Ein neuer Laptop macht noch keinen modernen Arbeitsplatz. Entscheidend ist, wie Geräte, Anwendungen, Dokumentenprozesse und Services zusammenspielen – von der Bedarfsanalyse bis zur sicheren Ausmusterung. Für IT-Verantwortliche steht deshalb nicht die nächste Einzelanschaffung im Mittelpunkt, sondern eine durchgängige Architektur für Zusammenarbeit, Sicherheit und Betrieb. Der Beitrag zeigt, welche fünf Phasen den Weg zum Modern Workplace strukturieren und wo externe Partner unterstützen können.

Management Summary

Geschäftsbedarf vor Produktauswahl: Ausgangspunkt sind Arbeitsprozesse, Nutzeranforderungen und Ziele. Erst danach folgt die Entscheidung über Geräte, Anwendungen und Betriebsmodelle.
Den gesamten Lebenszyklus planen: Bedarfsermittlung, Beschaffung, Bereitstellung, Betreuung und Ausmusterung gehören in ein gemeinsames Konzept – einschließlich Support, Erneuerung und Datenlöschung.
Zusammenarbeit durchgängig organisieren: Endgeräte, Dokumentenmanagement, Druck- und Scansysteme sowie Konferenztechnik sollten zu den tatsächlichen Informationsflüssen passen, statt neue Insellösungen zu schaffen.
Sicherheit als Betriebsaufgabe behandeln: Zugriffsregeln, Geräteschutz, Updates, Datensicherung und geschützte Kommunikation sind gemeinsam zu betrachten. Für mobiles Arbeiten empfiehlt das BSI außerdem verbindliche Regeln und die Sensibilisierung der Beschäftigten. [1] [2]
Partner mit klaren Leitplanken einsetzen: Externe Services sind im Beitrag ein Ansatz zur Unterstützung knapper IT-Ressourcen. Als redaktionelle Empfehlung sollten Unternehmen Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und Wechselmöglichkeiten vor Vertragsabschluss festlegen; die EU-Toolbox zur ICT-Lieferkettensicherheit adressiert zudem Abhängigkeitsrisiken. [5]

Illustration Absmeier foto ki designer

KI-generierte Illustration. Der Modern Workplace verbindet Endgeräte, Dokumentenprozesse, Cloud-Dienste, Sicherheit und Betreuung zu einem gemeinsamen IT-Ökosystem.

Kaum ein Begriff in der Arbeitswelt wird so inflationär gebraucht und gleichzeitig so missverstanden wie der »Modern Workplace«. Denn die Grundlage zeitgemäßer digitaler Zusammenarbeit ist mehr als nur ein Laptop und eine Software-Lizenz. Um Arbeitsplätze effizient und zukunftssicher zu gestalten, benötigen Unternehmen eine ganzheitliche Strategie, die Hardware, Software und Service zu einer funktionierenden Einheit verzahnt und dabei die Infrastruktur, die IT- und Informationssicherheit, die Kollaboration und auch das Lifecycle-Management berücksichtigt. Maike Zumbrägel, General Manager Marketing & Corporate Communications beim Dokumentenspezialisten und Managed Service Provider TA Triumph-Adler, skizziert Schritte und Bausteine, mit denen Unternehmen den Digital Workplace strategisch einführen.

Der Trend zu digitalen Arbeitsplätzen ist ungebrochen: So wird der globale Markt für Digital Workplaces laut einer Studie bis 2032 voraussichtlich auf 246,26 Mrd. US-Dollar geschätzt. Damit neue Geräte oder Anwendungen auch zeitnah zu mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen führen, haben sich schrittweise Strategien und ganzheitliche Lösungen bei der Einführung digitaler Arbeitsplätze bewährt – Ansätze, die den gesamten ICT-Lifecycle berücksichtigen.

