Was Unternehmen bei Lohnabrechnung und Buchhaltung beachten müssen.

Illustration: Absmeier, RobBrownAustralia

Zum Jahresbeginn treten traditionsgemäß neue Gesetze beziehungsweise Gesetzesänderungen in Kraft, die die Lohnabrechnung und Buchhaltung in Unternehmen betreffen. Im kommenden Jahr sind die Neuerungen besonders einschneidend – auch wegen der anhaltenden Covid-19-Pandemie. So geht Corona-bedingt das Kurzarbeitergeld in die Verlängerung. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung wegen fehlender Kinderbetreuung gilt 2021 ebenso weiter. Aber auch abseits der Pandemie-bedingten Maßnahmen stehen einige Änderungen an. Sage erklärt, worauf Unternehmen sich vorbereiten sollten.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den komplexesten Aufgabengebieten im Unternehmen – unter anderem deshalb, weil sie permanenten Änderungen unterliegt. Diese Neuerungen beim Thema Lohn und Gehalt sind für Unternehmen beim Jahreswechsel ins Jahr 2021 besonders relevant:

Verlängerung des Kurzarbeitergelds, Lohnfortzahlung für Eltern

Um wirtschaftliche Schwierigkeiten abzufedern, hat die Bundesregierung zu Beginn der Covid-19-Pandemie den Zugang zum Kurzarbeitergeld erleichtert und Unternehmen rückwirkend zum 1. März 2020 die Möglichkeit gegeben, die Wochenarbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Die Agentur für Arbeit gleicht den dadurch entstandenen Gehaltsverlust aus und übernimmt die Sozialversicherungskosten. Die ursprünglich auf 12 Monate befristete Regelung gilt nun auch noch für das nächste Jahr.

Auch der gesetzlich verankerte Anspruch auf Lohnfortzahlung wegen fehlender Kinderbetreuung wurde im Rahmen der Corona-Hilfsmaßnahmen eingeführt und gilt im neuen Jahr weiter: Eltern von Kindern unter 12 Jahren sowie von Kindern mit Behinderung zahlt der Arbeitgeber für bis zu 20 Wochen 67 Prozent ihres Verdienstausfalls, der Höchstbetrag liegt bei 2.016 Euro je vollem Monat. Die Kosten werden ihm anschließend von der zuständigen Landesbehörde erstattet. Was Unternehmen dabei beachten müssen: Die Anspruch auf Lohnfortzahlung kann rückwirkend zum 30. März 2020 geltend gemacht werden und ist damit auch für die Jahresmeldung 2020 relevant.

Darüber hinaus wird das Elterngeld ab dem kommenden Jahr angehoben. Mütter und Väter dürfen zudem künftig parallel zum Elterngeldbezug 32 Wochenstunden (bisher: 30) in Teilzeit arbeiten.

Deutlich höhere Freigrenzen für den »Soli«, Anhebung des Mindestlohns

Ab Januar 2021 werden die Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag deutlich angehoben – auf 16.956 Euro für Ledige und auf 33.912 Euro für Eheleute beziehungsweise Arbeitnehmer mit Steuerklasse 3. Dadurch entfällt der »Soli« für Arbeitnehmer, die bis zu 73.874 Euro brutto im Jahr verdienen, das entspricht rund 90 Prozent der Angestellten in Deutschland. Diese neuen Freigrenzen müssen Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung und dem monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es eine so genannte Milderungszone, in der der Solidaritätszuschlag nur anteilig fällig wird. Sie greift bei einem Jahresbrutto bis 109.451 Euro (Ledige) beziehungsweise 221.375 Euro (Verheiratete und Arbeitnehmer mit Steuerklasse 3). Nur wer mehr verdient, zahlt nach wie vor 5,5 Prozent seiner Einkommenssteuer.

Ab 2021 steigt zudem der Mindestlohn auf 9,50 Euro pro Stunde. Bestehende Arbeitsverträge müssen also entsprechend angepasst werden. Das gilt auch für Verträge mit geringfügig Beschäftigten, mit denen eine wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit vereinbart wurde. Die maximale Beschäftigungszeit für Minijobber liegt durch die Erhöhung des Mindestlohns ab 2021 bei 47,37 Stunden pro Monat.

Neben den Änderungen bei der Lohnabrechnung sollten sich Unternehmen auch mit den Terminen und Neuerungen in Bezug auf den Jahresabschluss vertraut machen. Das sind die wichtigsten Aufgaben und Pflichten für die Buchhaltung:

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die für 2021 schrittweise geplante Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bringt ebenfalls Veränderungen für Unternehmen mit sich. So wird die elektronische AU (eAU) den papiergebundenen Krankenschein vollständig ablösen, das heißt: Die Krankenkassen übermitteln Details wie Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit künftig elektronisch. Die bisher vorgeschriebene Vorlage der Bescheinigung durch den Arbeitnehmer entfällt, stattdessen ist der Arbeitgeber in der Holschuld. Wichtig zu wissen ist, dass die eAU auch für geringfügig Beschäftigte gelten wird. Für Unternehmen bedeutet das: Neu eingestellte Minijobber müssen ab 2021 ihre Krankenkasse angeben. Und: Für alle bestehenden Arbeitsverhältnisse muss diese Information nachgereicht werden.

