Illustration Absmeier foto freepik

Deutsche KMU bilden innerhalb der EU das Schlusslicht bei der Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung. Das ist ein Ergebnis der Studie »Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft« von Sage [1]. In Deutschland haben lediglich 4 Prozent der KMU die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen eingeführt, ein drastischer Unterschied zu 21 Prozent der belgischen KMU, die die Spitzenposition innerhalb der EU einnehmen.

»Die elektronische Rechnungsstellung ist vielleicht die digitale Technologie mit dem größten unmittelbaren Nutzen«, kommentiert Christian Mehrtens, Geschäftsführer der Landesgesellschaften in der Region Central Europe bei Sage. »Daher ist es bedauerlich, dass deutsche KMU sich so zurückhalten. Elektronische Rechnungsstellung bietet nicht allein signifikante Einsparungen, sondern auch viele Vorteile, die so mancher nicht bedenkt und auch deshalb zögert. So sorgt die Technologie beispielsweise ebenso für erhöhte Produktivität und finanzielle Stabilität für KMU wie sie Sicherheit und Betrugsprävention verbessert. KMU verzichten nicht unbedingt aus Unwillen oder Unkenntnis auf diese Vorteile. Häufig fehlt es an den nötigen Rahmenbedingungen. Deshalb appellieren wir an die europäische Politik, ein technologiefreundliches Umfeld zu schaffen, das die nahtlose Integration der elektronischen Rechnungsstellung unterstützt.«

Signifikantes Einsparpotenzial

Für die Studie wurden mehr als 9.000 KMU mit 1 bis 999 Mitarbeitern aus sechs EU-Mitgliedsstaaten (Deutschland, Frankreich, Irland, Portugal, Spanien und Belgien) befragt. Dabei zeigte sich, dass Unternehmen mit 250 bis 999 Mitarbeitern durch Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Durchschnitt jährlich nahezu 50.000 Euro eingespart haben. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern erreichten Kostenreduzierungen über 34.000 Euro und kleine Unternehmen kamen immerhin auf 13.500 Euro.

Weniger offensichtliche Vorzüge

Die schnellere Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen ist der meistgenannte Vorteil durch Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. 57 Prozent der Studienteilnehmer berichten von diesen Verbesserungen. Kostenreduktionen erreichten KMU u.a. durch Einsparungen bei Papier, Drucken und Porto. Die Studie belegt auch viele Vorzüge der elektronischen Rechnungsstellung, die in der öffentlichen Debatte um diese Technologie bisher wenig Beachtung fanden. So verbesserten 27 Prozent der Studienteilnehmer, die die elektronische Rechnungsstellung bereits nutzen, ihre Reputation und steigerten das Vertrauen der Konsumenten. 26 Prozent berichten von einem minimierten Betrugsrisiko und 23 Prozent von automatisierten Steuererklärungen mit weniger Fehlern.

Die elektronische Rechnungsstellung verbessert auch die Beziehung der Unternehmen untereinander. 61 Prozent berichten von einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit dank elektronischer Rechnungsstellung und 55 Prozent von einer schnelleren Lösung bei Rückfragen und Streitfällen.

Vorher-/Nachher-Vergleich

Die Studie zeigt zwar einerseits, dass die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für KMU nicht ohne Herausforderungen ist, andererseits aber auch, dass sie diese falsch einschätzen. So gingen 40 Prozent der Studienteilnehmer vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung davon aus, dass die Integration mit ihren bestehenden ERP/Buchhaltungssystemen zur Herausforderung würde. Nach der Einführung mussten 55 Prozent diese Herausforderung konstatieren. Umgekehrt ist das Verhältnis bei der Herausforderung, die die meisten KMU vor Projektbeginn erwarteten: 44 Prozent gingen davon aus, dass die Interaktion mit Unternehmen schwierig würde, die die elektronische Rechnungsstellung nicht eingeführt haben. Später erwies sich die Sorge für 11 Prozent als unnötig: Nur 33 Prozent erlebten tatsächlich Herausforderungen bei der Interaktion mit Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung noch nicht eingeführt haben.

Technologiefolgen

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung führt häufig auch zu weiteren technologischen Optimierungen. So sind 45 Prozent der Studienteilnehmer in der Folge auf eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware umgestiegen. 40 Prozent haben ein automatisiertes Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltungssystem implementiert. Ebenfalls 40 Prozent nutzen jetzt finanzielle Echtzeit-Reporting-Tools als Folge ihrer Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. 28 Prozent haben eine Datenanalyseplattform eingeführt, und 22 Prozent nutzen KI für finanzielle Aufgaben, beispielsweise Betrugserkennung und -vermeidung.

[1] Sage, ein Anbieter spezifischer KMU-Lösungen für Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement und Gehaltsabrechnung, führte im April 2024 zwei Umfragen unter 9.701 Unternehmen mit 1 bis 999 Mitarbeitern durch. Befragt wurden dabei Unternehmen aus sieben europäischen Märkten (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Portugal, Spanien und Belgien) mit geringer Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung sowie Australien, Finnland und Singapur mit hoher Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung. Die Ergebnisse wurden auf Grundlage der letzten verfügbaren Unternehmenszählung in jedem Markt gewichtet. Strand Partners ist Mitglied des British Polling Council und alle Daten wurden nach dessen Regeln erhoben.

Die vollständige Studie mit dem Titel »Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft« steht hier zum Download zur Verfügung: https://www.sage.com/de-de/news/studien-und-trends/

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