Fünf Wege für mehr Achtsamkeit und Zufriedenheit im Projektmanagement

Illustration: Absmeier, Peggy_Marco

 

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In Projektmanagementbüros (PMO) geht es nicht selten drunter und drüber: Alle Teamkollegen sind stark darauf fokussiert, Projekte so gut wie möglich innerhalb der vorgegebenen Fristen über den Tisch zu bringen. Dieser Arbeitsdruck wirkt sich oftmals negativ auf die Produktivität des gesamten Teams aus.

Stephanie Birnstiel, Senior Manager Strategic International Customer Success bei Wrike, dem Spezialisten auf dem Gebiet des kollaborativen Arbeitsmanagements verrät fünf Tipps, wie Projektmanagement-Teams und Teamleiter sich in Achtsamkeit üben, ihre Aufmerksamkeit auf das »Hier und Jetzt« richten und Rücksicht auf alle beteiligten Kollegen nehmen können, um eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

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  1. Jeder, wie er es am liebsten hat.

Ihre Kollegen fühlen sich in verschiedenen Arbeitsatmosphären wohl, denn jeder Mensch weist unterschiedliche Persönlichkeitsmerkmale auf, die in der Vergangenheit unterschiedliche Formen der Kategorisierung erfahren haben. Nicht nur die Atmosphäre im Büro muss stimmen: Jeder Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, die Tools, die er oder sie für die Arbeit verwendet, nach seinen Wünschen anzupassen. Wenn das Tool ihrer Wahl das Feature bietet, die Ansicht und das Dashboard individuell einzurichten und zu filtern, kann sich das positiv auf die Effizienz der Nutzer auswirken.

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  1. Positivität ist ansteckend.

Auch am Arbeitsplatz besteht immer das Risiko (und die Chance!), dass Mitarbeiter sich in Diskussionen über bestimmte Themen verlieren. Gerät man in ein solches Gespräch, ist es besonders wichtig, anderen Meinungen den gleichen Respekt zu zollen, wie man es für die eigene Meinung erwartet.

Um potenziellen Konflikten entgegenzuwirken, ist die beste Lösung eine – in der IT verbreitete – »Single Source of Truth« für den gesamten Projektverlauf. Dieses Dokument muss natürlich für jeden Projektbeteiligten einsehbar sein. Somit kann man bei Unsicherheiten und Missverständnissen nachschauen, auf welchem Stand sich der Projektfortschritt befindet, was besprochen wurde und welche Aufgaben noch anstehen.

  1. Auf Veränderungen vorbereitet sein.

Nicht selten wird das Team gezwungen sein, während einer Krisensituation seine Prioritäten zu überdenken und neu zu verteilen. In diesen Situationen ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren und den stärksten Trumpf auszuspielen: die eigene Anpassungsfähigkeit.

Sollte Ihr Unternehmen ein digitales Kollaborationsprogramm für seine Projektmanagement-Teams zur Verfügung stellen, dann werden Sie sehr schnell erkennen: Niemand muss sich vor Veränderungen fürchten, denn sie lassen sich digital ganz einfach managen. Deadlines und Fristen werden zum Beispiel automatisch an neu ausgerichtete Prioritäten angepasst.

  1. Konzentration ist das A und O.

Zwar gibt es keine digitalen Lösungen, die Sie davor bewahren, sich von E-Mails und anderen Anwendungen ablenken zu lassen. Sobald sich Ihr Team jedoch dazu entscheidet, ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool für die Projektarbeit zu nutzen, haben nicht nur Sie die Möglichkeit, sich auf Ihre Planung für die nächsten Tage und ihr Arbeitspensum im Überblick zu behalten und auf das Wichtigste zu konzentrieren. Wenn Sie und Ihr Team ihre Aufgaben und Pläne tages- oder wochenaktuell dort teilen, kann das gesamte Team seine gemeinsame Zeit besser managen. Meetings, die lediglich dazu dienen, die Projektfortschritte zu betrachten, könnten somit entfallen, da mithilfe des Tools schon alle auf dem aktuellen Stand sind.

  1. Pausen gehören einfach dazu.

Im Rahmen eines wichtigen Projekts können Aufgaben, Meetings und Deadlines sehr stark getaktet sein. Darunter darf aber weder Ihre Gesundheit noch die der Mitarbeiter in Mitleidenschaft gezogen werden.

Auf der einen Seite können Stress und Zeitdruck dabei helfen, fokussierter zu arbeiten und herausfordernde Situationen erfolgreich zu bestehen. Auf der anderen Seite birgt zu viel Stress ein enormes Risiko: Nicht nur die Arbeit wird darunter leiden, sondern auch die Gesundheit des betroffenen Mitarbeiters. Daher müssen Team- und Projektleiter die zur Verfügung stehenden Ressourcen so einteilen und verwalten, dass die Mitarbeiter nur der Menge Stress ausgesetzt sind, die leistungsfördernd und gesund ist.

 

Achtsamkeit führt zu Zufriedenheit

Glückliche, zufriedene Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter möchte, dass das gesamte Team auf sie und ihre Bedürfnisse achtet und sie ernst nimmt. Dazu gehören: das Arbeitsumfeld, das sie sich individuell einrichten können; ihre Meinung; der richtige Umgang mit Veränderungen; Respekt, den man ihnen entgegenbringt, wenn man sich voll und ganz auf die Prioritäten konzentriert; Bewusstsein für ihre Zeit und ihre Gesundheit. Ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool bietet eine hervorragende Ergänzung auf technischer Seite, indem es Ihnen dabei hilft, das bestmögliche Arbeitsumfeld für das gesamte Team zu kreieren.

 

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