Darum scheitern IT-Projekte in der Öffentlichen Verwaltung

Illustration: Absmeier, Yuri_B

Eine unpräzise Formulierung der Projektziele, unklare Kompetenzverteilung und zum Teil eine unzureichende Ausbildung und Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden sind nach Angaben des Beratungsunternehmens iTSM Group die häufigsten Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten in der Öffentlichen Verwaltung. Und ein solches Scheitern ist nicht selten – nach unterschiedlichen Studien wird in diesem Bereich nur jedes zweite Projekt erfolgreich abgeschlossen. Das kürzlich vom Bundesrechnungshof massiv kritisierte Digitalisierungsprojekt der Bundesregierung ist hier also nur der Gipfel des Eisbergs.

 

Präzise Formulierung der Projektziele

Anzeige

Die fehlende Präzision bei der Formulierung der Projektziele führt laut iTSM zum Einen zu Orientierungslosigkeit bei den Projektbeteiligten und zum Anderen zu einem gefährlichen Eigenleben von Teilprojekten, denen ein gemeinsames Ziel fehlt und die sich zum Schluss nicht sinnvoll integrieren lassen. Nachbesserungen, Verzögerungen oder gar das Scheitern des gesamten Projekts sind die Folgen.

 

Unklare Kompetenzverteilung

Ungeklärte oder gar konkurrierende Kompetenzen sind ein weiteres spürbares Problem, wenn unterschiedliche Fachabteilungen oder multiple Behörden in ein Projekt involviert sind. An die Stelle konstruktiver Zusammenarbeit tritt dann häufig die Verfolgung von Partikularinteressen, die ein zielführendes Handeln erschwert. In einer solchen Konstellation erhält im Extremfall jemand Entscheidungskompetenzen, kann diese aber nicht projektübergreifend durchsetzen. So liegt beim Digitalisierungsprojekt des Bundes die Projektleitung beim Innenministerium, das aber kein Weisungsrecht gegenüber anderen beteiligten Ministerien und Dienstleistern hat.

Anzeige

 

Wenig Know-how bei Projektmanagement-Methoden

Auch nicht genügend ausgeprägte Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden führen nicht selten zu erheblichen Problemen. So werden Projektleiter nach Erkenntnis der Berater vielfach überwiegend aufgrund ihrer fachlichen Expertise ernannt, wobei elementare Fähigkeiten für die Steuerung und Kontrolle von Projekten nicht ausreichend berücksichtigt werden. Solche Projektleiter haben dann in der Regel auch wenig oder keine Erfahrung mit Methodenwerken für das Projektmanagement, das daher ineffizient ist – mit der Folge von Kosten- und Terminüberschreitungen. Insgesamt wird nach der Erfahrung der Berater auch dem Controlling kein angemessener Stellenwert beigemessen. An die Stelle messbarer Kriterien trete zu oft ein diffuses Bauchgefühl bei der Bewertung von Teilergebnissen oder des Projektfortschritts.

 

Notwendige Akzeptanz der Anwender

Doch selbst wenn ein Projekt technisch im gesetzten Kosten- und Zeitrahmen umgesetzt werden kann, ist der Erfolg noch nicht garantiert. Fehlende Akzeptanz bei den Anwendern ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass die Projektziele nicht erreicht werden. In einem solchen Fall wurden das interne Projektmarketing und begleitende Change-Management-Aktivitäten vernachlässigt, um die Anwender von Beginn an zu beteiligen, ihnen den Weg zu neuen Technologien transparent zu machen und ihnen auch ihre eigenen Vorteile zu verdeutlichen.

