Illustration: Absmeier, Pexels

Die Pandemie hat beschleunigt, was sich bereits zuvor abzeichnete: Der hybride Arbeitsplatz – ein Mix aus Home Office und Büropräsenz – wird zur Normalität im Arbeitsleben. Was sind die wesentlichen Aspekte, die die neue Normalität im Arbeitsleben kennzeichnen und wie sollten Unternehmen auf diese Entwicklung reagieren?

Die Corona-Pandemie hat die Veränderung im Arbeitsleben beschleunigt. Bei Dell Technologies war das Thema Home Office bereits vor der Krisensituation fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Inzwischen muss sich wegen gesetzlicher Auflagen jedoch jedes Unternehmen mit der Thematik auseinandersetzen. Und obwohl die Home-Office-Pflicht in Deutschland Ende Juni 2021 ausgelaufen ist, wird sich dieser Trend kaum mehr umkehren lassen.

Darauf deutet auch eine repräsentative Studie zur Bewerbungspraxis der Uni Bamberg hin: Fast ein Drittel der Kandidaten geben an, dass sie ohne die Möglichkeit von Home Office ein Jobangebot gar nicht erst annehmen würden [1]. In der jüngsten Bewerbergruppe, der Generation Z, steigt der Wert sogar auf fast 40 Prozent. Unternehmen aller Größen müssen sich also mit den veränderten Arbeitsbedingungen auseinandersetzen, wollen sie beim Wettbewerb um die besten Talente konkurrenzfähig bleiben.

Home Office oder Büropräsenz.

Arbeitnehmer schätzen die neugewonnene Flexibilität durch das Arbeiten im Home Office. Private Termine oder Aufgaben, die eine Präsenz zuhause erfordern, können leichter wahrgenommen werden. Auch sorgt die Zeitersparnis durch Wegfall der An- und Abreise zum Arbeitsplatz für eine ausgeglichenere Work-Life-Balance.

Laut einschlägiger Studien, auf die etwa DB Research verweist, führt diese größere Flexibilität zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und dadurch zu einer höheren Produktivität [2]. Das ist aber kein Selbstläufer: Schließlich findet nicht jeder Angestellte zuhause einen ruhigen Platz zum Arbeiten. Auch hemmt räumliche Distanz den zufälligen Wissensaustausch. Unternehmen sollten daher die persönlichen Lebensumstände ihrer Mitarbeiter im Auge behalten und ihnen die Wahl zwischen Home Office und Büropräsenz ermöglichen.

Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird nicht binär sein – schon deshalb nicht, weil bestimmte Bereiche der Arbeitswelt gar nicht im Home Office abbildbar sind. Entweder Büro oder Home Office ist also gar nicht die Frage, sondern welche Kombination aus beidem die besten Resultate für Unternehmen und Mitarbeiter bringt.

Dell Technologies beleuchtet drei Aspekte, die die neue Normalität im Arbeitsleben kennzeichnen und erläutert, wie Unternehmen die Einführung hybrider Arbeitsplätze erfolgreich gestalten:

Kostenersparnis: Die hybride Arbeitsumgebung sorgt für einen stärkeren Home-Office-Anteil der Belegschaft. Dadurch sinkt der Bedarf an Bürofläche und -ausstattung. Unternehmen können dadurch die Betriebskosten für Büroräume erheblich senken. Gerade in Ballungsräumen kann die Ersparnis bedeutend sein.
Veränderte Anforderung an die IT-Ausstattung: Durch eine hybride Arbeitsweise verändern sich die Anforderungen für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Um diese optimal zu erfüllen, sollten Unternehmen die Anforderungsprofile der unterschiedlichen Personengruppen und Einsatzorte identifizieren. Findet ein permanenter Wechsel zwischen Home Office und Büro statt? Wird ein extrem auf Mobilität optimiertes Gerät benötigt? Muss es unbedingt ein Notebook sein, oder bietet ein kompakter PC fürs Home Office Mehrwerte? Entspricht die Ausstattung des Büro-Meetingraums den veränderten Arbeitsbedingungen? Wird ein Touch-fähiges Gerät benötigt?
Mitarbeiter im Home Office allein mit einem Notebook auszustatten, reicht bei Weitem nicht aus. Ein produktives Arbeiten wird nur dann möglich sein, wenn auch der Arbeitsplatz zuhause ergonomischen Anforderungen entspricht und für die veränderte Arbeitsweise mit häufigen virtuellen Meetings ausgelegt ist. Dazu zählen auch Monitore, Docking-Stations, Headsets und Webcams.
Für das Büro sollten Unternehmen Arbeitsplätze nach dem Desksharing-Konzept umsetzen. Eine einheitliche Ausstattung sorgt dabei dank Kompatibilität für mehr Flexibilität für die Mitarbeiter. Gleichzeitig können dadurch Investitionen über mehrere User und auch Lebenszyklen länger genutzt werden. Smarte Buchungstools ermöglichen eine effiziente Verwaltung dieser Plätze, sodass ein reibungsloser Wechsel zwischen Home Office und Büro gelingt.
Generell sollten Unternehmen in hybriden Umgebungen auf den Einsatz von Kollaborationswerkzeugen achten, damit sich virtuelle Teams untereinander austauschen können und keine Einzelkämpfermentalität entsteht. Mitarbeiter sollten diese nicht nur für aufgabenbezogene Zusammenkünfte nutzen, sondern auch fürs Teambuilding, etwa für regelmäßige virtuelle Coffee-Pot-Meetings.
Herausforderungen für IT-Abteilungen: Damit der IT-Service durch Home Office-Szenarien nicht zusätzlich belastet wird, sollten Geräte »fully deployed« angeliefert werden. Zudem sollte auch ein Konzept für Fernwartung und Management in Betracht gezogen werden. Eine optimale Gerätekonfiguration sorgt dafür, dass Mitarbeiter sofort produktiv arbeiten können: Anschließen, einschalten, loslegen muss die Devise sein. Die Integration von Prozessen für den Austausch oder die Reparatur ist ebenfalls empfehlenswert.

»Auch wenn die Arbeit im Home Office sehr gut funktioniert, gibt es eine Reihe von Aspekten zu beachten. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter produktiv arbeiten können. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch eine positive Benutzererfahrung. Denn Systeme, die einfach und intuitiv zu bedienen sind, die mit smarten Tools unterstützen und dabei noch Spaß an der Arbeit machen, werden die Produktivität der Anwender noch weiter steigern«, erklärt Ulrike Rüger, Senior Director und Head of Client Solutions Germany bei Dell Technologies Deutschland. »Unerlässlich sind im Home Office daher ein zuverlässiger, einfacher und sicherer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk sowie gut ausgestattete und flexible Arbeitsplätze. Nicht zu unterschätzen ist auch die individuelle, persönliche Situation der Teammitglieder, beispielsweise wenn es darum geht, Home Office und Kinderbetreuung oder Homeschooling zu vereinbaren.«

[1] https://www.uni-bamberg.de/isdl/chris/recruiting-trends/recruiting-trends-2020/

[2] https://www.dbresearch.de/PROD/RPS_DE-PROD/Homeoffice_%E2%80%93_gekommen_um_zu_bleiben/RPS_DE_DOC_VIEW.calias?rwnode=PROD0000000000435628&ProdCollection=PROD0000000000514995

[3] Dell Hybrid Work: https://www.delltechnologies.com/de-de/blog/series/hybrid-work

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