Vendor und Contract Management neu aufgestellt

E.ON Digital Technology setzt beim Lieferantenmanagement auf Agilität.

Mit agilen Methoden hat die Digitaltochter des E.ON-Konzerns nicht nur die Kommunikation mit Lieferanten effizienter und transparenter gemacht, sondern auch die interne Zusammenarbeit verbessert. Dabei setzte das Unternehmen auf einen Partner auf Augenhöhe: das auf Netzindustrie spezialisierte Beratungshaus m3 der msg-Gruppe.

E.ON Digital Technology (EDT) steuert und implementiert mit rund 1.500 Mitarbeitern unternehmensweit die digitale Transformation des Energiekonzerns E.ON SE. Die Tochtergesellschaft stellt für die gesamte E.ON-Gruppe die technischen Plattformen für die internationalen Geschäftsaktivitäten zur Verfügung. Um diese Aufgabe zur erfüllen, arbeitet EDT eng mit Providern und anderen Dienstleistern digitaler Services zusammen. Bis vor zwei Jahren war das Vendor und Contract Management dieser Lieferanten allerdings wenig standardisiert. »Aufgrund der Zusammenlegung mehrerer Bereiche gab es weder feste Rollendefinitionen noch eine einheitliche Herangehensweise«, erinnert sich Sebastian Engelke, Abteilungsleiter Vendor und Contract Management bei der E.ON Digital Technology GmbH, »das machte den Informationsaustausch innerhalb des Bereichs und die Kommunikation mit anderen Abteilungen schwierig und ineffizient.« Das Problem verschärfte sich, als im Zuge der digitalen Transformation eine zunehmende Zahl von Lieferanten zu managen war. »Bei zwei oder drei Vendoren waren die Reibungsverluste noch tolerierbar«, ergänzt Engelke, »je größer das Portfolio aber wurde, desto weniger konnten wir uns den zusätzlichen Aufwand leisten.« Hinzu kam, dass der Gesamtkonzern zunehmend auf virtuelle Teams mit wechselnden Mitgliedern setzt. »Wir brauchten möglichst standardisierte Rollen im Vendor und Contract Management, um sinnvoll in diesen Teams mitarbeiten zu können«, sagt Engelke.

Das Unternehmen entschloss sich daher Ende 2017, das Vendor und Contract Management auf eine neue Basis zu stellen. Ziel war es, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit den Vendoren effizienter und transparenter zu gestalten und gleichzeitig die Services, die EDT für die internen Kunden in der E.ON SE erbringt, zu verbessern. Die vorhandenen Strukturen innerhalb der Abteilung Vendor und Contract Management sollten aufgelöst werden, neue Rollen ein zukunftsfähiges und skalierbares Dienstleistermanagement ermöglichen.

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Agile Transformation von unten

Gemeinsam mit den Change-Experten der msg-Consulting-Tochter m3 entwickelte E.ON Digital Technology einen agilen Transformationsansatz, an dessen Umsetzung sich alle Mitarbeiter aus dem Bereich Vendor und Contract Management beteiligen konnten. »Wir haben den agilen Ansatz bewusst gewählt, um im Konzern auch als Vorbild und Multiplikator dienen zu können«, sagt Michael Kandel, Practice Lead Transformation & Change bei m3, »schließlich ist E.ON insgesamt auf dem Weg zu einer agilen Organisation, die Services und Kunden in den Mittelpunkt stellt.« In enger Kooperation erarbeiteten m3 und E.ON ein Zielbild, aus dem in Interviews und Abstimmungsmeetings die notwendigen Maßnahmen abgeleitet und in Form von User Stories auf Kanban-Boards festgehalten wurden. Die ca. 30 Mitarbeiter der Abteilung waren zu jedem Zeitpunkt über Status und Fortschritt informiert, konnten neue Ideen oder Änderungsvorschläge einbringen. »Es war uns wichtig, die Veränderung immer als Chance und nicht als Problem zu kommunizieren«, sagt Engelke. Das Transformationsteam, in dem jeder aus der Abteilung freiwillig mitarbeiten konnte, setzte die definierten Maßnahmen in dreiwöchigen Sprints um. »Regelmäßige Refinement Sessions sorgten dafür, dass die Anforderungen aller Beteiligten immer wieder adressiert und angemessen berücksichtigt wurden«, berichtet Kandel.