Strategie: Schrittweise zum effektiven Arbeitsplatz

Dieser Lebenszyklus besteht idealerweise aus fünf Phasen: Er umfasst die Bedarfsermittlung, die Beschaffung, die Bereitstellung, die Betreuung bzw. Wartung der Lösung – bis hin zur fachgerechten Entsorgung von Altgeräten und IT-Komponenten. Am Anfang dreht sich also alles um die Analyse der aktuellen Situation: Was ist der konkrete Bedarf? Welche Ziele sollen erfüllt werden? Welche technologischen Lösungen bestehen bereits, und welche Tools ergeben mit Blick auf Skalierbarkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit überhaupt Sinn? Im zweiten Schritt geht es dann um die Produktauswahl, das Lieferantenmanagement und das passende Finanzierungsmodell. Sind diese Fragen geklärt, folgt die Inbetriebnahme – von der individuell passenden Konfiguration über die Netzwerkanbindung bis hin zur Betriebsmittelprüfung. Sind die gewünschten Lösungen sicher implementiert, startet der laufende Betrieb. Damit dieser stabil verläuft, müssen die Systembetreuung und ein verlässlicher Support von nun an jederzeit gewährleistet sein. In der letzten Phase geht es dann darum, den Produktlebenszyklus zu steuern, um einen verlässlichen und regelkonformen Betrieb sicherzustellen. Hierzu gehört zum Beispiel die umweltgerechte Entsorgung von Altgeräten oder die gesetzeskonforme Datenlöschung.

Bausteine: Ganzheitlich zur idealen Arbeitsumgebung

Gerade in der zweiten Phase, wenn es um die Auswahl der konkreten Tools geht, hat sich ein ganzheitlicher Ansatz bewährt, um die Effizienz zu steigern. Am Anfang geht es meist nur um die ideale Bereitstellung und Ausstattung von IT-Arbeitsplätzen mit passender Hard- und Software für die bestmögliche Arbeitsumgebung nach den jeweiligen Anforderungen. Bei der Auswahl sollten jedoch bereits an dieser Stelle stets auch die Installation und die Einrichtung, die (zentrale) Verteilung der Software sowie die stetige Aktualisierung durch Updates und Migrationen von Daten und IT-Systemen mitgedacht werden. Darüber hinaus sollten die Lösungen, wenn möglich, das gesamte IT-Ökosystem berücksichtigen und dabei nicht nur den Laptop, sondern auch Peripheriegeräte – wie Drucker, Multifunktionssysteme (MFP) oder Konferenzraumtechnik – konsequent mitdenken. Gerade in hybriden Arbeitswelten hat sich beispielsweise der moderne und Cloud-fähige MFP als digitaler Hub etabliert, der den Informationsfluss zwischen Büro und Homeoffice gewährleistet. Vor allem im Zusammenspiel mit Enterprise Content Management (ECM) Systemen – die Dokumentenprozesse und Informationsflüsse digitalisieren, ordnen und effektiver gestalten – wird der MFP zum Hidden Champion in hybriden Arbeitsumgebungen. Ein weiterer wichtiger Baustein ist das Remote-Monitoring, mit dem eine unkomplizierte Wartung und eine schnelle Störungsbehebung auch aus der Ferne möglich ist. Natürlich müssen auch Backup-, Archivierungs- und IT-Security-Lösungen in das Modern-Workplace-Konzept integriert werden. Eine zeitgemäße Endpoint Protection sollte alle Daten schützen und verschlüsseln können, sodass höchste Sicherheit bei der Datenübertragung und -speicherung stets gewährleistet ist.

Partner: Gemeinsam zum Modern Workplace

Wer den Modern Workplace möglichst effektiv einführen möchte, erkennt also schnell, dass es hier nicht nur um Geräte oder Software geht, sondern um eine grundlegende strategische Architektur. Dieser Perspektivwechsel ist entscheidend: Nicht nur das Einzelprodukt zu betrachten, sondern die gesamte Struktur. Erst das Zusammenspiel aller Komponenten schafft eine digitale Arbeitsumgebung, die nicht aus Einzelmaßnahmen besteht, sondern aus einem konsistenten System. Wie wichtig ein solch ganzheitlicher Ansatz heute ist, zeigt ein Blick in den Büroalltag vieler Unternehmen. Was oft als digitale Arbeitsumgebung bezeichnet wird, ist nicht selten ein Flickenteppich aus Insellösungen, historisch gewachsenen Systemen und einer IT, die längst an ihrer Belastungsgrenze arbeitet. Dies zu ändern, erfordert allerdings wieder IT-Ressourcen, die gerade im Mittelstand aufgrund vielfältiger Faktoren wie dem Fachkräftemangel nur selten vorhanden sind.

