Umfrage ermittelt digitalen Fortschritt, zeigt einen »Covid-19-Effekt« und dokumentiert ungenutztes Potenzial.

Illustration: Absmeier, Quince Creative

Eine neue Studie von der Schweizer Innovationsberatung IPG Group und dem Source-to-Pay-Anbieter JAGGAER belegt eine zunehmend strategische Ausrichtung beim Beschaffungsmanagement in Unternehmen sowie einen steigenden Digitalisierungsgrad. Gleichzeitig dokumentiert die Untersuchung, dass nur wenige Unternehmen die Möglichkeiten wie Simulationen und Prognosen nutzen. Unter den 290 befragten Chief Procurement Officers (CPOs) und Einkaufsleitern aus Unternehmen diverser Größen und Branchen geben 70 % an, mit der Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse begonnen zu haben. 55 % der Unternehmen haben bereits alle wichtigen Geschäftsvorgänge digitalisiert, aber nur 2 % nutzen Analysen zur Vorhersage des Bedarfs.

Die Umfrage zu Procurement Performance Excellence (PPE) wurde zwischen Juli und Oktober 2020 durchgeführt. PPE ist eine Methode zur ganzheitlichen Bewertung von Beschaffung und Wertschöpfung, die in den frühen 2000er Jahren von IPG entwickelt und regelmäßig an neue Standards in der Beschaffung angepasst wurde. Der bewährte Ansatz umfasst sieben Hauptthemen: Beschaffungsstrategien und -ziele, Beschaffungsprozesse, -organisation und Qualifikation, Lieferanten- und Technologiemanagement sowie fortschrittliche Beschaffungs- und Lieferkettenlösungen. 2016 hatte IPG eine vergleichbare Umfrage durchgeführt, was eine Analyse der Entwicklung der vergangenen vier Jahre ermöglicht.

»Das erfreulichste Ergebnis der Studie ist, dass die Beschaffung strategischer angesehen wird als noch vor vier Jahren. Einkaufsleiter sind in der Hierarchie aufgestiegen. Das gibt der Beschaffung die notwendige Sichtbarkeit und die Nähe zu Führungskräften mit Stakeholder-Funktionen, um Veränderungen, Investitionen und Projektförderung voranzutreiben«, sagt Thomas Dieringer, President EMEA, JAGGAER.

Auch der Einfluss der Corona-Pandemie auf das Beschaffungsmanagement wird in der Umfrage deutlich. Zum Beispiel hat sich die Anzahl der Hauptzulieferer, die 80 % des Bestellvolumens ausmachen, seit 2016 um 1,5 % auf 9 % erhöht. Der Zugriff auf mehr Hauptzulieferer soll Lieferengpässen entgegenwirken und für mehr Flexibilität sorgen. Jedoch ist eine enge Zusammenarbeit mit einer großen Lieferantenanzahl auf Dauer kaum möglich. Auch die durchschnittliche Zahl der Hauptzulieferer, die von je einem strategischen Einkäufer betreut werden, ist gestiegen. Während es 2016 durchschnittlich sechs Hauptzulieferer waren, sind es 2020 sechzehn pro Einkäufer. »Dies scheint ein Covid-19 geschuldeter Ausreißer zu sein, da diese Anzahl langfristig kritisch ist«, kommentiert Carsten Vollrath, Gründer der IPG Group.

54,2 % der Befragten verzeichnen eine Kostenreduktion. Jedoch bleibt diese gering und hat im Verhältnis zu 2016 prozentual stark abgenommen. Während die Studienteilnehmer 2016 eine durchschnittliche Kostenreduktion von 1,4 % bei der Beschaffung verzeichneten, liegt der Durchschnitt 2020 bei 0,2 %. Ein Grund sind die Störungen in der Lieferkette durch die Corona-Pandemie. Die Kostenreduktion verlor gegenüber dem Sicherstellen der Versorgung ihren Stellenwert. Zudem sind in zahlreichen Unternehmen Schritte über die Verhandlung mit Lieferanten hinaus notwendig, um die Kosten weiter zu senken, zum Beispiel vernetzte Zusammenarbeit und mehr Transparenz innerhalb der verschiedenen Unternehmenseinheiten.

»Natürlich war 2020 durch Covid-19 ein außergewöhnliches Jahr. Die Unternehmen waren gezwungen, Störungen in der Lieferkette entgegenzuwirken und ihren Beschaffungsprozess sicherzustellen, um die Krise zu überstehen. Zudem stellte die Pandemie sie vor die Herausforderung, ihre Arbeitsprozesse neu zu organisieren, zum Beispiel indem sie Home Office und den papierlosen Dokumentenaustausch sicherstellten«, fügt Vollrath hinzu.

Die Studie zeigt, dass die Beschaffungssysteme der Befragten im Vergleich zu aktuellen Standards unterdurchschnittlich ausgereift sind. »Der Reifegrad der Beschaffungssysteme ist auf Digitalisierung und Informationserhebung begrenzt – tiefgreifende Analysen, die für höhere Effizienz sorgen, haben sich noch nicht durchgesetzt«, sagt Michael Rösch, SVP Customer Engagement Europe, JAGGAER. Fast drei Viertel der Teilnehmenden haben mit der Digitalisierung standardisierter Beschaffungsprozesse begonnen. Bei den 290 teilnehmenden Unternehmen arbeiten durchschnittlich 125 Beschäftigte in Bereichen der Beschaffung, die Routineaufgaben umfassen. Diese Routineaufgaben bieten Potential für Digitalisierung und Automatisierung, um Unternehmensprozesse zu optimieren und Angestellte zu entlasten. »Nur 17 % der 290 befragten Unternehmen führen Simulationen durch und geringe 2 % Vorhersageanalysen. Wir erwarten einen signifikanten Anstieg, weil Vorhersagen, vor dem Hintergrund zunehmender Marktturbulenzen, essenziell für erfolgreiche Beschaffung sind«, sagt Rösch.

Die Studie steht auf der Website von JAGGAER kostenfrei zum Download zur Verfügung. Die zentralen Erkenntnisse werden am 16. März 2021 in einem Webinar präsentiert.

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