Die Umsetzung der eAU erfolgt in zwei Schritten: Ab 1. Januar 2021 übermitteln die Ärzte die Daten elektronisch an die Krankenkassen. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse ab 2022 an die digitalen Abläufe anpassen. Es ist aber durchaus sinnvoll, schon jetzt damit zu beginnen. Das gilt vor allem für die Implementierung eines elektronischen Datenaustauschsystems, über das die eAU künftig abgerufen wird.

Förderung von E-Fahrzeugen

Bei der Anschaffung von Dienstwagen sollten Unternehmen im kommenden Jahr verstärkt auf Elektrofahrzeuge setzen. Denn hier profitieren Betriebe gleich in doppelter Hinsicht: Neben einer Prämie von 9.000 Euro für reine E-Autos und 6.750 Euro für Plug-In-Hybride können sie im Anschaffungsjahr Sonderabschreibungen von bis zu 50 Prozent des Kaufpreises geltend machen (§ 7c EStG).

»Mitarbeiter in der Lohnabrechnung und Buchhaltung müssen in der Lage sein, komplexe gesetzliche Bestimmungen zu berücksichtigen. Diese Aufgaben werden im kommenden Jahr herausfordernder, weil die bevorstehenden Gesetzesänderungen vergleichsweise massiv sind. Es ist daher wichtig, dass sich Verantwortliche rechtzeitig infomieren und sich auf die Neuerungen gezielt vorbereiten», sagt John Schultze, Head of Learning Services bei Sage. »Professionelle Softwarelösungen helfen darüber hinaus, diese Prozesse zu automatisieren. So haben Unternehmen den Jahreswechsel und -abschluss optimal im Griff und sind rechtlich immer auf dem neuesten Stand.«

6 Steuertipps für Unternehmen: Ab 2021 gelten neue Regelungen, von denen KMU profitieren

30. Dezember 2020

Zum Jahreswechsel 2020/2021 treten zahlreiche Steueränderungen in Kraft. Unternehmen können unter anderem von Sonderabschreibungen, einer Verlängerung der Frist für den Investitionsabzugsbetrag sowie von der pauschalierten Verlustverrechnung profitieren. Entlastung verspricht auch die »Sozialgarantie 21«. Dadurch können die Lohnnebenkosten auf nicht mehr als 40 Prozent steigen.

Viele Steueränderungen, die zum Jahreswechsel in Kraft treten, sollen die Wirtschaft in der Corona-Krise entlasten. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können die neuen Regelungen zu ihrem Vorteil nutzen.

Degressive Abschreibung und Investitionsabzugsbeträge als Investitionsanreiz nutzen
So hat die Bundesregierung die degressive Abschreibung (AfA) wegen der Pandemie für die Jahre 2020 und 2021 reaktiviert. Im Gegensatz zur linearen Abschreibung, bei der die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer verteilt werden, erfolgt die Abschreibung bei der degressiven Methode im ersten Jahr auf Grundlage der Anschaffungskosten. Anschließend gilt der Restbuchwert. Auf diese Weise können Unternehmen bis zu 25 Prozent – maximal das 2,5-fache der linearen Abschreibung – steuerlich geltend machen.
Zudem wurde die Investitionsfrist für die Inanspruchnahme von Investitionsabzugsbeträgen und Sonderabschreibungen nach § 7g EStG verlängert – und zwar von drei auf vier Jahre. Sie gilt für Investitionsabzugsbeträge, die 2017 beansprucht wurden und damit bei nicht getätigter Reinvestition genau während der Pandemie rückgängig gemacht werden müssten. Jetzt können Unternehmen Reinvestitionen für gebildete Abzugsbeträge aus 2017 ins Jahr 2021 verschieben.

