In 3 Schritten zur passenden Office-Version

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Unternehmen, die noch Office 2010 einsetzen, sollten schnellstens auf eine neuere Version wechseln. Denn am 13. Oktober 2020 werden der Support und die Sicherheits-Updates für das Produkt eingestellt. Viele IT-Verantwortliche kennen nur die beiden Upgrade-Alternativen, die Microsoft anbietet: den Wechsel ins Office 365-Abo oder den Kauf des teuren Office 2019. Dabei gibt es wesentlich günstigere Optionen: Auf dem Gebrauchtmarkt sind neben deutlich preiswerteren 2019er-Lizenzen weiterhin die bewährten Versionen 2016 und 2013 erhältlich – zu niedrigen Preisen.

 

»Die beste Version ist nicht die neueste, sondern die, die am besten zum Bedarf eines Unternehmens passt«, sagt Jennifer Schneider, Geschäftsführerin beim Gebrauchtsoftware-Händler usedSoft Deutschland. »Die Software muss alle benötigten Funktionen bieten, sich in die bestehende IT-Landschaft einfügen und dabei so günstig wie möglich sein.« Welche Office-Variante die richtige ist, lässt sich in drei Schritten herausfinden:

 

  1. Kaufen oder abonnieren? Das passende Bezugsmodell auswählen.

Software lässt sich heutzutage neu oder gebraucht kaufen, leasen oder abonnieren. Welche Bezugsart die richtige ist, hängt vor allem vom Budget ab. Gebrauchte Software ist grundsätzlich günstiger als neue, wobei das Produkt dieselbe Qualität hat. Schließlich nutzt sich eine Lizenz nicht ab. Bis zu 50 % gegenüber dem Neupreis lassen sich auf dem Gebrauchtmarkt sparen. Auch Abos locken mit günstigen Preisen. Allerdings können sich Abonnements auf Dauer als kostenintensiv entpuppen, während beim Hersteller dank wiederkehrender Einnahmen die Kasse klingelt.

Vor allem Unternehmen, die in einem finanziellen Engpass stecken, zahlen lieber monatlich einen überschaubaren Betrag als einmalig zu investieren. Auch wenn das verständlich ist, lohnt sich die Kalkulation der Ausgaben über einen längeren Zeitraum. Zum Beispiel kostet Microsoft 365 Business Standard pro Nutzer aktuell 10,50 Euro im Monat – also 126 Euro pro Jahr. Der Preis für eine gebrauchte Standard-Lizenz liegt je nach Version zwischen 80 und 190 Euro – und das nur ein Mal. Schon nach 8 bis 18 Monaten schlägt das Abo in Summe also deutlich mehr zu Buche als eine gekaufte Lizenz. Unternehmen sollten sich daher fragen, ob sie sich diese laufenden Kosten sparen können.

 

  1. Office 2013, 2016 oder 2019? Die passende Version auswählen.

Fällt die Wahl auf den einmaligen Kauf einer Office-Suite, stehen die Versionen 2013, 2016 und 2019 zur Auswahl. Microsoft selbst bietet nur die aktuellste Variante an, die deutlich teurer ausfällt als ihre Vorgänger. Auf dem Gebrauchtmarkt ist Office 2019 deutlich günstiger und bis zu 50 % unter Neupreis erhältlich. Gegenüber früheren Versionen bringt Office 2019 einige verbesserte Details mit sich. Dazu gehören zum Beispiel neue Animationsarten in PowerPoint und neue Diagramme für die Datenanalyse in Excel. »Unternehmen sollten genau prüfen, ob sie die neuen Funktionen überhaupt benötigen und wieviel ihnen diese wert sind«, rät Schneider. Wer Office 2019 bevorzugt, sollte außerdem die Systemanforderungen beachten. Im Gegensatz zu früheren Versionen ist die Installation auf einem Rechner nur noch unter Windows 10 möglich. Laut Microsoft werden außerdem mindestens ein 1,6 GHz-Prozessor und 4 GB freier Speicher benötigt.

