Sie agiert größtenteils im Hintergrund und ist dennoch Weltwirtschaftstreiber Nr. 1 und eine der Grundvoraussetzungen für die tagtägliche Versorgung der Bevölkerung: Die Logistikbranche. Mit einer Gesamtleistung von geschätzt 268 Milliarden Euro allein im Jahr 2020 und drei Millionen Beschäftigten ist sie laut Bundesvereinigung Logistik (BVL) der drittgrößte Wirtschaftsbereich Deutschlands – und seit jeher Ursprung digitaler Innovationen. Welch entscheidende Rolle hier der Dokumentenaustausch spielt, zeigt ein Logistikexperiment des Digitalverbands Bitkom.

Digitale Lösungen sind in Logistik und Supply Chain Management seit Jahrzehnten fest verankert. Einen interessanten Einblick in deren Historie liefert unter anderem der BVL: Demnach setzten bereits in den 1970er Jahren viele Speditionen auf Computer, um optimale Liefertouren zu berechnen. Ab den 1980er Jahren verhalfen Barcodescanner zu einer schnelleren Datenerfassung und heute sorgt der Einsatz von Algorithmen und künstlicher Intelligenz für vollvernetzte Lieferketten und eine hochintelligente Produktionslogistik inklusive aller damit verbundenen Prozesse und Schnittstellen.

Einen weiteren Boom der Logistikbranche löste der florierende Online-Handel aus, der 2020 auch pandemiebedingt einen neuen Höhepunkt erreichte. Laut Bundesverband E-Commerce und Versandhandel lag der Umsatz im vergangenen Jahr bei 83,2 Milliarden Euro. Das entspricht einem Wachstum von 14,6 Prozent im Vergleich zum Vorjahr.

Die Logistikbranche erfreut sich ihres ungebremsten Wachstums nicht zuletzt dank digitaler Weitsicht und einer hohen Technologieaffinität. Das erklärte Ziel ist die Umsetzung einer »Digital Supply Chain« – einer vollständig digitalen Lieferkette. Doch wie real ist dieser Plan Stand heute? Werden Waren über weite Entfernungen und mit verschiedenen Verkehrsmitteln transportiert, ist eine Vielzahl an Dokumenten nötig. Laut Bitkom sind diese aktuell nur teilweise maschinenlesbar und folgen unterschiedlichen Standards. Um Schwachstellen ausfindig zu machen und aufzuzeigen, wie sinnvoll ein einheitlicher, durchgängig digitaler Dokumentenaustausch ist, hat der Bitkom-Arbeitskreis E-Logistics and Digital Supply Chain einen Praxisversuch gestartet.

Praxisversuch – einheitlicher und lückenloser Dokumentenaustausch? Mit Hilfe digitaler Technologien wie GPS-Tracker und Datenplattformen wurde der Transport eines Containers vom Hersteller in Deutschland über Bremerhaven und Portugal bis nach Vancouver in Kanada verfolgt. Das Ergebnis: An zehn Stellen kam es zum Austausch von Dokumenten. Sechs der Dokumente wurden in elektronischer und maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt; sieben auf Papier oder in einem elektronischen Format wie PDF, das für den Menschen zwar einfach zu lesen ist, sich aber nur bedingt für eine Datenverarbeitung eignet. An drei Stellen wurden Dokumente in beiden Formaten weitergeben. »Die Logistik setzt bereits stark auf digitale Technologien, aber es herrscht noch zu oft Silo-Denken vor. Häufig laufen IT-Systeme parallel und es wird auf einen vollständigen Datenaustausch verzichtet«, sagt Florian Lange, Referent Handel und Logistik beim Bitkom. Für eine optimale Digitalisierung der Lieferkette braucht es neben der Bereitschaft der beteiligten Unternehmen, Dokumente an Partner weiterzugeben, also innovative Lösungen für einen sicheren und nachvollziehbaren Dokumentenaustausch.

Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite 7_DX. Die Software verbindet das im Unternehmen vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung. Das Ergebnis ist ein manipulationssicherer Dokumentenaustausch und die Möglichkeit, zeitraubende manuelle Prozesse zu automatisieren.

Höchste Sicherheitsstandards. Den Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX, das Dokumente im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers überträgt. Potenziell schädliche, aktive Inhalte sind von der Übertragung ausgeschlossen. Des Weiteren kommt eine Kombination aus symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselung zum Einsatz, die sowohl das Dokument selbst als auch den Transportweg kodiert. NGDX basiert auf aktuellen ITU-Standards und ist abwärtskompatibel zum Faxprotokoll, garantiert also den Datenaustausch mit jeder Gegenstelle.

Automatisierte Weiterverarbeitung. NGDX ist in der Lage, auch hybride – von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen. Die Daten liegen damit digital und in einer für alle IT-Systeme verständlichen Form vor. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenplattformen oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen werden obsolet und ein verlustfreier, unternehmens- und länderübergreifender Dokumentenaustausch in der Logistikbranche möglich. Beste Voraussetzungen und ein wichtiger Schritt in Richtung vollständig, digitaler Lieferkette.

Illustration: © NESPIX/shutterstock.com

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Wie Behörden sicher in Büro und Home Office kommunizieren – Sicherer, digitaler Dokumentenaustausch

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Digitalisiert ist in vielen Behörden und Verwaltungen noch immer wenig. Vielerorts wandern Dokumente klassisch von Person zu Person, von Hand zu Hand. Dabei würde die Modernisierung der Verwaltung nicht nur zeitgemäße Prozesse schaffen, sondern zugleich die Mitarbeitenden entlasten. Der Weg dorthin führt über die Digitalisierung analoger Prozesse. Werden Dokumente auf digitalem Wege ausgetauscht, muss sichergestellt sein, dass sie sicher und verlustfrei übertragen werden.