Management Summary

Hybride IT-Architekturen setzen sich durch, weil Mittelständler Cloud-Dienste gezielt nutzen wollen, ohne Kostenkontrolle, Performance und Compliance lokaler Systeme aufzugeben.
Wirtschaftlichkeit ist der zentrale Treiber: Ein Ingenieurbüro spart durch lokale Datenhaltung und Microsoft‑365‑Kollaboration jährlich rund 430.000 Euro – bei gleichzeitig höherer Datensouveränität.
Gebrauchtsoftware wird strategisch relevant: Unternehmen reduzieren Lizenzkosten massiv, z. B. 74.000 Euro einmalig statt 150.000 Euro jährlich für Office‑365‑Abos, ohne Funktionsverlust für Standardnutzer.
Hybrid heißt nicht Microsoft‑only: Offene Plattformen wie Linux und Nextcloud ergänzen Microsoft‑365‑Dienste, um Preisrisiken, Abhängigkeiten und Lizenzlogik besser zu steuern.
Lizenzkomplexität bleibt die größte Herausforderung: Besonders bei virtualisierten Windows‑Umgebungen sind Expertise und präzise Lizenzberatung entscheidend, um hybride Modelle wirtschaftlich, technisch und organisatorisch sauber zu verbinden.

Gemeinsam mit dem Microsoft-Lizenzberater VENDOSOFT haben ein Konstruktionsbüro, ein international tätiger Industriebetrieb und ein Elektronikdienstleister sehr unterschiedliche hybride IT-Strategien entwickelt. Das Spektrum reicht von lokal betriebenen gebrauchten Hochleistungs-Servern und Office-Lizenzen bis hin zu Linux-basierten Infrastrukturen, die gezielt mit Microsoft-365-Diensten kombiniert werden.

»Wir erleben gerade eine Phase, in der Unternehmen ihre bisherigen Cloud-Entscheidungen neu bewerten«, sagt Joyce Studier, Lizenzberaterin bei VENDOSOFT. »Wirtschaftlich geht es darum Kosten zu sparen. Und pragmatisch um die Frage, welche Workloads in die Cloud gehören und welche nicht.« Die Antwort fällt selten schwarz-weiß aus. Während Kommunikation, Video-Conferencing oder mobiles Arbeiten hervorragend cloudbasiert funktionieren, sprechen Kosten, Performance oder Compliance weiterhin für lokale Systeme.

430.000 Euro Einsparung. Jährlich.

Das zeigt ein VENDOSOFT-Kunde aus dem Allgäu. Das Ingenieurbüro arbeitet standortübergreifend mit großen Datenmengen: Laserscans, 3D-Modelle, Prüfstatiken und Projektarchive summieren sich inzwischen auf über 90 Terabyte. Mit jedem Bauprojekt werden es mehr. Die Zusammenarbeit läuft über Microsoft 365, Teams und SharePoint – die Projektdaten bleiben jedoch bewusst im eigenen Rechenzentrum. Der Grund ist simpel: Wirtschaftlichkeit. Eine vollständige Cloud-Lösung für die Infrastruktur wäre bei diesen Datenvolumina utopisch teuer gewesen.

Gemeinsam mit VENDOSOFT analysierte das Unternehmen deshalb detailliert, welche Daten permanent mobil verfügbar sein müssen – und welche lokal wirtschaftlicher betrieben werden können. Heraus kam eine hybride Architektur: Microsoft 365 Business Premium für Kommunikation und Kollaboration, SQL-Server und sensible Projektdaten On-Premises. Allein bei der Archivierung spart das Unternehmen mit dieser Lösung jährlich rund 430.000 Euro. Gleichzeitig bleibt die Datensouveränität erhalten. Alle Microsoft-365-Daten werden zusätzlich lokal gesichert, kritische Systeme gespiegelt. Selbst bei Cloud- oder Internetausfällen bleiben zentrale Daten verfügbar.

Mit Gebrauchtsoftware sechsstellige Summen sparen

Diese Risikobetrachtung spielt inzwischen bei vielen mittelständischen Unternehmen eine Rolle. »Hybride Strukturen sind darauf eine sinnvolle Antwort«, sagt Joyce Studier. Und sie sind kein Rückschritt. »Im Gegenteil: Hybride Modelle erlauben Unternehmen, Cloud-Dienste gezielt zu nutzen und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Systeme und Kosten zu behalten.«

Bei einem weiteren Kunden führte genau diese Analyse zu einer bewussten Hybridstrategie. Das international produzierende Unternehmen prüfte 2024 den Wechsel auf Microsoft 365. Eine interne Analyse zeigte jedoch: Die meisten Mitarbeitenden nutzten Office lediglich für Outlook und einfache Standardanwendungen. Ein vollständiger Wechsel in die -Microsoft-Cloud hätte rund 150.000 Euro jährlich gekostet. Das gefiel dem IT-Leiter auch aus diesem Grund nicht: »Früher haben wir Office-Pakete gekauft und wussten: Danach gehört die Software uns. Mit 365 ist das anders. Da zahlt man sehr viel Miete – und es gehört einem nichts.« Er fragte Joyce Studier um Rat. Der lautete auf lokal installierte Office-Lizenzen – konkret gebrauchte Office-2024-LTSC-Lizenzen von VENDOSOFT. Kostenpunkt: 74.000 Euro einmalig statt der jährlich wiederkehrenden Abogebühren in Höhe von 150.000 Euro!

Jenseits der Microsoft-Bubble

Hybrid bedeutet nicht automatisch »Microsoft-only«. Mittelständische Unternehmen fragen zunehmend nach offenen Plattformen, die sie unabhängiger von Preisentwicklungen, Lizenzänderungen und technologischen Abhängigkeiten aufstellen. Auch bei dieser Bewertung begleitet VENDOSOFT. Jüngstes Beispiel: Ein Industrieunternehmen mit rund 450 PC-Arbeitsplätzen und weltweiter Infrastruktur, das seine IT seit Jahren hybrid betreibt: Linux-basierte Serverlandschaften, virtualisierte Windows-Systeme, Microsoft 365 für Kommunikation und Teams sowie lokal gesicherte Datenbestände. Gleichzeitig wird dort inzwischen zusätzlich Nextcloud eingesetzt – nicht als kompletter Ersatz, sondern als bewusste Ergänzung zum Microsoft-Ökosystem. »Weil Unternehmen wieder mehr Entscheidungsfreiheit zurückgewinnen möchten, betrachten wir heute viel stärker die gesamte Architektur und nicht nur die Möglichkeiten, die Microsoft bietet«, sagt Joyce Studier.

Das bedeutet nicht, Microsoft vollständig zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, Systeme gezielt zu kombinieren: Cloud-Dienste dort, wo sie echten Mehrwert schaffen, lokale Strukturen dort, wo Kosten, Datenhoheit oder langfristige Planbarkeit wichtig sind – und ergänzende Plattformen dort, wo sie Unternehmen unabhängiger machen. Die Herausforderung? Besteht häufig in der Lizenzlogik. Besonders bei virtualisierten Windows-Umgebungen oder Terminalserver-Szenarien wird Microsoft-Lizenzierung komplex. Genau dort begleitet VENDOSOFT mit jahrelanger Erfahrung. Denn entscheidend ist die Fähigkeit, alle Welten intelligent miteinander zu verbinden – wirtschaftlich, technisch und organisatorisch.

www.vendosoft.de | info@vendosoft.de

Illustration: © Skypixel | Dreamstime.com

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