Illustration Absmeier foto freepik

Ab dem 1. Januar 2025 veränderte sich der Rechnungsaustausch im B2B-Sektor grundlegend. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein Teil des digitalen Transformationsprozesses, den das Bundesfinanzministerium im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorantreibt. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das, dass sie gezwungen sind, ihre Prozesse zeitnah an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen.

Neue Rahmenbedingungen ab 2025

Künftig gilt die strukturierte, elektronische Rechnung als Standard im B2B-Bereich; der Vorrang der bisher gängigen Papierrechnung entfällt. Im Übergangszeitraum bis Ende 2026 sind papierbasierte oder PDF-Rechnungen zwar noch zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2028 besteht für nahezu alle Unternehmen die Pflicht zur strukturierten, elektronischen Rechnung. Die Anforderungen orientieren sich an der EU-Norm EN 16931 und betreffen das Format, den Inhalt, die Übertragung und die korrekte Archivierung gleichermaßen.

Technische Formate und Umsetzungshilfen

Zu den zulässigen Formaten zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X). Das Besondere an diesen Formaten ist, dass die Rechnungen (auch) in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen und eine automatisierte Verarbeitung erlauben. Der Versand per E-Mail bleibt zulässig, insofern Unternehmen auf ebendiese Art strukturierte Datenformate versenden. Organisationen, die ihre Prozesse entsprechend anpassen möchten, finden bei professionellen Anbietern passende Softwarelösungen.

Betriebliche Abläufe sind so anzupassen, dass sie den neuen rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen. Dabei ist zu beachten, dass die Einführung strukturierter Formate interne Prozesse grundlegend verändert, zum Beispiel im Bereich der Rechnungsprüfung oder der rechtssicheren digitalen Archivierung.

Umsetzung in der Praxis

Eine rechtzeitige Vorbereitung erfordert klare Zuständigkeiten, angepasste Systeme und smarte Abläufe. Vor allem kleinere IT-Abteilungen sollten hier systematisch vorgehen. Dazu zählt unter anderem die Prüfung der bestehenden Rechnungssoftware, die Vorbereitung interner Workflows auf strukturierte Eingangsrechnungen und die Abstimmung mit externen Partnern wie Steuerberatern oder Softwaredienstleistern.

Die verpflichtende Umstellung lässt sich auch als Ausgangspunkt für weitere Automatisierungen nutzen. So wird die Digitalisierung des Rechnungswesens zu einem wesentlichen Element zukunftssicherer Finanzprozesse. Unternehmen sollten einem strukturierten Maßnahmenkatalog folgen, sodass die wichtigsten operativen Handlungsfelder schon vorab identifiziert sind. Dabei ist es notwendig,

Systeme und Buchhaltungsprozesse auf E-Rechnungsfähigkeit zu prüfen.
Standardisierte XML-Formate, Übertragungswege und Archivierung abzubilden.
IT-Schnittstellen, ERP-Anbindung und die Verwaltung von Rechten einzuplanen.
Prozesse für Eingangs- und Ausgangsrechnungen neu zu definieren.
Verantwortlichkeiten zwischen Management, IT und Buchhaltung zu klären.

Digitale Potenziale erkennen

Neben der gesetzlichen Verpflichtung bietet die Einführung der E-Rechnung die Chance, bestehende Prozesse zu verschlanken und digitale Workflows zu etablieren. Die automatisierte Prüfung und Archivierung elektronischer Rechnungen reduzieren die Fehleranfälligkeit und den personellen Aufwand im Tagesgeschäft.

Mittelständische Unternehmen erstellen und versenden ihre elektronischen Rechnungen künftig primär direkt aus dem ERP-System oder setzen diese via EDI mit automatischem Datenaustausch um. Grundsätzlich gibt es bei E-Rechnungen somit zwei grundlegende Vorgehensweisen, die je nach Ausgangslage empfehlenswert sind. Dabei sind die technische Umsetzung, aber auch die organisatorischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf ausschlaggebend.

Die strategische Bedeutung elektronischer Rechnungen zeigt sich insbesondere bei einem wachsenden Belegvolumen, komplexeren Freigabeprozessen und einer zunehmenden Integration mit Finanzdienstleistern. Unternehmen, die frühzeitig standardisierte Prozesse aufbauen, verzeichnen später spürbare Effizienzgewinne. Weitere Vorteile der Umstellung auf E-Rechnungen sind

automatisierte Bearbeitungs- und Prüfprozesse
verkürzte Durchlaufzeiten und geringere Fehlerquoten
Einsparungen bei Arbeitszeit, Material, Porto und Lagerfläche
verbesserte Datenqualität und Auswertbarkeit für das Controlling

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist also mehr als nur ein reines Pflichtthema. Richtig umgesetzt, wird sie idealerweise zum Motor einer nachhaltigen Digitalisierung der betrieblichen Abläufe im Mittelstand.

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