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Papierbasierte Büro- und Verwaltungsprozesse hemmen die Digitalisierung des Mittelstands.

Wie steht es um die Digitalisierung deutscher Unternehmen? Sie schreitet strategisch und auf allen Ebenen voran. Trotzdem gibt es noch Lücken und Hürden, wie bei der elektronischen Rechnungsstellung und der Ablösung papierbasierter Geschäftsprozesse. Der Branchenverband Bitkom beleuchtet in seiner Studie »Digital Office Index 2024« den aktuellen Status [1]. Konica Minolta hat die Untersuchung als Partner unterstützt.

Die Digitalisierung deutscher Unternehmen nimmt Gestalt an. Acht von zehn Unternehmen verfolgen eine Digitalstrategie. Aber: In drei Viertel der über 1.100 befragten Unternehmen fehlen Beschäftigte mit den erforderlichen Kompetenzen.

Sorgenkind E-Rechnung

Obwohl sich gerade die Geschäftsbereiche Personal und Finanz-/Rechnungswesen im Vergleich zu der Erhebung von 2022 deutlich stärker digitalisieren konnten, erstellen nur etwas mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen E-Rechnungen (55 %). Und nur 45 % haben die Möglichkeit, diese zu empfangen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen hinken hinterher. Denn zwei Drittel der größeren Betriebe mit mehr als 500 Angestellten stellen bereits elektronische Rechnungen. Der Nachholbedarf bei KMUs in diesem Punkt ist kritisch – nicht zuletzt aus Compliance-Gründen. Ab Januar 2025 gilt nach dem Wachstumschancengesetz für den B2B-Handel die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung. Zwar hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen, jedoch sollte der Umstellungsaufwand für die Unternehmen nicht unterschätzt werden.

Interessante Unterschiede in puncto E-Rechnung zeigt auch der Branchenvergleich. Gerade einmal ein Drittel der Firmen der Automobilindustrie empfangen diese aktuell. Auch beim Versand von elektronischen Rechnungen liegen Maschinenbauer unter dem Durchschnitt (50 %). Gleiches gilt auch für die Transport- und Logistikbranche.

»Wir sehen am aktuellen Bitkom Digitalstatus sehr deutlich, wo deutsche Unternehmen Nachholbedarf haben«, erläutert Bernd Goger, Director IT von Konica Minolta. »Noch immer trudeln viel zu viele Rechnung mit der Briefpost ein und müssen aufwändig bearbeitet werden. Viele Prozesse sind noch nicht ausreichend automatisiert und digitalisiert. Gerade der Mittelstand benötigt eine reibungsarme Digitalisierung und die Abschaffung von unnötigen Papierbergen im Büro.«

Digitale Kommunikation: papierarme Büros weiter auf dem Vormarsch

Die gute Nachricht: Jedes siebte befragte deutsche Unternehmen arbeitet bereits komplett papierlos (15 %) und weitere 24 % arbeiten nur noch zu ca. 25 % papierbasiert. In der letzten Bitkom-Untersuchung 2022 hatten erst 8 % angegeben, Büro- und Verwaltungsprozesse vollständig digital abbilden zu können.

Diese positive Entwicklung darf jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass immer noch in 58 % aller Firmen in Deutschland mehr als die Hälfte der Geschäftsprozesse papierbasiert laufen. So verschickt beispielsweise jedes zehnte Unternehmen (13 %) Rechnungen an seine Lieferanten regelmäßig per Brief. Weitere 46 % nutzen diesen Kanal in Einzelfällen.

Dabei liegt das Festhalten am Medium »Papier« nicht so sehr am fehlenden Bewusstsein der Verantwortlichen, sondern vielmehr an der praktischen Umsetzbarkeit: Während fast 9 von 10 Unternehmen angeben, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen, gelingt dies aktuell gerade einmal zwei Dritteln.

Digitalisierungsfortschritte und -hürden

Die Studie zeigt allerdings auch, dass deutsche Unternehmen noch digitaler werden möchten. ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) sind bei mehr als 8 von 10 Firmen im Einsatz – Tendenz weiter steigend. Ebenso ausgeprägt sind digitale Lösungen zur Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Inhalte. So digitalisieren bereits mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen ihren Papiereingang (54 %). Gerade die Buchhaltung sowie die HR-Abteilung sind im Unternehmen führend, wenn es um die Digitalisierung ihrer Prozesse geht.

Allerdings gibt es auch Stolpersteine: Jeweils drei Viertel der Befragten geben an, dass die Kosten für Digitalisierung und der Mangel an qualifiziertem Personal entscheidende Hürden auf ihrem Digitalisierungsweg darstellen. Und mehr als der Hälfte (56 %) fehlt es an externer Beratung.

»Das Digitalisierungsklima in Deutschland ist positiv – das zeigt die Studie sehr deutlich. Allerdings muss gerade dem Mittelstand geholfen werden, seine Transformationsstrategien umzusetzen. Kostenoptimierte Cloud-Lösungen oder die Möglichkeit, innovative und erprobte IT-Dienste über Managed Service Provider zu nutzen, unterstützen Firmen dabei, Fachkräftemangel und hohe Kosten zu umgehen«, resümiert Joerg Hartmann, Geschäftsführer Konica Minolta Deutschland und Österreich.

Gerade wenn es um eine zeitnahe Umsetzung der E-Rechnungspflicht geht, sollten Unternehmen auf die Expertise von geeigneten IT-Partnern wie Konica Minolta zurückgreifen. Deren Expertise hilft, noch rechtzeitig einen Schnellstart in Richtung elektronische Rechnung hinzulegen.

[1] Für die Studie zur Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen hat der Bitkom gerade 1.103 Geschäftsführer und weitere CxOs aus Unternehmen mit über 20 Mitarbeitenden befragt. Die Studie wurde auch bereits 2022, 20, 18 und 16 durchgeführt.

Die vollständige Studie können Sie hier herunterladen. https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-09/bitkom-studie-digital-office-index-2024.pdf

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