Trotzdem ist der Modern Workplace ein Prozess, der heute für Unternehmen jeder Größe möglich ist. Gerade im Mittelstand können strategische Partner helfen, diesen Prozess zu planen, zu begleiten und umzusetzen. Eine aktuelle Untersuchung des Analystenhauses Lünendonk bestätigt diesen Trend, dass das externe Sourcing an spezialisierte Managed Service Provider bei klassischen IT-Aufgabengebieten – wie dem Support, Digital Workplace, Desktopmanagement oder Infrastrukturbetrieb – eine neue Relevanz erfährt. Insbesondere mit Blick auf den Modern Workplace ergibt das Sinn, denn erfahrene Umsetzungspartner verfügen über die notwendige Erfahrung sowie die Ressourcen und spannen den Bogen über das gesamte IT-Ökosystem. Sie bieten ganzheitliche Lösungen, die vom Dokumentenmanagement bis zum voll ausgestatteten Digital Workplace reichen. Strategisch aufgesetzt, wird der Modern Workplace damit zu einem Prozess, der Beratung, Technik, Betrieb und Erneuerung entlang des kompletten ICT-Lebenszyklus vereint. Über das Zusammenspiel dieser Bausteine kann eine hochverfügbare und skalierbare digitale Arbeitsumgebung geschaffen werden, die aus einer durchgängigen Systemlandschaft besteht, optimal ineinandergreift und auf diese Weise moderne Arbeitsweisen bestmöglich unterstützt.

Foto (c) TA Triumph-Adler

Maike Zumbrägel, General Manager Marketing & Corporate Communications bei TA Triumph-Adler

Maike Zumbrägel ist General Manager Marketing & Corporate Communications bei TA Triumph-Adler, einem mittelständischen Spezialisten für das analoge und digitale Dokumenten- und Informationsmanagement. Sie ist seit 2013 im Unternehmen und seit 2019 Mitglied der Geschäftsleitung. In ihrer Funktion verantwortet sie die gesamte Kommunikation und das Marketing des Unternehmens.

https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/services/ict-loesungen

Praxistipps für IT-Verantwortliche

Die folgenden Punkte sind redaktionelle Handlungsempfehlungen, keine zugesicherten Projektergebnisse. Quellenbezüge kennzeichnen die zugrunde liegenden fachlichen Hinweise.

Mit einer Bestandsaufnahme beginnen: Erfassen Sie Geräte, Anwendungen, Schnittstellen, Dokumentenwege und Supportverträge. Priorisieren Sie konkrete Arbeitsprobleme, etwa die lange Suche nach Dokumenten oder aufwendige Gerätebereitstellungen.
Den Betrieb vor dem Einkauf kalkulieren: Vergleichen Sie nicht nur Anschaffung und Lizenzgebühren, sondern auch Einrichtung, Migration, Schulung, Support, Vertragsende und Ausmusterung. Legen Sie für jeden Posten einen internen Verantwortlichen fest.
Einen begrenzten Pilot festlegen: Testen Sie typische Arbeitsabläufe mit einer überschaubaren Nutzergruppe. Definieren Sie vorab Abnahmekriterien wie Bereitstellungsdauer, erfolgreiche Dokumentenübergabe und Erreichbarkeit des Supports. Entscheiden Sie erst nach der Auswertung über den breiten Rollout.
Zugänge und mobiles Arbeiten verbindlich regeln: Halten Sie zugelassene Geräte, Kommunikationswege und den Umgang mit Papierunterlagen schriftlich fest. Prüfen Sie Mehrfaktor-Authentisierung, besonders für administrative und externe Zugänge, und planen Sie die Wiederherstellung des Zugangs bei Verlust eines Faktors. [1] [2]
Wiederherstellung praktisch prüfen: Bestimmen Sie, welche Daten gesichert werden und wer auf Sicherungen zugreifen darf. Testen Sie die Rücksicherung in einer getrennten Umgebung und dokumentieren Sie Lesbarkeit, Vollständigkeit und Dauer; das BSI weist ausdrücklich darauf hin, dass Daten auch wieder eingespielt werden können müssen. [3]
Partnerverträge um einen Wechselplan ergänzen: Vereinbaren Sie Datenexporte, Übergabedokumentation, Zugriffsrechte, Eskalationswege und Unterstützung bei Vertragsende. Prüfen Sie kritische Hersteller- und Dienstleisterabhängigkeiten anhand der eigenen Risikolage. Die EU-Toolbox liefert dazu einen nicht bindenden Orientierungsrahmen. [5]
Ausmusterung als eigenen Prozess führen: Ordnen Sie jedem Gerät einen dokumentierten Umgang mit gespeicherten Daten zu. Wählen Sie Verfahren nach Datenträgertyp und Schutzbedarf; NIST SP 800-88 Revision 2 bietet einen Rahmen für ein organisationales Programm zur Datenträgerbereinigung. [4]
Arbeitsgestaltung nicht auf Technik reduzieren: Beziehen Sie Beschäftigte in die Einführung ein und prüfen Sie Bildschirmarbeitsplatz, Kommunikation, Schulungsbedarf und Erreichbarkeitsregeln. Die BMAS-Empfehlungen von 2024 behandeln hybride Bildschirmarbeit ausdrücklich auch unter organisatorischen und arbeitsschutzbezogenen Gesichtspunkten. [6]

