Epson-Netzwerkscanner WorkForce DS-900WN (Abbildung: Epson)

Der Smart Workplace steht für eine digital vernetzte Arbeitsumgebung, in der Informationen und Geschäftsprozesse unabhängig von Ort, Endgerät oder Medium jederzeit verfügbar sind. Mitarbeitende greifen auf Dokumente zu, bearbeiten Vorgänge digital und arbeiten standortübergreifend zusammen. So weit die Theorie. Die Realität in vielen Unternehmen sieht jedoch anders aus: Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen oder Lieferscheine treffen nach wie vor in Papierform ein und müssen zunächst in digitale Prozesse überführt werden. Genau an dieser Stelle kommen Dokumentenscanner ins Spiel. Sie schließen den Medienbruch zwischen analogen und digitalen Informationen und bilden die Schnittstelle zu automatisierten Geschäftsprozessen.

Dadurch verändern sich die Anforderungen an moderne Scanlösungen. Gefragt sind heute nicht mehr allein hohe Scangeschwindigkeiten oder eine exzellente Bildqualität. Vielmehr ist entscheidend, dass Dokumente nahtlos in digitale Geschäftsprozesse integriert werden können und der gesamte Dokumentenfluss effizient unterstützt wird.

Workflow-Automatisierung beginnt bereits beim Scannen

Besonders deutlich wird dies bei der Workflow-Automatisierung. In vielen Unternehmen beginnt die Verarbeitung papierbasierter Dokumente noch immer mit manuellen Tätigkeiten. Die Dokumente werden zunächst eingescannt, dann per E-Mail verschickt und schließlich in verschiedenen Anwendungen gespeichert. Oftmals übernehmen die Mitarbeitenden noch die Klassifizierung und Indexierung. Solche Abläufe kosten Zeit, erhöhen die Fehleranfälligkeit und verzögern die weitere Bearbeitung.

Der Mehrwert moderner Scanner besteht an diesem Punkt nicht nur in der Digitalisierung von Papierdokumenten, sondern vor allem darin, diese direkt in automatisierte Geschäftsprozesse zu überführen. Die Voraussetzung hierfür bildet eine nahtlose Integration der Geräte in die bestehende Systemlandschaft. Deshalb hat Epson seine WorkForce-Modelle DS-900WN, DS-800WN und DS-71000WN mit Open Platform ausgestattet. Mit dieser Technologie können diese Scanner direkt mit Dokumentenmanagementsystemen, Archivlösungen oder Workflow-Plattformen verbunden und definierte Prozesse bereits während des Scanvorgangs angestoßen werden. Dabei lassen sich die Scanner flexibel an die individuellen Unternehmensprozesse anpassen. Konfigurierbare Benutzeroberflächen ermöglichen es, häufig genutzte Workflows direkt auf dem Display bereitzustellen. Die Mitarbeitenden wählen lediglich den passenden Prozess aus, etwa »Vertrag«, »Personalakte« oder »Antrag«.

Damit die digitalisierten Dokumente anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden können, müssen ihre Inhalte maschinell lesbar vorliegen. Hierfür kommen OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die Bildinformationen gescannter Dokumente in durchsuchbaren und digital verwertbaren Text umwandeln. Erst dadurch können Dokumente automatisiert klassifiziert, indexiert und den jeweiligen Geschäftsprozessen oder elektronischen Akten zugeordnet werden. Ebenso wichtig ist eine benutzerbezogene Anmeldung. Über PIN, Passwort oder integrierte Kartenleser authentifizieren sich Mitarbeitende am Scanner und erhalten automatisch Zugriff auf ihre individuelle Benutzeroberfläche mit den für ihre Aufgaben vorgesehenen Workflows. Gleichzeitig erhöht dieses Verfahren die Sicherheit, da nur berechtigte Personen auf definierte Funktionen und Zielsysteme zugreifen können.

Vernetzte Scanner als zentraler Baustein des Smart Workplace

Neben der Prozessintegration spielen Cloud-Anbindungen eine immer größere Rolle. Moderne Scanner sollten Dokumente ohne Umweg über einen Arbeitsplatzrechner direkt an Cloud-Speicher oder Kollaborationsplattformen übertragen können. So stehen die Informationen allen berechtigten Mitarbeitenden unmittelbar zur Verfügung – unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen trägt dies wesentlich zu einer schnellen und standortunabhängigen Zusammenarbeit bei.

Zusammenfassend liegt das Potenzial moderner Scanner für den Smart Workplace darin, papiergebundene Informationen ohne Medienbruch in digitale End-to-End-Prozesse zu überführen. Erst die Kombination aus intelligenter Dokumentenerfassung, nahtloser Systemintegration und automatisierter Workflow-Steuerung macht den Scanner zu einem zentralen Baustein moderner Arbeitswelten und schafft die Grundlage für effizientere, schnellere und durchgängig digitale Geschäftsprozesse.

Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH

Scanner als Schlüsselkomponente digitaler Ökosysteme

22. Februar 2026

Allen Digitalisierungsinitiativen zum Trotz ist das Medium Papier in der heutigen Geschäftswelt weiterhin ein wichtiger Informationsträger. Daran wird sich kurz- und mittelfristig auch nichts ändern. Unternehmen müssen daher mit Scannern Dokumente digitalisieren, um die Verbindung zu ihren bestehenden digitalen Prozessen zu schaffen. Die Geräte bilden mithin die Brücke zwischen analogen Informationen und digitalen Arbeitsabläufen, wie Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH, erläutert.

Vor der Auswahl passender Scanner-Modelle sollten Unternehmen ihre Anforderungen eindeutig definieren. Neben den generellen Entscheidungskriterien wie Geschwindigkeit, Auflösung oder Netzwerkfähigkeit ist es wichtig, den gesamten Prozess vom Scannen bis zur Verarbeitung der digitalisierten Dokumente zu betrachten. Wenn Scanner beispielsweise von mehreren Personen genutzt werden oder in einem frei zugänglichen Bereich stehen, muss die Anzahl der erforderlichen Softwarelizenzen berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind entsprechende Authentifizierungsmöglichkeiten per PIN, Passwort oder Kartenleser erforderlich, um den Scanner vor Missbrauch zu schützen.

Nahtlose Systemanbindung als Entscheidungskriterium

Neben diesen funktionalen Aspekten sollten Unternehmen sicherstellen, dass sich die Geräte über eine Plattform nahtlos in die IT-Landschaft integrieren lassen. Nur so gelingt eine ganzheitliche Transformation bestehender Workflows, denn Scanner sind stets Teil einer Gesamtlösung zur Prozessoptimierung. In der Praxis kann die Umsetzung jedoch anspruchsvoll sein: Unterschiedliche Dateiformate und die hohe Anforderung einer sicheren, strukturierten Weiterverarbeitung der Dokumente bilden für viele Unternehmen immense Herausforderungen.

Abhilfe schaffen hier Integrationsplattformen, die als Schnittstelle zwischen der Scanner-Hardware und beispielsweise einem Dokumenten-Management-System (DMS) fungieren. Sie bereiten die digitalisierten Dokumente automatisiert auf, reichern sie mit Metadaten an und überführen sie nahtlos in digitale Prozesse. Aus diesem Grund hat Epson seine neuen Dokumenten-Scanner mit Open Platform ausgestattet – einer Technologie, die es erlaubt, die Geräte direkt aus einer Anwendung heraus an individuelle Arbeitsprozesse anzupassen. Anwender können so innerhalb etablierter Arbeitsabläufe auch komplexe Prozesse mit nur einem Knopfdruck starten. Zudem lassen sich bei Bedarf neue Funktionen einbinden. Das individuell konfigurierbare Scanner-Display reduziert manuelle Arbeitsschritte, gewährleistet die Datensicherheit und eliminiert gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Nicht zuletzt können sämtliche Scanner über eine Integrationsplattform zentral administriert werden, was die IT-Abteilung entlastet.

Fazit

Scanner sind heute weit mehr als reine Erfassungsgeräte: nämlich der Schlüssel zu digitaler Exzellenz. Deshalb gehören sie ins digitale Ökosystem eines jeden Unternehmens. Bei der Auswahl eines Gerätes ist neben der Frage nach Geschwindigkeit und Auflösung auch die Fähigkeit entscheidend, sich in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Denn erst dann ermöglichen Scanner als Teil eines umfassenden Dokumentenmanagements einen durchgängigen Informationsfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens und tragen so nachhaltig zur Effizienzsteigerung bei.

Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH

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News | Infrastruktur | Lösungen | Ausgabe 5-6-2021

Multifunktionsdrucker versus Dokumentenscanner – Klarer Punktsieg für den Spezialisten

17. Juni 2021

Seit Beginn der Coronapandemie steigt der Druck, papierbasierte Prozesse zu eliminieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Da in den meisten Büroumgebungen Multifunktionsdrucker (MFP) vorhanden sind, ist es naheliegend diese als Scanner zu nutzen. Für die Erfassung weniger Papierdokumente am Tag macht das sicherlich Sinn. Was auf den ersten Blick als günstige Lösung erscheint, weil die Geräte bereits vorhanden sind, kann bei näherer Betrachtung teuer werden. Kodak Alaris zeigt, worin die Unterschiede zu einem Dokumentenscanner bestehen.

Workflow-Automatisierung beginnt bereits beim Scannen

Vernetzte Scanner als zentraler Baustein des Smart Workplace

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