Ausgabentransparenz: 9 Tipps, den vollen Überblick über alle Einkäufe zu bekommen

https://pixabay.com/de

Volle Transparenz über sämtliche Ausgaben ist die Grundvoraussetzung für strategische Entscheidungen. Jedoch: Der Anteil der vom Einkauf aktiv gemanagten Ausgaben stagniert – so ein Ergebnis der aktuellen Studie »Procurement Metrics that Matter in 2019« von Ardent Partners, Marktforschungsinstitut und Strategieberatung mit Schwerpunkt Supply Chain Management. Um auch die letzten Hindernisse für ein umfassendes Spend Management aus dem Weg zu räumen, bietet sich eine ganze Reihe von Ansatzpunkten an.

 

In den letzten 7 Jahren hat sich im Einkauf vieles verändert. Der Anteil an Ausgaben, der über den Einkauf abgewickelt wird, stagniert jedoch. Durchschnittlich nur 63,2 Prozent der direkten und indirekten Ausgaben gehen über die Schreibtische im Procurement, inklusive Kosten für Kapitalbeschaffung und Dienstleistungen. Damit sind Unternehmen vielfach, was ihr Ausgabeverhalten und eine aktive Lieferantensteuerung angeht, weiterhin auf Vermutungen anstelle von soliden Zahlen angewiesen. Zudem haben sie nur eingeschränkt Einblick in die Risiken ihrer Lieferkette.

Bei den besten 20 Prozent ihres Fachs, so die Ardent-Studie, sieht das allerdings ganz anders aus. Denn die Best-in-Class-Unternehmen bringen es im Schnitt auf 89,1 Prozent. Sprich: Einige unter ihnen erreichen sogar noch mehr. Aber wie lässt sich die Ausgabentransparenz auf dieses Niveau steigern? Die Ardent-Studie liefert dazu keine Antworten. Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte sieht Ivalua, Anbieter von Cloud-basierten Spend-Management-Lösungen, neun Hebel:

Anzeige

 

  1. Alle relevanten Kataloge einbinden

Ob sich Mitarbeiter mit ihrem Bedarf an den Einkauf wenden beziehungsweise eine vom Einkauf bereitgestellte Plattform nutzen, ist oft eine Frage des Service. Wer an zentraler Stelle schnell findet, was er braucht, hat keine Motivation, anderweitig zu suchen. Grundsätzlich sollte es daher möglich sein, sämtliche Warengruppen und aus allen Lieferantenkatalogen zu bestellen. Je mehr relevante Kataloge das Procurement daher anbieten kann, umso besser.

  1. Die Suche beschleunigen

Extra komfortabel wird es, wenn sich Mitarbeiter per Chat oder Sprachsteuerung an ihr Einkaufssystem wenden können: »Bitte finde den günstigsten Lieferanten für 100 Paar Arbeitshandschuhe.« Ein intelligenter Einkaufsassistent durchsucht dann erst einmal eingebundene Datenbanken und die Angebote der »Preferred Vendors«. Soweit zulässig, erweitert er die Suche auch auf das Internet.

  1. Angebotsvergleiche so einfach wie möglich machen

Ein schneller und bequemer Vergleich mehrerer Angebote hilft ebenfalls, Mitarbeiter von einem zentralen Einkaufstool zu überzeugen. Eine Anzeige der Suchergebnisse verteilt über mehrere Fenster oder Bildschirme ist da nur hinderlich – genauso wie Verlinkungen oder Punch-outs zu Lieferanten-Shops. Ein Vergleich geht viel einfacher, wenn die Angebote sämtlicher Quellen auf einem Bildschirm nebeneinander angezeigt werden. Beim Einkauf direkter Materialien helfen zudem Software-gestützte Szenarien, für die Stückliste (BOM) den optimalen Lieferanten-Mix zu finden.

Anzeige

  1. Möglichst viele Lieferanten vom E-Procurement überzeugen

Für ein optimales Einkaufserlebnis müssen so viele Lieferanten wie möglich in eine Einkaufsplattform integriert werden. Die vorhandene Netzwerkgröße einer Plattform spielt dabei gar keine so große Rolle. Denn einen irgendwie gearteten Onboarding-Prozess müssen neue Ansprechpartner oder Standorte eines Lieferanten immer durchlaufen. Viel wichtiger ist es daher, dass das Onboarding kostenlos ist und sehr schnell und einfach geht. Es darf weder versteckte oder offene Kosten geben noch verpflichtende Vorabvereinbarungen zwischen Lieferanten und der Plattform selbst. Auch Beschränkungen der Zahl der Lieferantenkontakte sind hinderlich. Der laufende Informationsaustausch und die Projektzusammenarbeit müssen reibungslos und ohne viel Aufwand für die Lieferanten möglich sein.