FAQ: Zehn Fragen zum Modern Workplace

1. Was versteht TA Triumph-Adler unter einem Modern Workplace?

Gemeint ist eine digitale Arbeitsumgebung, in der Hardware, Software, Dokumentenprozesse und Services gemeinsam geplant und betrieben werden. Der Beitrag verwendet den Begriff damit nicht als Bezeichnung für ein einzelnes Produkt. Ergänzend zeigen die BMAS-Empfehlungen zur hybriden Bildschirmarbeit, dass zur Gestaltung auch organisatorische und arbeitsschutzbezogene Fragen gehören. [6]

2. Welche fünf Phasen umfasst die Einführung?

Der Originalbeitrag unterscheidet Bedarfsermittlung, Beschaffung, Bereitstellung, Betreuung beziehungsweise Wartung und die abschließende Ausmusterung. Diese Einteilung ist das Strukturmodell des Beitrags, kein hier nachgewiesener allgemeingültiger Standard. Für die letzte Phase ergänzt NIST einen eigenständigen Rahmen zur Datenträgerbereinigung und zum Umgang mit sensiblen Informationen bei Wiederverwendung oder Entsorgung. [4]

3. Welche Regeln braucht mobiles Arbeiten?

Das BSI empfiehlt verbindliche Vorgaben dazu, welche Informationen außerhalb der Organisation verarbeitet werden dürfen, welche Kommunikationswege zulässig sind und welche Schutzmaßnahmen Beschäftigte einhalten müssen. Hinzu kommen Sensibilisierung, Zutritts- und Zugriffsschutz sowie abgesicherte Fernzugänge. Die herangezogene Empfehlung entstand im Kontext der Pandemie; sie dient hier als Grundlage für diese organisatorischen Prinzipien, nicht als Nachweis einer neuen Veröffentlichung von 2026. [1]

4. Welche Rolle spielt die Mehrfaktor-Authentisierung?

Sie kombiniert mehrere Authentisierungsfaktoren, statt einen Zugang ausschließlich auf ein Passwort zu stützen. Das BSI behandelt im entsprechenden Informationspaket außerdem kontinuierliche Authentifizierung und gesicherte Kommunikation. Für die Umsetzung sollten Unternehmen nach eigener Risikobewertung Verfahren, Berechtigungen und Notfallzugänge festlegen. Mehrfaktor-Authentisierung ist ein Baustein, kein Ersatz für die übrigen Sicherheitsmaßnahmen. [2]

5. Reicht eine erfolgreiche Backup-Meldung aus?

Für den Nachweis einer nutzbaren Wiederherstellung genügt sie nicht. Das BSI weist darauf hin, dass die Möglichkeit zum Wiedereinspielen der Daten gesondert sichergestellt werden muss. Als praktische Empfehlung sollten Unternehmen repräsentative Daten in einer getrennten Testumgebung zurückspielen, ihre Lesbarkeit prüfen und den Zeitbedarf dokumentieren. Die konkrete Testhäufigkeit sollte sich nach Schutzbedarf und Änderungen der Umgebung richten. [3]

6. Muss der Modern Workplace vollständig aus der Cloud kommen?

Der Originalbeitrag verlangt kein reines Cloud-Modell. Als Entscheidungsempfehlung sollten Arbeitsabläufe, bestehende Systeme, Datenanforderungen und betriebliche Zuständigkeiten die Architektur bestimmen. Die Lünendonk-Studie 2025/2026 behandelt unterschiedliche Cloud-Strategien und souveräne Architekturen; ihre Daten wurden von März bis Mai 2025 erhoben. Sie wird hier als datierte Hintergrundquelle verwendet, nicht als aktuellste Sourcing-Erhebung. [7]

7. Woran sollten Unternehmen einen Managed-Service-Vertrag ausrichten?

Empfehlenswert sind überprüfbare Anforderungen: betreute Systeme, Servicezeiten, Reaktions- und Wiederherstellungsziele, Sicherheitsaufgaben, Berichtspflichten, Eskalationswege und Unterstützung beim Vertragsende. Diese Liste ist eine redaktionelle Empfehlung, keine aus der Quelle übernommene Vertragsvorlage. Für die Bewertung kritischer Lieferantenabhängigkeiten bietet die 2026 veröffentlichte EU-Toolbox zur ICT-Lieferkettensicherheit einen ergänzenden, nicht bindenden Rahmen. [5]