Von E-Fahrzeugen mehrfach profitieren
Auch bei der Anschaffung von E-Autos können Unternehmen die degressive Abschreibung anwenden. Es gibt aber noch weitere Gründe, die für Fahrzeuge mit Elektroantrieb sprechen: Unternehmen profitieren hier von Sonderabschreibungen in Höhe von 50 Prozent des Anschaffungspreises. Sie erhalten zudem statt der bisherigen 3.000 Euro nun bis zu 9.000 Euro Prämie. Diese Regelungen gelten laut Jahressteuergesetz 2019 bis zum Jahr 2030. Für die richtige steuerliche Behandlung sowie für die Berechnung der Versteuerung eines Fahrzeugs oder überlassenden Dienstwagens ist es allerdings wichtig, Typ und Preis des betreffenden Wagens genau zu kennen. Neue Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis von bis zu 60.000 Euro sind seit 2020 in der Privatnutzung im Regelfall nur mit 0,25 % des Listenpreises zu versteuern. Für höherpreisige E-Autos und Hybrid-Firmenwagen mit aktuell mindestens 40 Kilometer rein elektrischer Reichweite gilt bei privater Nutzung weiterhin die Halbierung des Listenpreises.

Steuervorauszahlungen individuell anpassen
Wegen der Pandemie fällt es vielen Unternehmen schwer, ihre monatlichen beziehungsweise vierteljährlichen Steuervorauszahlungen zu erwirtschaften. Genau hier setzt der Corona-Schutzschild für Unternehmen an: Unternehmen bekommen zum einen bereits geleistete Steuervorauszahlungen erstattet. Sie können zum anderen aber auch künftige Steuervorauszahlungen unbürokratisch anpassen oder sich offene Steuerzahlungen zinsfrei stunden lassen.
Hat ein Unternehmen von diesen Maßnahmen bereits Gebrauch gemacht, muss es – je nach tatsächlicher Geschäftsentwicklung – im ersten Quartal 2021 mit Steuernachzahlungen rechnen. Erwartet der Betrieb dagegen einen Verlust für 2020, kann er die im Jahr 2019 geleisteten Steuervorauszahlungen auf Grundlage eines pauschal ermittelten Verlusts für 2020 erstattet bekommen.

Sozialgarantie »deckelt« SV-Beiträge bei maximal 40 Prozent
Doch nicht nur die Steuerschuld gehört zu den monatlichen Zahlungspflichten, auch die Sozialversicherungsbeiträge müssen abgeführt werden. Im Zuge der Corona-Pandemie sind die Belastungen der Sozialversicherungsträger allerdings stark gestiegen. Allein 2020 hatten sie einen Finanzbedarf von 5,3 Milliarden Euro. Um sowohl die Beschäftigten als auch die Unternehmen zu entlasten, hat die Bundesregierung eine sogenannte »Sozialgarantie 2021« gegeben. Das heißt: Die Lohnnebenkosten werden nicht über 40 Prozent steigen. Darüber hinausgehende Finanzbedarfe werden durch den Bundeshaushalt gedeckt. Diese Regelung schafft für Unternehmen Verlässlichkeit bei der Finanzplanung für das nächste Geschäftsjahr.

Verbesserte Forschungsförderung für KMU
Wer ausreichend personelle Ressourcen hat, sie aber aufgrund der aktuellen Auftragslage nicht voll auslasten kann, sollte sich in der nächsten Zeit stärker auf Forschungsprojekte konzentrieren. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung fördert entsprechende Vorhaben mit bis zu 500.000 Euro pro Unternehmen und Jahr. Auch Personalkosten gelten dabei als förderfähige Aufwendungen. Und: Seit 2020 werden FuE-Projekte sogar steuerlich gefördert.

Aktualisierte Regelungen zur E-Bilanz treten in Kraft
Bilanzierende Unternehmen müssen die Ergebnisse ihres Jahresabschlusses elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das dafür geltende Datenschema wird jährlich aktualisiert, so auch für 2021. Ab 1. Januar gelten wieder neue Taxonomien. Die wichtigste Änderung betrifft den steuerlichen Betriebsvermögensvergleich. Das Berichtsfeld war bisher freiwillig, wird künftig aber verpflichtend sein.

»Wegen der Corona-Krise wurde eine Reihe von Steuergesetzen zugunsten der Unternehmen geändert. Wer sich mit den neuen Regelungen auskennt, kann klare Vorteile daraus ziehen. Professionelle Softwarelösungen, die hinsichtlich aller steuergesetzlichen Regularien auf dem aktuellen Stand sind, bieten dabei wertvolle Unterstützung, das volle Potenzial in Sachen Abschreibungen und Co. auszuschöpfen«, sagt John Schultze, Head of Learning Services bei Sage.

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Mitarbeiter in Buchhaltung und Finanzwesen leiden am meisten unter zeitfressenden Aufgaben

28. März 2019

43 Prozent der Befragten kosten administrative Aufgaben zu viel Zeit. RPA befreit von eintönigen und zeitaufwändigen Prozessen. Rechnungsprüfungen und andere administrative Aufgaben im Büro gehören zu den unbeliebtesten und zeitintensivsten Arbeiten im Finanzwesen. Die deutschen RPA-Experten von Another Monday kommen jetzt gemeinsam mit den Meinungsforschern von YouGov zu dem Ergebnis: Mehr als jeder dritte…