  1. Den Rollenwechsel zum Business Partner vollziehen

Produkte und Dienstleistungen zu möglichst niedrigen Preisen einzukaufen, kommt nicht in allen Abteilungen gut an. Denn der billigste Anbieter ist langfristig nicht immer auch der beste Partner. Ärger und Nacharbeiten wegen schlechter Qualität oder verspäteter Lieferung belasten in Folge primär die Fachabteilung. Agiert das Procurement als Business Partner für alle Anforderungen der Fachabteilungen, hebt dies nicht nur das Image der Einkaufs- und Supply-Chain-Organisation. Es trägt auch spürbar zur Gesamteffizienz des Unternehmens bei.

  1. Verträge aktiv managen

Bestehende Verträge rechtzeitig vor Ablauf zu prüfen, gegebenenfalls zusammenzufassen oder neu zu verhandeln, kann ebenso dazu beitragen, den »Spend under Management« zu steigern. Ein Vertragsmanagement mit integrierter Erinnerungsfunktion hilft dabei, Kündigungs- oder Endtermine automatisch im Auge zu behalten.

  1. Services für die Fachabteilungen etablieren

Eine gemeinsame Arbeitsplattform, die möglichst viele Daten integriert und eine 360-Grad-Sicht auf Lieferanten und Ausgaben bietet, ist nicht nur für das Management hilfreich. Der Einkauf kann damit den Abteilungen auch zusätzliche Services liefern, etwa in Form von wertvollen Reportings und Auswertungen.

  1. Systeme und Daten integrieren

Je größer ein Unternehmen ist, umso mehr verschiedene Systeme, auch ERP-Lösungen, sind in der Regel im Einsatz. Für eine umfassende Ausgabentransparenz müssen die diversen Anwendungen nicht nur technisch integriert werden. Erst ein durchgängiges und zuverlässiges Stammdatenmanagement hilft, Lieferanten und Ausgaben international effizient zu managen.

  1. Ultima Ratio: no PO – no Pay

In jedem Unternehmen finden sich immer ein paar Unverbesserliche, die selbst mit gutem Service und besten Argumenten nicht zu überzeugen sind. Um auch sie aus der analogen in die digitale Welt zu holen, hilft nur sanfter Druck. Jedoch: Wer zu früh zu diesem Mittel greift, ohne eine wirklich benutzerfreundliche Umgebung geschaffen zu haben, erreicht eher das Gegenteil: Frust, Ärger und verstärktes Maverick Buying.

CPOs, die ihre Digitalisierung an den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter, Kollegen und Zulieferer ausrichten – und Schritt für Schritt auf das Ideal eines durchgängigen Source-to-Pay-Prozesses hinarbeiten – werden mit Traumquoten beim Spend under Management belohnt. Davon profitiert das Unternehmen als Ganzes: Denn ein gezieltes Lieferanten- und Ausgabenmanagement hilft nicht nur, Einsparungen über höhere Volumina zu realisieren und Risiken aus der Lieferkette zu verringern. Durch eine intensivere Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten fördert das Procurement außerdem den Innovationsprozess mit der Supply Chain – und steigert so zusätzlich seinen Wertbeitrag im Unternehmen.

 

Automatisiert extrahieren, konsolidieren und analysieren – Künstliche Intelligenz schafft Transparenz im strategischen Einkauf

Das Unternehmen Orpheus GmbH entwickelt -Spezialsoftware für den strategischen Einkauf internationaler Konzerne und gilt bei Chefeinkäufern (Chief Procurement Officer) aktuell als einer der weltweit innovativsten Anbieter. Nicht ohne Grund: Die Orpheus-Lösungen nutzen KI und Bots, um Daten zu Einkäufen, Produkten, Preisen und Anbietern aus verschiedensten Quellsystemen, Sprachen und Organisationseinheiten der Konzerne zu extrahieren, zu konsolidieren und zu analysieren. Diese neue Transparenz kann Konzernen Einsparungen in Millionenhöhe bringen. Die skalierbare Cloud-Infrastruktur für die Software und die sicheren Anbindungen an die datenführenden Quellsysteme der Konzerne stellt ein anderes Nürnberger Unternehmen: die noris network AG.

Der digitale Einkauf nimmt deutlich Fahrt auf

Der Einkauf befindet sich seit 20 Jahren im Übergang von einem taktisch geprägten, manuellen Prozess zu einer strategisch denkenden, digitalen Funktion. Seit Kurzem zieht das Tempo des Wandels rasant an. Laut einer weltweiten Studie, die von der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt mit Unterstützung von SAP Ariba durchgeführt wurde, sehen führende Einkaufsorganisationen ihre Zukunft nun…

So sieht die Zukunft des Einkaufs aus

CPOs treffen dank Big Data und Predictive Analytics bessere Geschäftsentscheidungen.   Seit Jahren schon sammeln Unternehmen exorbitante Datenmengen, von strukturierten Daten zu Produktion, Marketing, Vertrieb, HR, Finanzen, Anlagen und Betrieb bis hin zu Transaktionsdaten zu Lieferanten, Kunden und Partnern. Das Aufkommen von Big Data erweist sich nun als echter Game Changer, der auch das Beschaffungswesen…

