Für die meisten von uns folgt die Technologie, die wir bei der Arbeit nutzen, einem vertrauten Rhythmus. Das Internet hat den Zugang zu unbegrenzten Informationen eröffnet, mobile Geräte haben uns von unseren Schreibtischen befreit und Cloud-Software hat es jedem Team ermöglicht, sein eigenes Ökosystem aus spezialisierten Tools aufzubauen. Diese Veränderungen haben Geschwindigkeit und Flexibilität gebracht, aber auch einen lauteren und fragmentierten Arbeitsplatz geschaffen. Unsere Aufmerksamkeit muss sich heute auf eine wachsende Zahl von Apps und Plattformen verteilen. 2026 werden wir jedoch den nächsten großen Wandel in dieser Entwicklung erleben, denn die Technologie beginnt endlich, uns und unsere Arbeitsweise vollständig zu verstehen.

Wir bewegen uns weg von Tools, die einfach nur Aufgaben ausführen, und hin zu solchen, die wissen, warum wir diese Aufgaben ausführen. Weg von generischer KI, die Fragen beantwortet, hin zu kontextbezogener KI, die unsere Prioritäten, Rolle und die Arbeit, die wir tatsächlich erledigen müssen, auch wirklich versteht.

Bislang war KI meist generisch und leistungsstark, aber ohne Kenntnis des Teams, der unternehmenseigenen Terminologie oder der Realität des letzten Quartals. Sie konnte zwar die Hauptstadt von Peru (Lima) nennen, aber nicht, warum ein Projekt letzte Woche ins Stocken geraten ist. Diese Lücke zwischen Intelligenz und Kontext wird sich im Jahr 2026 schließen!

Der nächste Sprung: KI wird zum strategischen Assistenten

Seit Jahren werden digitale Umgebungen immer schwerfälliger und mit mehr Tabs und Benachrichtigungen überladen, als irgendjemand überhaupt realistisch bewältigen kann. Das Ergebnis ist ein Arbeitstag, der eher von Reibungsverlusten als von Konzentration geprägt ist.

Mitarbeitende kommen nicht aufgrund mangelnder Anstrengung nicht mit ihren Workloads hinterher, sondern oft, weil sie so viel Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die irgendwo existieren – verborgen in Tools, die nie dafür gedacht waren, zusammenzuarbeiten.

Dieses Muster wird sich ab 2026 ändern und KI wird einen Großteil der stillen, unsichtbaren Koordination übernehmen, die bislang die Mehrheit unserer Aufmerksamkeit aufgefressen hat. Die nächste Generation von Tools wird administrative Arbeiten reduzieren, indem sie sie übernimmt, statt diese für den Anwender immer noch höher aufzutürmen. Menschen werden ihre Zeit und Klarheit zurückgewinnen.

Intelligentere Kalender sind ein gutes Beispiel für diesen Wandel. Sie entwickeln sich von statischen Terminplänen zu Entscheidungshilfen, die die Arbeitswoche nach Ergebnissen statt nach Verfügbarkeit gestalten. Sie identifizieren, welche Besprechungen verschoben werden können, schützen die wichtigen Termine und schaffen ungestörten Raum für Aufgaben, die Tiefgang erfordern. Sie schützen auch die kleinen, sehr wichtigen Pausenzeiten des Arbeitstages, in denen beispielweise bei einem Spaziergang an der frischen Luft oder einer Tasse Kaffee die Gedanken wieder neu geordnet werden.

