Wie Behörden Audit-Sicherheit im Microsoft-Lizenzdschungel finden – und dabei auch noch sparen.

Im Nordwesten Münchens liegt die Große Kreisstadt Germering mit rund 40.000 Einwohnern. 400 Mitarbeitende zählt die Gemeinde, etwa 150 von ihnen nutzen Computerarbeitsplätze, auf denen Microsoft-Programme wie MS Office laufen. Sie werden von IT-Leiter Helmut Fetsch und einem siebenköpfigen Team betreut. Spricht man mit ihm über Microsoft-Lizenzierungen, trifft man voll ins Schwarze: »Das ist ein Dschungel!«, sagt er. »Ständig ändern sich die Bestimmungen und Voraussetzungen. Ein Irrsinn!« Es sei heute einfach nicht mehr zu schaffen, lizenzrechtlich am Ball zu bleiben. Wie ihm geht es den IT-Verantwortlichen in vielen Behörden.

Die Angst vorm Audit. Das führt dazu, dass man sich nie so ganz sicher ist, ob alle PCs korrekt ausgestattet sind. Man will nicht zu viel Software kaufen, vor allem aber nicht zu wenig und schafft nach Bauchgefühl immer mal wieder 50 Office-Lizenzen an. »Um keine Unterlizenzierung zu riskieren, kaufen wir eher mal eine zu viel«, beschreibt Helmut Fetsch das Dilemma.

Allein für das Fortführen der Lizenzen bräuchte seine Abteilung einen eigenen Mitarbeiter – um immer »à jour« zu sein, wenn pro Woche mehrere Rechner ausgeliefert werden. »Gerät das einmal in den Hintergrund, kann man von vorne anfangen.« Und das passiert. Denn in der Praxis sieht es so aus: »Wir kaufen Software ein und geben die Rechnung ins Finanzwesen. Die liegt uns dann nicht mehr für den Lizenznachweis vor.« Auch eine Inventarisierung hat sich als nicht ausreichend erwiesen. »Ich muss ja bei einem Arbeitsplatz wissen, ist das eine alte, upgedatete Office-Lizenz, eine OEM oder… Das bindet brutal viel Zeit.«

Hilfe vom Profi. Der Zufall half ihm, die Nachweispflege nicht länger stiefväterlich zu betreiben: Helmut Fetsch fragte für einen Softwareeinkauf bei dem Gebrauchtsoftware-Händler VENDOSOFT an, der den Zuschlag erhielt. Mit diesem Kauf holte sich die Stadt Germering echte Microsoft-Expertise ins Haus. Die zuständige Beraterin und Microsoft Licensing Professional Joyce Studier hinterfragte erst einmal, wie es um die Softwarebestände der Gemeinde stünde. Ihr Ansatz: Strategische Lizenzberatung. »Frau Studier räumt hier richtig auf«, erzählt der IT-Leiter begeistert. Dazu haben sich beide die bestehende Lizenzierung angesehen. Anschließend überprüfte die SAM-Expertin die Rechnungen der letzten fünf Jahre und stellte fest: Was ist perfekt lizenziert, wo sind Schwachstellen, wo fehlen Lizenzen? »Sie hat sofort erkannt, was unsere Stadt braucht«, freut sich Helmut Fetsch. Vor allem darüber, den Lizenznachweis nun gemeinsam auf gesunde Füße zu stellen.

Keine Angst vor Gebrauchtlizenzen! Anders als bei anderen Softwarehäusern zielt die Lizenzberatung bei VENDOSOFT nicht auf hohe Kosten ab. Das liegt daran, dass der Reseller das ganze Spektrum bedient: Von gebrauchter Software (die preislich teils unter den BMI-Rahmenverträgen liegt) bis hin zu modernen Cloud-Anwendungen. Für die Gemeinde Germering kam die Microsoft Cloud nicht in Frage. »Nachdem hier noch Office 2016 im Einsatz war, habe ich Office 2019 mit Downgrade-Recht günstig gebraucht angeboten«, berichtet Joyce Studier. Das Programm erhält noch bis Oktober 2025 Sicherheits-Updates von Microsoft. Bei den Servern kommen gebrauchte 2019er Versionen zum Einsatz und sogar Adobe Acrobat konnte VENDOSOFT noch On-Premises liefern. »Die gibt’s eigentlich gar nicht mehr zu kaufen«, weiß Helmut Fetsch. Überhaupt ist er von den second-hand Lizenzen begeistert. »Damit kann man einfach echt Geld sparen!« Rechtlich ist die Stadt auch auf der sicheren Seite, denn der Reseller händigt bei jeder Transaktion alle notwendigen Dokumente aus – in einem übersichtlichen Lizenzordner.

Bei einem Audit hat der IT-Leiter zukünftig also alle Unterlagen zur Hand und die Rechtsprechung ist für ihn auch eindeutig. »Eine gebrauchte Lizenz ist eine offiziell gültige Lizenz. Da gibt es schon lange keinen Graubereich mehr.« Deshalb lautet seine klare Empfehlung an Amtskollegen: »Keine Angst vor Gebrauchtlizenzen!«

VENDOSOFT begleitet über 300 Städte und Gemeinden mit gebrauchter Software, hybriden oder Cloud-only-Lösungen günstig durch den Microsoft-Lizenzdschungel.

www.vendosoft.de/staedte-gemeinden

Das Ziel:

150 PC-Arbeitsplätze optimal mit Microsoft lizenzieren

Kosten für Softwareeinkäufe minimieren

Audit-sicher lizenziert sein!

Adobe-Lizenzen ohne monatliche Gebühr

Die Lösung:

Die Große Stadt Germering bezieht Microsoft und Adobe als Gebrauchtsoftware bei der VENDOSOFT GmbH:

Office 2019 inkl. Downgrade-Recht auf Office 2016

Remote Desktop Server + CAL

Windows Server Datacenter 2019 + CAL

Adobe Acrobat (kaum noch erhältlich!)

Verkauf alter Lizenzen an VENDOSOFT

Die Vorteile:

Gebrauchte Office-Pakete = günstigste Form der Lizenzierung

Herausragende Lizenzberatung

Rechts- und Audit-Sicherheit beim Softwarekauf

Teilweise Refinanzierung der Investitionen

Angelika Mühleck,
IT-Fachjournalistin

Illustration: © GalynaP | Dreamstime.com

365 Artikel zu „Microsoft Lizenz“

News | Healthcare IT | Services | Ausgabe 5-6-2024 | Vertikal 5-6-2024 | Healthcare

Softwarelizenzen – Microsoft-Lizenzkosten belasten den Kliniksektor

28. Juni 2024

In deutschen Kliniken herrscht Aufruhr. Was Microsoft ab 2025 für die Bereitstellung seiner Softwarelizenzen vorsieht, könnte Betriebe des Gesundheitswesens an den Rand ihrer finanziellen Möglichkeiten bringen. Viele medizinische Versorgungsstellen fürchten, auf teure Cloud-Abos umsteigen zu müssen. Der Microsoft Solutions Partner VENDOSOFT berät Gesundheitseinrichtungen in ganz Europa zu Office-Produkten, Servern und Betriebssystemen – mit durchschnittlichen Kosteneinsparungen von 50 Prozent. »So und ähnlich wird das auch in Zukunft möglich sein«, verspricht Geschäftsführer Björn Orth.

Angelika Mühleck, IT-Fachjournalistin

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Angelika Mühleck,
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