Strategisches Finanzmanagement: E-Procurement ist ein CFO-Thema

Vier gute Gründe für die Unterstützung digitaler Beschaffungsprojekte und eine nahtlose Prozesskette von Sourcing bis Cash Management. Der digitale Zug rollt. Wer nicht rechtzeitig zusteigt, droht den Anschluss zu verlieren heißt es landauf, landab. Auch wenn man den Overkill an Dramatik aus derartigen Feststellungen eliminiert: an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Sie ist in…

Digitalisierung im Einkauf – Chance für Effizienzsteigerung

Einkaufsverantwortliche unterstützen die digitale Transformation. Dies ist eines der Ergebnisse einer aktuellen Studie von OpusCapita und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME). Zudem erwarten die Einkaufsverantwortlichen große Vorteile durch eine engere Kooperation der Bereiche Beschaffung und Finanzen. Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung Eine deutliche Mehrheit der Befragten (77 Prozent) begreift die digitale Transformation des Einkaufs…

Digitalisierung des Einkaufs: Einkauf kann Führungsrolle übernehmen

Der digitale Strukturwandel der Industrie wird ohne den Einkauf nicht erfolgreich sein. Allerdings gehen die Meinungen über dessen Rolle weit auseinander. Sie reichen von »aktiver Treiber« bis »lediglich Unterstützer«. Deshalb muss sich der Einkauf stärker in die Diskussion um Industrie 4.0 einschalten. Als Innovationsscout und Experte für Technologie und Management findet er dann auch Gehör.…

Einkaufsabteilungen haben noch viel (digitales) Potenzial

Automatisierung im Einkauf entspricht noch nicht den internetbasierten Technologiekonzepten. Vollelektronisches Procurement setzt Anbindung aller Lieferanten voraus. Procurement-Check spiegelt aktuelle Situation wider. Zwischen fünf und 50 Prozent schwankt der elektronische Anbindungsgrad von Lieferanten an die bestellenden Unternehmen. Dieser Wert untermauert die bestehende Annahme, dass der Einkauf noch lange nicht so digitalisiert und automatisiert ist, wie die…

Automatisierungsgrad im Einkauf: Von Handarbeit zu Einkauf 4.0

Vielschichtige Lieferanten-Kunden-Beziehungen erfordern flexible Lösungen. Automatisierung im Einkauf ist nur schwach ausgeprägt. E-Procurement-Werkzeuge überwinden Restriktionen von ERP-Systemen und EDI-Anbindungen. Whitepaper ab sofort kostenfrei verfügbar. Industrie 4.0 setzt den Einkauf 4.0 voraus – werden die Lieferanten-Kunden-Beziehungen zwischen großen und kleinen Partnern insbesondere in der Fertigungsindustrie doch immer vielschichtiger. Allerdings sieht die Realität noch anders aus. Die…

Trendstudie Services Procurement Excellence: Dienstleistersteuerung unter die Lupe

Steigende Bedeutung der externen Mitarbeiter. Mehr externe Aufträge bei Konsolidierung der Dienstleisterbasis. Compliance-Vorgaben erfordern softwaregestützte Vergabeprozesse. Die Bedeutung der externen Dienstleister für den Erfolg großer Unternehmen in Deutschland steigt. Rechnet man allein die Marktvolumina von Managementberatung, IT-Beratung und IT-Services, Technologie-Beratung und Engineering Services, IT-Freelancern sowie Zeitarbeit und Personaldienstleistungen zusammen, ergibt sich ein Aufkommen von mehr…

Digitalisierung stellt den Einkauf vor neue Herausforderungen

Die digitale Transformation ist in vollem Gang und verändert Märkte und Unternehmen grundlegend. Dies betrifft auch Ziele und Prämissen, unter denen der Einkauf bisher erfolgreich agiert hat. Der Einkauf muss sich deshalb den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen und neue digitale Kernfähigkeiten entwickeln. »Einkaufsleiter müssen proaktiv die Transformation und Weiterentwicklung zum digitalen Einkauf vorantreiben«, empfiehlt…

Zweidrittel der Mitarbeiter vertrauen künstlicher Intelligenz mehr als ihren Vorgesetzten

Neue Studie  zeigt, wie stark auf KI basierende Geschäftsanwendungen das Verhältnis zwischen Mensch und Technik am Arbeitsplatz verändern.   Mitarbeiter vertrauen auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Anwendungen wie beispielsweise Chatbots mehr als ihren Vorgesetzten. Zu diesem Ergebnis kommt die zweite jährliche »AI at Work«-Studie von Oracle und Future Workplace. Das Forschungsunternehmen bereitet Führungskräfte auf Veränderungen…

Die Abkehr von Bauchentscheidungen: Künstliche Intelligenz sorgt für Klarheit

Wenn es um wichtige Entscheidungen geht, wird oft das viel beschworene Bauchgefühl bemüht. Doch hilft es wirklich bei der Beurteilung von komplexen Sachverhalten oder sollten sich Entscheider lieber Hilfe bei innovativen Technologien basierend auf künstlicher Intelligenz (KI) holen?   Die sprichwörtliche Intelligenz des Unbewussten kommt oft ins Spiel, wenn es um wichtige Entscheidungen oder Einschätzungen…