Management Summary

Papier bleibt ein massiver Effizienzblocker: Fast die Hälfte der Logistikunternehmen arbeitet weiterhin überwiegend papierbasiert; Medienbrüche, manuelle Übertragungen und fehlende Nachvollziehbarkeit verursachen Verzögerungen, Fehler und hohe Prozesskosten.
Heterogene IT‑Landschaften verhindern durchgängige Digitalisierung: Unterschiedliche Systeme, Legacy‑Software und fehlende Fachkräfte führen zu Insellösungen. In Ausnahmesituationen greifen viele Akteure reflexartig auf Papier zurück – weil es immer funktioniert.
Unternehmen fordern Integration statt Ablösung: Laut techconsult‑Studie wünschen 76 % der Logistikunternehmen keine radikale Erneuerung, sondern die sichere Einbindung bestehender Systeme in eine übergreifende Infrastruktur.
Unified Messaging beseitigt Medienbrüche pragmatisch: Lösungen wie die OfficeMaster Suite 9 bündeln NGDX, Fax, Voicemail, SMS und RCS auf einer Plattform, ermöglichen verschlüsselte Ende‑zu‑Ende‑Übertragung und integrieren Dokumente direkt in E‑Mail‑ oder DMS‑Systeme.
KI‑gestützte Funktionen beschleunigen Logistikprozesse: Lokale Speech‑to‑Text‑Erkennung, RCS‑Dokumentenaustausch und browserbasierte Clients schaffen papierlose Workflows, ohne bestehende IT zu ersetzen – ein realistischer Weg zur digitalen Logistik.

Vorhandene IT einfach um neue Funktionen ergänzen, statt komplett ersetzen.

Die Szene ist vertraut: Ein Lkw rollt auf den Hof, der Fahrer klemmt sich einen Stapel Papiere unter den Arm und arbeitet sich durch Unterschriften, Stempel und Kopien. Was wie ein Bild aus vergangenen Jahrzehnten wirkt, ist in vielen Logistikunternehmen durchaus noch Alltag. Dabei ist Digitalisierung eine Grundvoraussetzung für Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Doch die im April 2026 von einem Logistik-Berater veröffentlichten Ergebnisse des -Cargoclix Digitalization Monitor sind ernüchternd: Fast die Hälfte der befragten 55 Unternehmen arbeitet noch größtenteils mit Papier [1]. Der Anteil papierloser Prozesse liegt bei unter 40 Prozent. Ihren Digitalisierungsgrad schätzen die Befragten als mittelmäßig ein.

Gewachsene Strukturen, heterogene Systeme

Die Gründe für die schleppende Digitalisierung und nur langsame Abkehr vom Papier sind vielfältig. Logistik entsteht aus dem Zusammenspiel vieler Beteiligter: Spediteure, Lagerdienstleister, Subunternehmer, Empfänger. Wo viele Akteure mit unterschiedlichen IT-Systemen aufeinandertreffen, entstehen Medienbrüche. Daten, die in einem System digital erfasst wurden, müssen an anderer Stelle wieder manuell eingegeben werden. Kleinere Betriebe oder externe Partner verfügen oft über keine moderne IT-Infrastruktur. In Ausnahmesituationen – Schadensfällen, Sonderfahrten, kurzfristigen Änderungen – greift man schnell auf das zurück, was immer funktioniert hat: Papier. Es ist der schnellste Notbehelf – und genau das macht es so schwer, es zu verdrängen.

Hinzu kommt das Problem der Altsysteme. Legacy-Software, die sich nur aufwendig in moderne Plattformen integrieren lässt, ist in der deutschen Logistiklandschaft weit verbreitet. Fehlende Fachkräfte für Datenmanagement und IT-Sicherheit verschärfen das Problem. Regulatorische Anforderungen wie DSGVO, NIS2 oder KRITIS engen den Handlungsspielraum zusätzlich ein.

Medienbrüche als Effizienz- und Sicherheitsrisiko

Der eigent-liche Preis papierbasierter Vorgänge sind nicht die Druckkosten. Es sind die Folgekosten: Verzögerungen durch manuelle Übertragung, Fehler durch Lesbarkeit oder Übertragungsmängel und fehlende Nachvollziehbarkeit bei Streitfällen.

