine Lösung zu haben, die in komplexen, hybriden Infrastrukturen funktioniert und verschiedene Mail-Kategorien berücksichtigt: Marketing Automation, transaktionale E-Mails sowie User Traffic. Gleichzeitig gehören leistungsstarke Sicherheitsfunktionen mit fortschrittlichen Lösungen für Routing, Reporting und Traffic Management zu einer Rundum-Lösung. Enterprise-Services wie Verschlüsselung und E-Mail-Archivierung runden das holistische Angebot ab. Mit der hohen Zuverlässigkeit und Transparenz einer Lösung aus einer Hand profitieren Unternehmen von einem sicheren und effizienten E-Mail-Verkehr sowie von einer lückenlosen und zuverlässigen E-Mail-Zustellung.

Komplexere Compliance-Anforderungen umsetzen

Unternehmen müssen mit neuen Technologien bewusst und verantwortungsvoll umgehen. Das betrifft sowohl ihren Einsatz als auch strategische Investitionen. Es gilt, neue und anstehende gesetzliche Vorgaben für E-Invoicing, NIS2, DORA und den Digital Services Act (DSA) umzusetzen. Das verpflichtet Unternehmen dazu, höchsten Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz zu entsprechen. Geeignete Lösungen für die digitale Geschäftskommunikation bieten ein Höchstmaß an Transparenz und Kontrolle, erfüllen strenge Compliance-Anforderungen mit klar definierten Service Level Agreements (SLAs). Damit werden Unternehmen nicht nur den wachsenden Anforderungen an Datenschutz und Governance gerecht, sondern schaffen auch eine vertrauensvolle und solide Basis für den Einsatz neuer Technologien.

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