Illustration Absmeier foto freepik

Die Verarbeitung von E-Rechnungen steht aktuell in vielen Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. Wichtig ist dabei, dass die Bedienfreundlichkeit bei der Einführung der E-Rechnung nicht vergessen wird. Ein einheitlicher Sichtbeleg baut eine Brücke zu den Menschen im Prozess.

Auch wenn der Fokus bei der E-Rechnung auf der Automatisierung von Prozessen liegt, bleibt es in der Praxis für all die Fälle, wo die Dunkelverarbeitung nicht gewollt oder möglich ist, bei einer manuellen Prüfung und Freigabe von Rechnungen durch Menschen. Dieser Aspekt darf bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht nicht vernachlässigt werden, sonst drohen Effizienzverluste und schlimmstenfalls sogar wirtschaftliche Schäden.

Vielzahl an Standards überfordert die Nutzenden

Leider erzeugt die Vielzahl an E-Invoicing-Standards im nationalen und internationalen Rechnungsverkehr auch beim Thema Sichtbeleg Probleme. Die unterschiedlichen E-Rechnungsformate kommen teilweise – wie bei ZUGFeRD – mit einer klassischen beleghaften Darstellung der Rechnung als PDF teilweise aber auch ohne – wie bei der deutschen XRechnung oder der italienischen Fattura PA.

Als Empfänger stehen Unternehmen daher vor drei wesentlichen Herausforderungen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen.

Erstens ist es ohne einen Sichtbeleg – wie bei XRechnung oder Fattura PA – für die Mitarbeitenden beim Empfänger schwierig, eine inhaltliche Prüfung und Freigabe einer Rechnung durchzuführen. Das maschinenlesbare XML-Format der E-Rechnung ist dafür wenig geeignet, zudem wollen Menschen Rechnungsbelege in der für sie bekannten Form als Beleg zur Prüfung bekommen.

Zweitens unterscheiden sich die ggf. mitgelieferten Sichtbelege in der Regel in Aufbereitung, Gestaltung und Layout jeweils deutlich voneinander und sind oft unübersichtlich. Die User müssen somit immer wieder das jeweilige Rechnungslayout verstehen und die relevanten Informationen zur Prüfung entsprechend suchen – ein nicht zu unterschätzender Aufwand.

Drittens ist ein ggf. mitgelieferter Sichtbeleg nicht rechtlich bindend und wie die Praxis zeigt – insbesondere bei ZUGFeRD –, immer wieder auch einmal fehlerhaft. Für die Verarbeitung und damit auch für eine manuelle Prüfung und Freigabe einer E-Rechnung ist ausschließlich der digitale Datensatz relevant. Zwar kann mit geeigneten Softwarelösungen – beispielsweise der E-Rechnungslösung von Insiders Technologies – geprüft werden, ob die Inhalte des mitgelieferten PDF-Sichtbelegs mit den Daten des XML-Datensatzes übereinstimmen, doch wie soll dem Prüfenden bei Diskrepanzen der korrekte Datensatz angezeigt werden?

Die Lösung: ein einheitlich aus dem XML-Datensatz generierter Sichtbeleg

Aus der Problemschilderung oben wird deutlich: Ohne einen Sichtbeleg wird es nicht gehen, wenn eine manuelle Prüfung und Freigabe notwendig sind. Dieser sollte aus dem rechtsverbindlichen XML-Datensatz automatisiert – und damit nicht manipulierbar – generiert werden, um Fehler oder Betrugsversuche zu vermeiden. Ein beispielsweise bei ZUGFeRD mitgeliefertes PDF kann wahlweise verworfen, nach einem optionalen Abgleich mit dem XML-Datensatz im Fehlerfall gemeldet oder als zusätzlicher Beleg mitgeführt werden.

Benutzerfreundlichkeit ist für den neu generierten Sichtbeleg das Maß der Dinge, wird er doch schließlich vor allem für die manuelle Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen genutzt. Damit bestimmt die Benutzerfreundlichkeit letztlich den Effizienzgrad der Lösung.

Dabei scheitern aktuell im Markt angebotene Generatoren für Sichtbelege in zwei Aspekten: Häufig produzieren Standardgeneratoren – wie die weitverbreitete Visualisierung für XRechnung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) – selbst aus einfachen Rechnungen mit wenigen Positionen mehrere Seiten lange Sichtbelege, die entsprechend unübersichtlich sind und nicht effizient genutzt werden können. Da diese Standardgeneratoren oftmals von den nationalen Gremien für den jeweils eigenen Standard bereitgestellt werden, sind Sichtbelege beispielsweise für XRechnung und Fattura PA völlig unterschiedlich aufgebaut und für die User wiederum mit entsprechenden Einarbeitungsaufwänden verbunden.

Kriterien für effiziente E-Rechnungslösungen

Wer das volle Potenzial für Effizienz- und Qualitätssteigerungen beim E-Invoicing nutzen will, sollte daher darauf achten, dass die Lösung über alle nationalen wie internationalen Standards hinweg und damit unabhängig vom Eingangsformat einen einheitlichen Sichtbeleg generieren kann. Der Sichtbeleg sollte so kompakt wie möglich alle relevanten Daten übersichtlich darstellen.

Besonders gute Lösungen bieten ein Customizing an, mit dem der Umfang der relevanten Daten festgelegt und ein eigenes Design mit Farben, Schriften usw. definiert werden kann.

Nutzen liegt auf der Hand

Aus einem einheitlichen, benutzerfreundlichem Sichtbeleg ergeben sich viele Vorteile. So bekommen die Nutzenden immer einen einheitlich formatierten Sichtbeleg zur Prüfung und Freigabe, auf dem sie alle relevanten Felder und Positionen immer an den gleichen Stellen vorfinden – auch für internationale E-Invoice-Formate. Das vereinfacht die manuelle Prüfung deutlich und beschleunigt den Prozess.

Der neu generierte, einheitliche Sichtbeleg kann auch unabhängig von dem eigentlichen XML-Datensatz der E-Rechnung in verschiedensten Anwendungen genutzt werden. Beispiele hierfür sind die Zuordnung zu Kunden- oder Lieferantenakten oder zu Projektunterlagen. In diesen Fällen geht es in der Regel um Dokumentationszwecke und alle betroffenen Systeme werden PDF anzeigen können.

Bei der langfristigen Aufbewahrung im Sinne der revisionssicheren Archivierung ist der strukturierte Datensatz rechtlich bindend. Allerdings ist der generierte PDF-Sichtbeleg eine sinnvolle Ergänzung des XML-Datensatzes, da er auch archiviert für den Menschen in Zukunft einfach lesbar ist.

Last but not least ist bei guten Lösungen der generierte Sichtbeleg zu weitestgehend barrierefrei nutzbar und kann damit auch von Mitarbeitenden genutzt werden, die auf einen barrierefreien Arbeitsplatz angewiesen sind.

Die automatisierte Generierung standardisierter Sichtbelege für E-Rechnungen über alle E-Rechnungsformate hinweg bietet erhebliche Vorteile für die Nutzung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Sie schließt damit eine signifikante Lücke und erhöht die Praxistauglichkeit von E-Rechnungen deutlich. Dieses Funktionsmerkmal sollte daher als notwendiges Kriterium bei keiner Produktauswahl fehlen – die User werden es Ihnen danken.

Tobias Widmann, Product Owner E-Finance

Insiders Technologies GmbH

www.insiders-technologies.com

219 Artikel zu „E-Rechnung“

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