Digitale Verwaltung – Elektronische Akten statt Aktenberge

In Ellwangen verbindet sich altehrwürdige Architektur mit zukunftsweisendem Verwaltungshandeln. Das moderne Mittelzentrum in Baden-Württemberg setzt seit dem Jahr 2017 auf automatisierte Geschäftsprozesse und eine digitale Aktenführung auf der Basis einer Software für Enterprise-Content-Management (ECM). Ziel war, Dokumente und Informationen frei von Medienbrüchen zu verarbeiten und eine ganzheitliche Sicht auf die Akten zu erhalten.

In der mit mehr als 25 000 Einwohnern drittgrößten Kommune im Ostalbkreis hat die Verbindung zwischen kulturgeschichtlichem Erbe und moderner Infrastruktur immer schon eine entscheidende Rolle gespielt. Ellwangen hat mit der Basilika aus der Spätromantik, einem weitläufigen Renaissance-Schloss und einer barocken Wallfahrtskirche auf dem Schönenberg viel zu bieten. Doch damit nicht genug: Zahlreiche mittelständische Firmen und Großbetriebe haben sich dort angesiedelt und zum wirtschaftlichen Erfolg beigetragen. 

Auch die jüngsten Entwicklungen zeugen von großer Innovationskraft. Die Stadt bietet bereits heute kostenloses Internet im Innenstadtbereich. Zudem wurde Ellwangen 2018 als »Fairtrade Town« ausgezeichnet. Und im Jahr 2026 wird die Stadt an der Jagst Ausrichter der Landesgartenschau.

Gute Ideen wurden in Ellwangen also immer gerne aufgegriffen und in die Tat umgesetzt. Da ist es beinahe schon selbstverständlich, dass die Stadt auch beim Thema »Digitale Verwaltung« Vorreiter sein wollte. 

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Digitales Verwaltungshandeln als Investition in die Zukunft. Der Startschuss für dieses Vorhaben fiel im Jahr 2017. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Verfahren war es der Stadtverwaltung besonders wichtig eine Lösung zu finden, die sich einfach in die in der Behörde bereits eingesetzten Drittsysteme integrieren ließ. 

»Zu unseren wichtigsten Vorgaben gehörten dabei zum einen die Einführung eines elektronischen Aktenplans sowie die Digitalisierung und automatische Weiterverarbeitung der Posteingänge. Zum anderen legten wir aber auch auf die Möglichkeit Wert, E-Mails direkt aus der elektronischen Akte heraus zu erstellen und zu verarbeiten«, berichtet Franziska Schillerwein, Leitung Organisation/Projektleitung bei der Stadt Ellwangen.

Im Zuge des Ausschreibungsverfahrens konnte die elektronische Akte von ELO Digital Office punkten. Für die Entscheidung zugunsten der ECM-Suite ELOenterprise in Kombination mit der Business Solution ELO Public Sector sprachen vor allem deren Flexibilität und die intuitive Bedienbarkeit. Weitere Faktoren waren das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die Möglichkeit, eine spezielle Kommunalverwaltungslizenz ohne Anwenderbegrenzung zu erwerben. 

Mit der Einführung der E-Akte wurde der ELO Business Partner n-komm aus Karlsruhe beauftragt, der auf das Thema rechtskonformes Arbeiten für die öffentliche Verwaltung in Kommunen spezialisiert ist. Die Implementierung der ECM-Suite startete im April 2017 und konnte nach drei Monaten abgeschlossen werden. Die auf Best-Practice-Ansätzen basierende Business Solution war sofort einsatzfähig. Seither profitieren die Bereiche Bildung und Soziales, das Organisationsamt, die IT-Abteilung sowie das Kulturamt von der digitalen Arbeitsweise. »Das Projektteam hat sich rasch im Umgang mit dem neuen System vertraut gemacht und möchte dessen Vorteile heute nicht mehr missen«, ergänzt Franziska Schillerwein.

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Digitale Aktenführung erfolgreich integriert. Bereits direkt bei der Einführung der E-Akte zeigte sich der Mehrwert der Business Solution, denn sie ließ sich perfekt in die vorhandenen Strukturen des kommunalen Aktenplans integrieren. Benutzer können elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anlegen und diese nach fachlichen Kriterien weiter strukturieren. Zudem besteht nun die Möglichkeit Dokumente, Rechnungen und Belege direkt beim Posteingang mit Hilfe der ECM-Suite zu digitalisieren und automatisch der zugehörigen E-Akte zuzuweisen.

Die Prozesse und Geschäftsgänge in den verschiedenen Fachabteilungen werden mit Hilfe des in die ECM-Suite integrierten Workflows automatisiert gesteuert. »Besonders wichtig war uns hierbei, dass sich bereits bestehende Prozesse und vorhandene Dokumentenvorlagen einfach in die E-Akte einbinden ließen«, so die Projektleiterin. Damit gehören Medienbrüche der Vergangenheit an, alle relevanten Dokumente und Informationen werden zentral in der E-Akte vorgehalten.

Schriftgutverarbeitung direkt in ELO. Um E-Mails und anderes Schriftgut direkt in der E-Akte erstellen und verarbeiten zu können, wurde diese mit dem eigens von n-komm entwickelten Tool für Schriftgutmanagement gekoppelt. Damit können die Mitarbeiter in der Stadtverwaltung nun zum Beispiel Serienbriefe in Microsoft Word direkt aus der E-Akte heraus erstellen und versenden. So ist eine medienbruchfreie Verarbeitung sämtlicher Dokumente möglich. Die Nutzer der Business Solution erhalten auf diesem Wege erstmals eine ganzheitliche Sicht auf die gesamten Akten.

Fazit und Ausblick. Innerhalb kurzer Zeit hat die Stadt Ellwangen mit der E-Akte den Schritt in die elektronische Aktenverwaltung gemeistert. »Der große Erfolg des Projekts liegt im Wesentlichen in der gelungenen Teamarbeit und der guten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten begründet. Das fördert auch die Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern in unserer Behörde«, resümiert Franziska Schillerwein. »Nicht nur hat uns die E-Akte vollständig überzeugt, auch die kompetente Zusammenarbeit mit dem ELO Business Partner hat uns bei der Stadtverwaltung begeistert.« 

Aufgrund der positiven Erfahrungen setzt die Stadt Ellwangen gemeinsam mit n-komm auf weitere Teilprojekte: Die Projektbeteiligten arbeiten gerade mit Hochdruck an der Einführung der E-Rechnung. Im nächsten Schritt erfolgt die Einführung einer digitalen Personalakte auf Basis der Business Solution ELO HR Personnel File. Ein weiterer Beweis also für die Innovationsfreude der Stadt an der Jagst, die Leistungsstärke und Flexibilität der ECM-Lösung sowie für die gute Zusammenarbeit mit den IT-Spezialisten.

 

 



Stephan Buckenmaier, Kommunikation & PR,
ELO Digital Office

 

Illustration: © Grinbox/shutterstock.com

 

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