Geringer fallen die Systemanforderungen bei der Vorgängerversion 2016 aus, die weiterhin gebraucht erhältlich ist. Microsoft hat bereits in dieser Version nützliche Features eingeführt, die die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer und die Anbindung an Cloud-Dienste vereinfachen. »Bei unseren Kunden ist Office 2016 am beliebtesten«, so Schneider. »Die Version ist wesentlich günstiger als Office 2019 und bietet trotzdem einen breiten Funktionsumfang, der den meisten Unternehmen vollkommen genügt. Das Programm hat sich außerdem in der Praxis bewährt und ist frei von Kinderkrankheiten.« Sowohl Office 2016 als auch 2019 werden mindestens bis zum 14. Oktober 2025 unterstützt – ein weiterer Grund, warum viele Unternehmen das günstigere Office 2016 vorziehen.

Die preiswerteste Variante ist Office 2013. Diese Version reicht etwa Unternehmen aus, die vor allem die grundlegenden Funktionen von Word, Excel und PowerPoint nutzen. »IT-Verantwortliche sollten darauf achten, dass alle verfügbaren Service Packs, Patches und Updates installiert sind«, empfiehlt Schneider. »Damit werden nicht nur eventuelle Kompatibilitätsprobleme behoben, sondern auch Sicherheitslücken geschlossen. Dies gilt übrigens für jede Office-Version.«

 

  1. Standard oder Professional Plus? Die passende Edition auswählen.

Alle Office-Versionen werden in unterschiedlichen Editionen angeboten, die unterschiedliche Komponenten enthalten. Interessant für Unternehmen sind »Standard« und »Professional Plus«. Bereits das Standard-Paket liefert eine umfangreiche Grundausstattung an Programmen. Zum Beispiel enthält Office 2019 Standard neben Outlook, Word, Excel und PowerPoint auch das Publishing- und Layout-Programm Publisher sowie Zugang zum digitalen Notizblock OneNote. Das reicht den meisten Unternehmen mehr als aus.

Die »Professional Plus«-Edition beinhaltet darüber hinaus auch die Datenbankanwendung Access. Auch ein Skype for Business-Client für Videokonferenzen ist enthalten. Dieser lässt sich zusammen mit einem entsprechenden Server oder Online-Dienst nutzen. Weitere zusätzliche Funktionen sind zum Beispiel die Add-Ins Inquire und Power Pivot für Excel. »Es lohnt sich, alle erhältlichen Office-Optionen zu vergleichen«, resümiert Schneider. »Dank dem großen Angebot auf dem Gebrauchtsoftware-Markt kann jedes Unternehmen eine genauso günstige wie passende Lösung für sich finden.«

Auf dem usedSoft-YouTube-Kanal werden die grundlegenden Unterschiede der beiden Office-Editionen »Standard« und »Professional Plus« in einem kurzen Video-Clip erklärt: https://www.youtube.com/watch?v=3_HEj_VexyA

 

Gebrauchtsoftware-Käufer mögen keine Cloud-Modelle

Rund die Hälfte der Unternehmen, die Gebrauchtsoftware kaufen, tun dies aus Abneigung gegen Cloud- und Abo-Modelle. Wichtigstes Kriterium für den Kauf gebrauchter Lizenzen ist und bleibt aber der Preis.

 

Der Gebrauchtsoftware-Anbieter usedSoft hat in einer aktuellen Umfrage Einkaufsentscheider bei Unternehmen und Behörden zum Gebrauchtsoftware-Markt befragt. Unter den Teilnehmern, die bereits Erfahrung mit dem Kauf gebrauchter Lizenzen hatten, waren sowohl usedSoft-Kunden als auch solche, die noch nie bei usedSoft bestellt haben.

Besonders deutlich fiel das Ergebnis nach der Frage aus, warum sich die Unternehmen für den Kauf von gebrauchter Software entscheiden: 94 Prozent der Befragten nannten den niedrigeren Preis im Vergleich zum Neukauf als Grund. Weiteres wichtiges Kriterium war für fast die Hälfte der Befragten (rd. 46 Prozent) die Abneigung gegen die Abo- und Cloud-Modelle der Hersteller. Sie nutzen den Gebrauchtmarkt als Alternative. Ein Drittel gab zudem an, dass die Softwareversion, die sie suchten, nur auf dem Gebrauchtmarkt erhältlich sei. Dort gibt es auch ältere Versionen, die von den Herstellern häufig nicht mehr angeboten werden.