Karriere next level: Expertise trifft Flexibilität

Ein weiterer Trend, der sich 2026 deutlicher abzeichnen wird, ist »Fractional Working«, da immer mehr Führungskräfte eine Karriere im Portfolio-Stil anstreben. Die Gig Economy hat damals den Weg für flexiblere Arbeitsweisen bereitet, und die Pandemie hat gezeigt, dass Arbeitsleistung von Führungskräften nicht immer davon abhängt, ob sie sich am selben Ort befinden. Statt sich nur einem einzigen Arbeitgeber zu verpflichten, wählen Führungskräfte im Fractional-Working-Modell daher eine Kombination von Aufgaben, bei denen sie am meisten bewirken können. Unternehmen haben den Vorteil, Zugang zu Fähigkeiten zu erhalten, die ihnen sonst möglicherweise nicht zur Verfügung stünden. Fractional Work führt auch zu einer bewussteren Karriereplanung und gibt den Mitarbeitenden die Freiheit, sich den Herausforderungen zu widmen, die sie als sinnvoll erachten. Gleichzeitig haben viele Unternehmen erkannt, dass sie Fachwissen benötigen, das nicht immer von einer einzigen Vollzeitkraft bereitgestellt werden kann

Im Jahr 2026 wird dies noch viel praktischer, da KI beginnt, die Koordination zu übernehmen, die diese Aufgaben früher so schwierig machte. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 97 % der Führungskräfte bereits KI in ihrer persönlichen Arbeit einsetzen [1]. Das zeigt, dass sie zunehmend auf diese Tools zurückgreifen, um Routineaufgaben zu erledigen und ihre Effektivität zu steigern.

Auf dieser Grundlage können Führungskräfte sich auf Systeme verlassen, die Kommunikation zusammenführen, wichtige Updates anzeigen und Prioritäten in sehr unterschiedlichen Umgebungen organisieren. KI-gestützte E-Mails, intelligentere Terminplanung und Wissenswerkzeuge wie Dash tragen dazu bei, Zeitverluste beim Wechsel zwischen Unternehmen zu reduzieren und den Mitarbeitenden einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, was jedes Team von ihnen benötigt.

Zukunft der Arbeit 2026: Persönlicher, fokussierter, menschlicher

Es besteht kein Zweifel daran, dass KI-Müdigkeit existiert und die Antwort nicht in noch mehr Tools liegt. Was Menschen brauchen, ist eine Führung, die Rahmen setzt, Vertrauen aufbaut und ihnen Raum gibt, neue Fähigkeiten zu erkunden, ohne sich überfordert zu fühlen. Entsprechend kann KI dazu beitragen, gesündere Arbeitsrhythmen zu fördern und den Druck zu verringern, der durch ständige Kontextwechsel entsteht. Sie kann Menschen auch dabei helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie ihre Zeit und ihr Wohlbefinden gestalten, was mittlerweile genauso wichtig ist wie Produktivität.

Von Features zu Klarheit – die neue Rolle der KI

2026 wird KI einen größeren Teil der Koordination übernehmen und damit Raum für fokussiertes Denken und sinnvolle Arbeit schaffen. In diesem Zuge wird die Technologie unauffälliger und unterstützender, und der Schwerpunkt verlagert sich von der Anzahl der Funktionen hin zur Klarheit, die sie ermöglicht. Denn wenn KI Störfaktoren ausblendet, das Wesentliche hervorhebt und Menschen auf eine Weise unterstützt, die sich persönlich anfühlt, wird das eine prägende Veränderung sein. Es wird sich nicht um einen lauten Durchbruch handeln, sondern um einen sanft neugestalteten Arbeitstag, der sich klarer, ruhiger und menschlicher anfühlt.

Andy Wilson, Senior Director, New Product Solutions, Dropbox

Über den Autor: Andy Wilson ist Senior Director of New Product Solutions bei Dropbox. Mit mehr als 18 Jahren Erfahrung in den Bereichen interaktive Fernsehdienste, Broadcast-Innovation, Produktmanagement und digitale Rechte für die BBC und nach einer führenden Position bei der Digital Production Partnership-Initiative schloss sich Andy Wilson 2018 Dropbox an. Er arbeitet täglich eng mit Unternehmen zusammen, um so viel Wert wie möglich aus der Technologie und den Produkten von Dropbox schöpfen zu können.

[1] https://writer.com/blog/enterprise-ai-adoption-survey/

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