Bis zum Jahresende dürfte noch das eine oder andere Unternehmen ins Schwitzen geraten: Grund dafür sind umsatzsteuerliche Regelungen im Wachstumschancengesetz. Ihnen zufolge müssen Firmen jeder Größe ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Höchste Zeit also, aktiv zu werden und für den technologischen Unterbau beziehungsweise die erforderlichen Projektstrukturen zu sorgen.

Weitverbreitet ist bei dem Thema noch immer die Annahme, die Gesetzesänderung beziehe sich auf die Versandart und schließe Papierrechnungen aus. Doch weit gefehlt: Es geht um das Versandformat. Denn bei der E-Rechnung handelt es sich um ein eigenes Datenformat, das sich – ungleich bisher gängiger digitaler Formate – nicht optisch auslesen lässt, sondern maschinenlesbar ist und verschlüsselt eingeht. Das Portable Document Format (PDF) scheidet daher aus.

Für Unternehmen, die mit Behörden auf Bundesebene zu tun haben, ist dies schon gelebter Alltag. Hier gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Die Bundesländer setzen die E-Rechnung in eigener Kompetenz um. Jetzt zieht der B2B-Bereich nach. Hintergrund ist die im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission geplante Einführung eines elektronischen Meldesystems, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.

Die Ausweitung auf den B2B-Bereich ist ein logischer Schritt auf dem Weg in eine durchgängig digitale Arbeitswelt und treibt den technologischen Fortschritt voran. Der Mensch verliert zwar seine Möglichkeit einer Sichtprüfung, dafür sind E-Rechnungen weniger fehleranfällig. Überdies stellen sie neben einer eindeutigen Herkunft sicher, dass der Inhalt nach dem Versand unveränderbar ist.

Die Fristen im Überblick. Wie erwähnt, sind Bundes- und Landeseinrichtungen bereits seit 2020 im Boot. Die nächsten beiden Schritte folgen Anfang 2025 beziehungsweise 2027: Mit Stichtag 1.1.2025 müssen Unternehmen aller Branchen und Größen technisch in der Lage sein, E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. »Ungefragt« versendet werden dürfen ab 2025 also nur noch E-Rechnungen. Nach einer Übergangsphase ist dann spätestens ab dem 1.1.2027 – beziehungsweise dem 1.1.2028 für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz – der Rechnungsversand im E-Format verpflichtend. Ausnahmen sind nur bei Kleinbetragsrechnungen von unter 250 Euro vorgesehen. Die Regelung kommt zum Tragen, wenn sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Es ist davon auszugehen, dass größere Unternehmen und Konzerne schnell und ersatzlos umstellen. Denn zwei Prozesse parallel laufen zu haben, bedeutet unnötigen Mehraufwand und höhere Kosten.

Was macht eine E-Rechnung aus? Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Diese Anforderungen erfüllt etwa die XRechnung. Aber auch das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 ist geeignet und mit Einschränkungen auch das -derzeit beliebte EDI-Format. Papierrechnungen sowie sonstige elektronisch versandte Rechnungen inklusive des weitverbreiteten PDF sind dann nicht mehr zulässig. Der Gesetzgeber hat hier eine Übergangsphase bis Ende 2027 eingeräumt – jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers!

Unberührt von diesen Neuregelungen bleiben selbstverständlich die Vorschriften zur Aufbewahrung und Verarbeitung der Rechnungen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie weitere Regelungen zum Umgang mit sensiblen Daten haben weiterhin Gültigkeit.

Ein ECM-System als »Schweizer Taschenmesser« zur ganzheitlichen Digitalisierung. Kleinunternehmer und Mittelständler stehen sicherlich unter Handlungsdruck. (Cloudbasierte) Tools für das Rechnungsmanagement tun hier zweifelsfrei ihren Job. Dabei handelt es sich jedoch um Insellösungen, die das Problem isoliert betrachten. Es stellt sich daher die Frage, ob die Umstellung nicht vielmehr eine Chance ist, bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen einen ganzheitlichen nächsten Schritt zu gehen. Hierfür bieten sich Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) wie die ELO ECM Suite an, mit Hilfe derer sich nicht nur der Rechnungseingang und -ausgang, sondern alle zentralen Geschäftsbereiche sinnvoll digitalisieren lassen.

Die Verarbeitung von E-Rechnungen unter Einbeziehung eines Enterprise-Content-Management-Systems.

ECM-Systeme verfügen über ein zentrales Repository für Daten und Dokumente und sorgen für deren rechtskonforme Archivierung. Zudem lassen sich damit nicht nur Buchhaltungsprozesse, sondern auch Abläufe in anderen Abteilungen – wie dem Personalwesen, der Rechtsabteilung, dem Einkauf oder dem Vertrieb – digital abbilden. Die abteilungs- und standortübergreifende digitale Arbeitsweise spart Zeit, verhindert Medienbrüche und damit Fehler. Zugleich steigert sie die Produktivität. Datensilos gehören der Vergangenheit an. Außerdem werden gesetzliche Vorgaben rund um die Aufbewahrungs-, Nachweis- und Informationspflicht unkompliziert eingehalten.

Rechnungseingang als idealer Startpunkt. Gerade am Rechnungseingang lassen sich dem ECM-Hersteller ELO Digital Office zufolge die Vorteile eines ECM-Systems in puncto Zeitgewinn und Effizienz rasch ausspielen: »Skontofristen verfallen nicht, denn die Anwender können Abzüge rechtzeitig vornehmen und ihre Kosten entsprechend senken«, betont ELO Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach. Dafür werden die Rechnungen direkt bei ihrem Eingang digital erfasst, ins System übertragen und per Workflow weitergeleitet. So kann der Mitarbeiter, der die Bestellung ausgelöst hat, die Rechnung direkt prüfen und gleich zur Gegenprüfung oder Freigabe weitersenden. Dies funktioniert selbstverständlich ortsunabhängig – ob aus dem Homeoffice, dem Gebäudetrakt nebenan oder der Niederlassung Hunderte von Kilometern entfernt.

Zudem sind weitere Abteilungen oder die Geschäftsführung stets über den aktuellen Stand im Bilde und können bei Bedarf intervenieren. Hat die Rechnung alle Prozesse durchlaufen, wird sie im Repository abgelegt. Die Volltextsuche zaubert sie bei Bedarf in Sekundenschnelle auf den Bildschirm.

Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kann dazu beitragen, Unternehmen zu stärken. Lösen diese das Thema nicht einfach durch die Einführung eines weiteren Tools, sondern etablieren ganzheitliche digitale Prozesse, eröffnet sich ihnen ein erhebliches Potenzial für Wettbewerbsvorteile zugunsten der Zukunftsfähigkeit.

Sabina Merk

Illustration: © Alphaspirit | Dreamstime.com

145 Artikel zu „E-Rechnung“

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25. Juni 2024

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