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Natürlich hat die Transformation auch ihre Herausforderungen. Die oft wechselnden Anforderungen aus dem Tagesgeschäft machten ein agiles Vorgehen nach dem Lehrbuch schwierig. »Wir mussten häufig nachsteuern«, sagt Engelke, »und etwa Sprints verschieben oder die Größe des Teams anpassen.« Die Doppelbelastung sei für die Team-Mitglieder in der Tat nicht leicht gewesen, erinnert sich Kandel: »Alle waren mit hoher Motivation dabei, aber der Spagat zwischen der operativen Arbeit und den Aufgaben im Transformationsteam hat doch manchen belastet.« Auch die Erwartungshaltungen ließen sich nicht immer erfüllen. »Wir hatten gehofft, dass der Prozess schneller geht, aber eine Veränderung der Kultur braucht einfach seine Zeit«, sagt Engelke. Kandel sieht darin eine der wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt: »Es genügt nicht, agile Prozesse einzuführen. Man muss den Kulturwandel aktiv und methodisch vorantreiben und die Veränderungen sichtbar machen.«

 

Klare Rollen, klare Ansprechpartner

Das Change-Projekt ging Mitte 2019 erfolgreich zu Ende. Das Ergebnis nach anderthalb Jahren Projektlaufzeit ist eine neue Struktur der Abteilung Vendor und Contract Management bei E.ON Digital Technology. Während vor der Umstrukturierung einzelne Mitarbeiter auf bestimmte Themenfelder wie Lizenzen oder Finanzen spezialisiert waren, betreut nun ein Ansprechpartner einen Vendor in allen Themengebieten. Zeitaufwändige Abstimmungen zwischen Team-Mitgliedern, wie sie vor dem Veränderungsprozess notwendig waren, sind damit weitgehend überflüssig geworden. Der »One-Face-to-the-Vendor-Ansatz« ermöglicht eine wesentlich bessere Steuerung der IT-Dienstleister als die alte themenspezifische Organisation. Auch die interne Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert, da es nun für jedes Anliegen einen klaren Ansprechpartner gibt.

Das agile Vorgehen hat sich trotz einiger Schwierigkeiten auf jeden Fall bewährt. »Ich habe selten ein Change-Projekt erlebt, das so viel Spaß gemacht hat, und in dem alle Beteiligten mit derart großem Engagement dabei waren«, sagt Michael Kandel von m3. »Die Chance selbst zu gestalten, hat die Mitarbeiter ausgesprochen stark motiviert«, bestätigt Engelke, »Veränderungsprozesse sind bei E.ON nichts Neues, aber es macht einen erheblichen Unterschied, ob sie von oben verordnet werden, oder ob sie selbst gestaltet werden können.« Laut Sebastian Engelke hat das Projekt sogar Strahlwirkung über die Abteilung hinaus: »Es ist ein Vorbildeffekt entstanden, der in alle Organisationsbereiche reicht.«

 

Informationen zu E.ON Digital Technology:
Die E.ON Digital Technology (EDT) steuert und implementiert mit rund 1.500 Mitarbeitern die konzernweite, digitale Transformation der E.ON SE, einem international agierenden, privaten Energieunternehmen, das sich auf Energienetze, Kundenlösungen und Erneuerbare Energien konzentriert. EDT stellt die technologischen Plattformen zur Unterstützung der internationalen Geschäftsaktivitäten der gesamten E.ON Gruppe. Der EDT-Hauptsitz ist in Hannover.
Informationen zum msg-Unternehmen m3:
m3 management consulting ist ein auf die Netzindustrie (u.a. Energiewirtschaft und Telekommunikation) fokussiertes Beratungshaus aus der msg-Unternehmensgruppe. m3 unterstützt renommierte europäische Unternehmen bei der Bewältigung ihrer zentralen Management-Herausforderungen und begleitet sie bei anspruchsvollen Transformationsprozessen.
Informationen zum msg-Unternehmen m3 bei E.ON Digital Technology:
m3 berät die E.ON Digital Technology seit 2009 in energiewirtschaftlichen und IT-Projekten mit den Schwerpunkten Prozess- und Organisationsentwicklung, Projektmanagement und Change Management. Seit 2015 unterstützt die m3 das Vendor und Contract Management der E.ON Digital Technology in der Weiterentwicklung der Sourcing-Strategie, Ausschreibungen sowie der kontinuierlichen Verbesserung von Organisation und Prozessen.

 

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