Bei der Entscheidung für einen bestimmten Gebrauchtsoftware-Händler sind für die große Mehrheit (rd. 94 Prozent) vor allem der Preis und die Produktauswahl ausschlaggebend. Aber auch eine langjährige Erfahrung am Markt gaben 84 Prozent der Befragten als wichtiges und eher wichtiges Kriterium an. usedSoft hat den Gebrauchtsoftware-Markt in Europa als Pionier etabliert und wurde 2003 als erster Gebrauchtsoftware-Anbieter gegründet. 83 Prozent der Befragten gaben an, bereits mindestens einmal gebrauchte Lizenzen über usedSoft bezogen zu haben. Alle (100 %) zeigten sich dabei zufrieden beziehungsweise eher zufrieden mit der Produktauswahl und dem Preis. 98 Prozent zeigten sich zufrieden beziehungsweise eher zufrieden mit der Lieferzeit und rd. 97 Prozent mit der Lieferzeit sowie insgesamt.

Gut angenommen wird außerdem das Informationsangebot, das usedSoft bereitstellt. Die Umfrage ergab, dass rd. 92 Prozent der Befragten grundsätzliches Interesse an den Erklär-Videos und Tutorials haben, die usedSoft auf seinem YouTube-Kanal www.youtube.com/Gebrauchtsoftware bereit stellt. Zu den Top-Videothemen gehören u.a. Tutorials zu Installation und Aktivierung von Produkten (rd. 72 Prozent) sowie Erklärvideos zu unterschiedlichen Softwareversionen (rd. 68 Prozent). Die Umfrage fand im März 2020 statt. Teilgenommen haben knapp 100 Personen.

Eine Video-Zusammenfassung der Umfrage-Ergebnisse finden Sie unter https://www.youtube.com/watch?v=mpgVvaUeG9Q

 

Gebrauchtsoftware-Top-Ten: »Office 2016« an der Spitze

Keine gebrauchte Software-Lizenz hat sich im vergangenen Jahr häufiger verkauft als »Microsoft Office 2016«. Dies teilte der europäische Gebrauchtsoftware-Anbieter usedSoft mit. In 2018 waren noch »User CAL« für verschiedene Microsoft-Server die Spitzenreiter im usedSoft-Angebotsportfolio.

 

Die Verkäufe der Editionen »Office 2016 Standard« und »Office 2016 Professional« sind 2019 im Vergleich zum Vorjahr um insgesamt knapp 25 Prozent gestiegen. usedSoft-Geschäftsführerin Jennifer Schneider erklärt dies mit dem Support-Ende für Windows 7: »Die Unternehmen stellen nach und nach ihre Systeme auf Windows 10 um, möchten aber beim Umstieg auf neuere Office-Versionen die hohen Kosten für die aktuelle 2019-Lizenz vermeiden. Da liegt es nahe, auf Office 2016 auszuweichen, die im Vergleich zur 2019-Version weniger als ein Drittel kostet und nur in den Details brauchbare Neuerungen bietet.« usedSoft hat als erster europäischer Anbieter den Software-Gebrauchthandel im B2B-Markt erschlossen und nimmt heute eine Spitzenposition im Markt ein.

 

Allerdings können Unternehmen auch beim Erwerb von 2019-Lizenzen bis zu 50 Prozent im Vergleich zum Neupreis sparen. Jennifer Schneider erwartet deshalb, dass im nächsten Jahr auch Office 2019 in den Top Ten zu finden sein wird.

Die wachsende Nachfrage bei Office-Lizenzen bedeutet aber nicht, dass der Verkauf von »User CAL« (»Client Access License«) zurückgegangen ist. Dabei handelt es sich um Lizenzen, die Unternehmen erwerben müssen, damit die einzelnen Anwender auf eine Server-Software zugreifen dürfen. Im Gegenteil ist der Absatz von User CAL in den usedSoft-Top-Ten sogar um knapp 10 Prozent gestiegen. »Die Nachfrage für Zugriffslizenzen ist so etwas wie ein Konjunkturindikator«, erläutert Jennifer Schneider. »Wenn Wirtschaft und Beschäftigung wachsen, wächst auch der User CAL-Absatz.«

 

Nicht mehr in den Gebrauchtsoftware-Top-Ten vertreten waren im vergangenen Jahr Office-2013-Lizenzen. »Nach Office 2013 wird immer weniger gefragt, aber die Lizenzen sind weiterhin bei usedSoft zu haben – und das außerordentlich günstig«, so Jennifer Schneider. »Es kann sich also durchaus lohnen, diese ältere Version zu kaufen, sofern die Kompatibilität zu den vorhandenen Betriebssystemen zuvor positiv geprüft wurde.«

 

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