Illustration Absmeier foto freepik

Mitarbeiter, die dringend große Dateien versenden müssen, greifen nicht selten zu frei verfügbaren Filetransfer-Diensten im Internet. Es gibt viele Angebote, die leicht zu bedienen sind und in Sekunden funktionieren – ein Upload-Link genügt. Doch was aus Sicht der Nutzer pragmatisch und effizient erscheint, birgt für Unternehmen erhebliche Risiken. Datenschutz, IT-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bleiben dabei oft außen vor. Der Dateiaustausch erfolgt über fremde Server, ohne jede Kontrolle durch interne Sicherheitsprozesse. Und genau hier wird oft die Tragweite und das Risiko der Schatten-IT komplett unterschätzt.

Notlösungen sind keine tragfähige Strategie

In vielen Unternehmen existieren keine klar geregelten Prozesse oder Tools für den Versand großer Dateien. Stattdessen wird oftmals improvisiert: ZIP-Dateien werden in Einzelteilen versendet, private Cloud-Accounts verwendet, oder man weicht einfach auf Messenger-Dienste aus. IT-Abteilungen erfahren davon oft erst im Ernstfall – etwa wenn sensible Daten in falsche Hände geraten oder Compliance-Verstöße aufgedeckt werden. In einigen Branchen, wie dem Finanzwesen, der Medizintechnik oder der öffentlichen Verwaltung, kann das drastische Konsequenzen haben.

Klassische Alternativen als Lösung

Als Gegenmaßnahme setzen manche Unternehmen auf eigene On-Premises-Lösungen – also intern betriebene Plattformen für den Datei-Upload. Diese Lösungen bieten Kontrolle und Datenschutz, bringen jedoch einen hohen Administrationsaufwand mit sich: Wartung, Updates, Benutzerverwaltung und Betrieb lasten auf der IT-Abteilung. Der Einsatz lohnt sich meist nur in größeren Unternehmen mit entsprechendem Ressourcenbudget.

Alternativ gibt es SaaS-Lösungen mit sicheren Upload-Portalen. Sie funktionieren aus technischer Sicht einwandfrei, verlangen jedoch ein aktives Umdenken seitens der Mitarbeiter. Die Nutzer müssen entscheiden, wann sie ein separates Portal verwenden, die Datei dort hochladen und den Link manuell versenden. Für viele bedeutet das zusätzlichen Aufwand, den man lieber vermeidet – insbesondere unter Zeitdruck oder bei wiederkehrenden Aufgaben.

Nahtlose Integration in die E-Mail-Kommunikation

Moderne Secure-E-Mail-Gateways bieten heute eine deutlich praktikablere Lösung: Sie integrieren den Versand großer Dateien direkt in die gewohnte E-Mail-Nutzung. Die Idee ist so einfach wie wirkungsvoll: Der Mitarbeiter schreibt wie gewohnt seine Nachricht, hängt die Dateien an und klickt auf »Senden«. Im Hintergrund prüft das System, ob die Nachricht samt Anhang noch innerhalb der zulässigen Größenbeschränkung liegt. Ist das nicht der Fall, wird der Versandprozess automatisch in eine alternative, sichere Zustellmethode überführt, ohne dass der Anwender selbst eingreifen muss.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Zugriff auf die Inhalte über eine geschützte Weboberfläche. Der Download erfolgt verschlüsselt und nachvollziehbar. Auch Antworten oder Rückfragen können über denselben sicheren Kanal übermittelt werden. Für den Absender ändert sich hierbei nichts – weder im Prozess noch in der Benutzeroberfläche. »Send and forget« wird zur neuen Realität, ohne Schatten-IT, ohne Schulungsbedarf.

Sicherheitsbewusstsein durch Nutzerfreundlichkeit stärken

Erfahrungen zeigen: Nur Lösungen, die so einfach sind wie die unsicheren Alternativen, setzen sich nachhaltig durch. Wenn der sichere Versandweg kein Umweg, sondern die Standardlösung ist, verringert sich die Versuchung, externe Dienste zu nutzen. Zudem wird die IT-Abteilung entlastet: Es müssen keine Einzelfälle mehr begleitet oder problematische Nutzergewohnheiten korrigiert werden – das System entscheidet automatisch, wann welcher Versandweg sinnvoll und sicher ist.

Viele Sicherheitsvorfälle in Unternehmen lassen sich auf menschliches Fehlverhalten oder unsichere Workarounds zurückführen. Deshalb ist es entscheidend, Lösungen so zu gestalten, dass sie nicht nur sicher, sondern auch alltagstauglich sind. Eine tief in die bestehende E-Mail-Infrastruktur integrierte Lösung empfindet der Nutzer als vertrauenswürdig. Er muss sich an keine neue Umgebung gewöhnen. Das reduziert die Hemmschwelle und fördert die Akzeptanz.

Compliance, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz inklusive

Ein weiterer Vorteil integrierter Lösungen: Der gesamte Datei-Transfer bleibt im Verantwortungsbereich des Unternehmens. Zugriffskontrollen, Protokollierung, Ablaufdaten für Downloads oder der Schutz vor unbefugter Weiterleitung sind zentral konfigurierbar. Das schafft Rechtssicherheit – gerade im Hinblick auf Vorgaben wie DSGVO, ISO 27001 oder branchenspezifische Compliance-Regelwerke.

Hinzu kommen wachsende Anforderungen durch Regularien wie NIS2, KRITIS oder branchenspezifische Auflagen im Gesundheits- und Versicherungswesen. Unternehmen müssen nicht nur den Schutz sensibler Daten gewährleisten, sondern auch dokumentieren, wer wann auf welche Informationen Zugriff hatte. Ein sicheres E-Mail-Gateway mit integriertem Large File Transfer erfüllt genau diese Anforderungen – automatisiert, nachvollziehbar und revisionssicher.

Schatten-IT ist ein Symptom, nicht die Ursache

Wenn Mitarbeiter Schatten-IT nutzen, tun sie das nicht aus böser Absicht – sondern weil die offiziellen Prozesse zu kompliziert, zu langsam oder schlicht nicht vorhanden sind. Die Lösung liegt nicht im Verbot, sondern in der Bereitstellung von akzeptablen Alternativen, die intuitiv, sicher und effizient sind. Der intelligente Versand großer Dateien über ein integriertes E-Mail-Gateway ist ein entscheidender Schritt in diese Richtung.

Wer Schatten-IT vermeiden will, muss echte Usability mit Sicherheit verbinden, und das am besten dort, wo die Kommunikation im Arbeitsalltag beginnt: im E-Mail-Postfach. LFT-Lösungen für den Versand großer Dateien ermöglichen genau das. Sie sind nicht nur ein technisches Hilfsmittel, sondern ein strategisches Element moderner Sicherheitsarchitekturen. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einfache und sichere Werkzeuge zur Verfügung stellen, schaffen nicht nur Vertrauen – sie senken auch das Risiko und erhöhen gleichzeitig ihre digitale Resilienz.

Quelle: SEPPmail

Günter Esch, Geschäftsführer SEPPmail – Deutschland GmbH

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