E-Rechnung ab 2025: So bereiten sich Unternehmen in Deutschland optimal auf die Pflicht vor

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Ab 2025 wird eine Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung für alle Unternehmen eingeführt, die in Deutschland steuerpflichtig sind.

 

Die Art und Weise, wie Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen stellen, steht vor einem grundlegenden Wandel. Ab 2025 wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, in Deutschland zur Pflicht. Diese Umstellung ist nicht nur ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile mit sich. Unternehmen sind daher gut beraten, sich frühzeitig mit den Anforderungen und den nötigen Schritten zur Implementierung der E-Rechnung auseinanderzusetzen. Ein umfassender Fahrplan zur Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland bietet einen detaillierten Überblick über die anstehenden Änderungen und hilfreiche Handlungsempfehlungen für die stressfreie Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht.

 

Hintergrund der E-Rechnungs-Pflicht

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland geht zurück auf eine Initiative der Europäischen Union, die darauf abzielt, den digitalen Austausch von Rechnungen zu standardisieren und zu vereinfachen. Diese Maßnahme soll den Verwaltungsaufwand verringern, Fehler reduzieren und die Transparenz in der Rechnungslegung verbessern. Bereits 2014 wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet, die den Grundstein für die E-Invoicing-Pflichten in der Europäischen Union legte. In Deutschland wurde diese Richtlinie im Rahmen des E-Rechnungs-Gesetzes umgesetzt, das den öffentlichen Sektor bereits seit November 2020 zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet.

Ab 2025 wird zudem eine Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung für alle Unternehmen eingeführt, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen zukünftig in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten sowie (später) auch erstellen und übermitteln müssen. Die herkömmliche Papierrechnung gehört damit der Vergangenheit an. Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten, müssen Unternehmen sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen und gesetzlichen Rahmenbedingungen vertraut machen.

 

Wichtige Änderungen und Fristen

Mit der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 kommen auf Unternehmen in Deutschland wichtige Änderungen zu. Laut der Verpflichtung müssen Unternehmen für den Rechnungsaustausch ein strukturiertes elektronisches Format, wie ZUGFeRD oder XRechnung, nutzen. Diese Formate stellen sicher, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können, was die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung erheblich steigert.

Die wichtigsten Fristen im Überblick:

  • Bis Ende 2024: Unternehmen sollten ihre internen Prozesse auf die Umstellung zur E-Rechnung vorbereiten. Dazu gehören die Anpassung der Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter.
  • Ab 1. Januar 2025: Neben der bereits bestehenden Verpflichtung für Lieferanten öffentlicher Verwaltungseinheiten auf Bundesebene und in einzelnen Bundesländern auch auf Landesebene zum Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen tritt ab diesem Zeitpunkt auch die E-Rechnungs-Pflicht für den B2B-Bereich in Kraft. Das bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand von E-Rechnung gibt es noch eine Übergangsfrist von 2-3 Jahren abhängig vom nach Jahresumsatz des Unternehmens.

Unternehmen, die diese Fristen nicht einhalten, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch erhebliche betriebliche Nachteile.

 

Technische Voraussetzungen für die E-Rechnung

Um den Anforderungen der E-Rechnungs-Pflicht gerecht zu werden, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Insbesondere werden standardisierte Formate für die E-Rechnung gefordert, welche speziellen Anforderungen, unter anderem die der CEN-Norm EN 16931, erfüllen müssen.

Neben der Unterstützung der geforderten elektronischen Rechnungsformate müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den sicheren Versand und Empfang von E-Rechnungen ermöglicht. Darüber hinaus spielt die technische Umgebung für die Einhaltung weiterer rechtlicher Vorgaben wie zum Beispiel für die elektronische Archivierung eine Rolle.

 

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die über die reine Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

  • Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck- und Portokosten sowie die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
  • Effizienzsteigerung: Die digitale Übermittlung und maschinelle Auslesbarkeit der Rechnungen beschleunigen die Bearbeitungsprozesse und reduzieren Fehler, die bei der manuellen Eingabe auftreten können.
  • Verbesserte Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen lassen sich einfacher archivieren und bei Bedarf schneller wiederfinden, was die Transparenz und Kontrolle über die Finanzprozesse erhöht.
  • Umweltfreundlichkeit: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen tragen Unternehmen zur Reduktion des Papierverbrauchs und damit zum Umweltschutz bei.

Diese Vorteile machen die E-Rechnung nicht nur zu einer rechtlichen Notwendigkeit, sondern auch zu einem strategischen Vorteil für Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren und optimieren möchten.

 

Schritte zur erfolgreichen Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht

Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht erfordert eine gründliche Vorbereitung und strategische Planung. Nutzen Sie daher den praktischen Fahrplan zur Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland und profitieren Sie von:

  • Klarheit über gesetzliche Vorgaben: Erhalten Sie eine präzise Übersicht über die rechtlichen und technischen Anforderungen, Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungs-Pflicht.
  • Anleitung zur einfachen Umstellung: Folgen Sie konkreten Schritten, um die Implementierung der E-Rechnung effizient und sicher zu realisieren.
  • Bewährte Strategien und Tipps: Finden Sie heraus, wie Sie Ihre IT-Infrastruktur bedarfsgerecht anpassen und so Ihre Rechnungsprozesse optimieren.
  • Hilfreiche Ressourcen und Tools: Identifizieren Sie geeignete technischen Lösungen oder Dienstleister für eine reibungslose Einführung der E-Rechnung.

Beginnen Sie jetzt mit der Implementierung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen und stellen Sie so sicher, dass sie auf die E-Invoicing-Verpflichtung ab 2025 bestmöglich vorbereitet sind, Fallstricke vermeiden und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung vollumfänglich ausschöpfen.

 

 

 

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