8. Welche Rolle spielen Drucker, Scanner und Dokumentenmanagement?

Der Beitrag beschreibt Multifunktionssysteme als Schnittstelle zwischen Papierunterlagen und digitalen Dokumentenprozessen. Ob dieser Baustein in einem Unternehmen benötigt wird, sollte anhand der tatsächlichen Arbeitsabläufe entschieden werden. Als praktische Empfehlung sind Zugriffsrechte, Scan-Ziele, lokale Datenspeicherung und Ausmusterung zu prüfen. NISTs Rahmen zur Datenträgerbereinigung ist für die Behandlung gespeicherter Informationen relevant; er belegt keine pauschale Produktivitätssteigerung durch Multifunktionssysteme. [4]

9. Wie lässt sich der Nutzen eines Modern Workplace messen?

Als redaktionelle Empfehlung bieten sich Kennzahlen wie Gerätebereitstellungsdauer, Supportaufwand je Arbeitsplatz, Wiederherstellungszeit und Durchlaufzeit ausgewählter Dokumentenprozesse an. Dazu sollten qualitative Rückmeldungen zur Nutzbarkeit und Arbeitsgestaltung kommen. Erheben Sie einen Ausgangswert und vergleichen Sie ihn nach dem Pilotbetrieb unter möglichst vergleichbaren Bedingungen. Die BMAS-Empfehlungen ergänzen die technische Perspektive um Fragen gesunder hybrider Bildschirmarbeit; konkrete Einsparquoten lassen sich daraus nicht ableiten. [6]

10. Was gehört zur sicheren Ausmusterung von Geräten?

NIST SP 800-88 Revision 2, veröffentlicht im September 2025, beschreibt ein organisationsweites Programm zur Datenträgerbereinigung. Verfahren und Kontrollen sind nach der Sensibilität der Informationen und den Eigenschaften der Medien auszuwählen. Als Umsetzungsempfehlung sollten Unternehmen Gerätezuordnung, gewähltes Verfahren, Prüfung und Übergabe dokumentieren. Die NIST-Publikation ist eine technische Orientierung und für sich allein kein Nachweis der Erfüllung sämtlicher deutscher Rechtsanforderungen. [4]

Quellen und weiterführende Informationen

Recherche: 1. November 2026. Die Bezugszeichen beziehen sich auf die redaktionellen Ergänzungen. Die vorhandenen Quellen und Aussagen des Originalartikels wurden nicht vollständig einem Faktencheck unterzogen.

[1] BSI: Tipps für sicheres mobiles Arbeiten. https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Cyber-Sicherheit/Themen/empfehlung_home_office.pdf?__blob=publicationFile&v=4

[2] BSI: Multi-Faktor-Authentisierung und gesicherte Kommunikation. https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Regulierte-Wirtschaft/NIS-2-regulierte-Unternehmen/NIS-2-Infopakete/NIS-2-MFA/NIS-2-MFA_node.html

[3] BSI: Datensicherung – wie geht das? https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Daten-sichern-verschluesseln-und-loeschen/Datensicherung-und-Datenverlust/Datensicherung-wie-geht-das/datensicherung-wie-geht-das_node.html

[4] NIST: SP 800-88 Revision 2, Guidelines for Media Sanitization, September 2025. https://csrc.nist.gov/pubs/sp/800/88/r2/final

[5] Europäische Kommission/NIS-Kooperationsgruppe: Toolbox to improve ICT supply chain security, 13. Februar 2026. https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/toolbox-improve-ict-supply-chain-security

[6] BMAS: Veröffentlichung arbeits(schutz)rechtlicher Empfehlungen für hybride Bildschirmarbeit, 19. Juni 2024. https://www.bmas.de/DE/Service/Presse/Meldungen/2024/veroeffentlichung-arbeitsschutz-empfehlungen-fuer-hybride-bildschirmarbeit.html

[7] Lünendonk: IT-Sourcing-Trends 2025/2026; verfügbar seit 17. September 2025, Erhebungszeitraum März bis Mai 2025. https://www.luenendonk.de/produkt/luenendonk-studie-2025-it-sourcing-trends-2025-2026/

Management Summary, Tipps, FAQ und Bilder wurden mit Hilfe von KI erstellt

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Ausgabe 1-2-2025 | Künstliche Intelligenz | New Work | News | Trends 2025

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