Dass diese Probleme nicht auf die Logistikbranche beschränkt sind, belegt eine aktuelle Studie des Analystenhauses techconsult im Auftrag von Ferrari electronic aus dem Januar 2026 [2]. Demnach setzt jedes zweite Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Kanäle für den Dokumentenaustausch parallel ein. Fast 80 Prozent der 226 befragten, überwiegend mittleren bis großen Unternehmen gaben an, dass ihnen eine einfache Lösung für den Dokumentenaustausch fehlt. Nahezu die Hälfte beschreibt den Aufwand für die Dokumentenübertragung als hoch oder sehr hoch, weitere 41 Prozent als mittelhoch. Für 40 Prozent bremsen Medienbrüche Prozesse stark bis sehr stark, für weitere 38 Prozent immerhin noch spürbar.

Die Studie macht auch deutlich, was Unternehmen von der IT erwarten: keine Ablösung bewährter Systeme, sondern deren Absicherung und Einbindung in eine übergreifende Infrastruktur. Diese Haltung ist besonders ausgeprägt im Segment Transport und Logistik (76 Prozent).

Unified Messaging: Integration in bestehende IT-Systeme

Genau hier setzen moderne Unified-Messaging-Lösungen an. Statt bestehende Systeme zu ersetzen, bringen sie verschiedene Kommunikationskanäle auf einer Plattform zusammen und schaffen so die gebündelte, kontrollierbare und nachvollziehbare Infrastruktur, die Unternehmen einfordern.

Ein Beispiel dafür ist die OfficeMaster Suite 9 des Berliner Anbieters Ferrari electronic. Die Lösung integriert Kanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX) für die verschlüsselte Dokumentenübertragung, Fax, Voicemail, SMS und jetzt auch Rich Communication Services (RCS) in einem System. Der NGDX-Standard überträgt Dokumente end-to-end und mehrfach verschlüsselt als PDF mit Metadaten direkt in das E-Mail-Postfach oder in angeschlossene Dokumenten-Management-Systeme. Formatierungen und Auflösungen bleiben erhalten, ein qualifizierter Sendebericht bestätigt den erfolgreichen Transfer – ohne Medienbruch, ohne manuelle Nacharbeit.

Messaging-Innovationen für die Logistik-Branche

Für die Logistik relevant ist auch die neue KI-gestützte Spracherkennung. OfficeMaster Speech AI wandelt Sprachnachrichten in Text um. Das ist dort überall nützlich, wo Nachrichten nicht laut abgehört werden können, etwa in Lagerhallen oder auf Laderampen. Die KI läuft dabei lokal im Netzwerk, ohne externe Cloud-Dienste. Die Datenhoheit bleibt beim Betreiber, die digitale Souveränität ist gewahrt.

Mit RCS-Unterstützung lassen sich PDFs über aktuelle Smartphones empfangen, ausfüllen und zurücksenden. Das ist ein Szenario, das im Logistikumfeld für Übergabedokumente oder Empfangsbestätigungen interessant ist. Für Unternehmen, die keine Groupware-Integration nutzen wollen, bietet Ferrari electronic zudem eine browserbasierte Client-Vorschau, mit der Dokumente plattformunabhängig empfangen und verwaltet werden können.

Die papierlose Logistik kommt unaufhaltsam

Die Abkehr von papierbasierten Prozessen wird kein Schalter sein, den man umlegt. Was gebraucht wird, sind Lösungen, die dort anknüpfen, wo Logistikunternehmen heute stehen: vorhandene Infrastruktur absichern, Kanäle bündeln, Medienbrüche reduzieren. Unified-Messaging-Plattformen wie die neue Version 9 der OfficeMaster Suite, die verschiedene Kommunikationswege auf einer sicheren, integrierten Basis vereinen, sind ein pragmatischer Einstieg in eine Dokumentenkommunikation, die mit den Anforderungen moderner Logistik Schritt hält.

[1] https://start.cargoclix.com/de/2026/04/09/fast-jedes-zweite-logistikunternehmen-arbeitet-noch-ueberwiegend-mit-papier-cargoclix-umfrage-zeigt-digitale-
luecken-in-der-logistik/

[2] https://www.techconsult.de/unified-communication-andocken-statt-neuanfang

Illustration: © Anna Chaplygina | Dreamstime.com

248 Artikel zu „NGDX“

News | Kommunikation | Lösungen | Ausgabe 9-10-2019

Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX – Sanfte Migration in die digitale Zukunft

24. Oktober 2019

Die Digitalisierung schreitet rasend schnell voran und mit demselben Tempo verändern sich auch die Anforderungen, denen Unternehmen, Organisationen und Behörden gegenüberstehen. Sie alle müssen sicherstellen, dass sensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechts- und manipulationssicher ausgetauscht werden. Möglich wird dies durch den Einsatz von Dokumentenaustauschverfahren, anhand derer sich die bereits vorhandene Infrastruktur kosteneffizient, unkompliziert und sanft in die digitale Welt migrieren lässt.