 

»Eine klare strategische Zielsetzung, eine genaue Nutzenbeschreibung und eine solide wirtschaftliche Kalkulation sind die Grundpfeiler eines jeden erfolgreichen IT-Projekts auch in der Öffentlichen Verwaltung«, kommentiert Tobias Beckmann, Head of Digital Services Advisory der iTSM Group. »Ein kompetentes Projektmanagement und der Einsatz etablierter Projektmethoden helfen ebenfalls dabei, Fehlentwicklungen und Verzögerungen zu vermeiden. Zudem müssen Test und Rollout sorgfältig geplant und die Anwender konsequent begleitet werden, um eine reibungslose Überführung in den laufenden Betrieb zu gewährleisten.«

 

 

252 Artikel zu „Projektmanagement“

Projektmanagement: Das sind die Tricks von agilen Projektsaboteuren

Der Projektleiter fühlt sich degradiert, die Fachabteilung lehnt das Projekt ab, die Entwickler haben keine Lust auf Agilität: agile Entwicklungsprojekte können viele Gegner haben. Avision zeigt auf, wie sie vorgehen, um ein Projekt zu kippen. »Das kleine Handbuch für den Projektsaboteur« ist inzwischen eine Art Klassiker. Kein Wunder, demonstriert es doch anschaulich, wie Projekte von…

Kulturwandel und neue Organisationsstrukturen prägen das Projektmanagement 2019

DevOps und »Sofortness« sind die Projektmanagement-Trends von morgen. Neue Arbeitsformen, Methoden und Technologien verändern die Arbeitswelt in Unternehmen sehr dynamisch. Die fortschreitende Digitalisierung, der soziodemografische Wandel und die wirtschaftlichen Anforderungen der Unternehmen haben auch die Projektarbeit in den zurückliegenden Monaten stark geprägt. Die Projektmanagement-Experten Dr. Andreas Tremel und Dr. Tiziano Panico haben diese Veränderungen analysiert…

Projektmanagement für Führungskräfte: Positive Rahmenbedingungen für erfolgreiche Projekte schaffen

Der Erfolg von Projekten hängt wesentlich von Umgang und Stil der Führungskräfte ab – oft mehr als von den Projektleitern. Häufig besteht jedoch Handlungsbedarf, um das volle Potenzial dieser Wirkung auf das Projektmanagement ausschöpfen zu können. Eingefahrene Verhaltensmuster müssen aufgelöst, Menge und Themen der Projekte eingegrenzt und eine Unternehmenskultur geschaffen werden, die Mitarbeiter unabhängig jeglicher…

Projektmanagement 4.0: Warum die Digitalisierung mehr Chancen als Risiken birgt

Die digitale Transformation hat längst das Projektmanagement erreicht und verändert das Arbeiten in Projekten weitreichend: Der Umgang mit neuen Technologien und modernen Kommunikationsformen, die über Abteilungs- und Hierarchieebenen hinweg wirken, erfordern ein zunehmendes Maß an Eigenverantwortung und haben Konsequenzen auf die Zusammenarbeit. Im Kern bedeutet Digitalisierung, dass Unternehmen ihre Wertschöpfung an den Bedürfnissen der Kunden…

Warum gutes IT-Projektmanagement so wichtig ist

Gutes Projektmanagement im IT-Bereich gewährleistet eine größtmögliche Kontrolle von laufenden und abgeschlossenen Prozessen innerhalb eines IT-Projekts. Kein Unternehmen sollte bei neuen Projekten ins kalte Wasser springen. Eine sorgfältige Vorbereitung in der Planungsphase und eine durch Apps unterstützte Abwicklung von Veränderungsprozessen gerade im IT-Umfeld bewährt sich schon allein deshalb, weil spezifische Kennzahlen für jeden Prozessabschnitt festgelegt…

IT-Projektmanagement und Requirements Engineering – Ermittlung von Anforderungen in Projekten

Requirements Engineering: Eine Disziplin, die in IT-Projekten immer mehr jene Wertschätzung erfährt, die sie schon lange verdient. Denn mehr und mehr Projekte sehen auch die Rolle des Requirements Engineers vor. Aber was macht ein Requirements Engineer eigentlich und wieso ist diese Rolle so wichtig für den Projekterfolg?

Digitalisierung erfordert Agilität – So treibt agiles Projektmanagement Innovationen voran

Viele Unternehmen sehen im fortschreitenden digitalen Wandel große Zukunftschancen. Um innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen zu können, muss allerdings ein Wandel von starren Prozessen hin zu dynamischen Denk- und Handlungsweisen erfolgen. Die Einführung agiler Projektmanagementmethoden kann Unternehmen dabei helfen, die Potenziale der Digitalisierung optimal zu nutzen.

Herausforderung multikulturelles Projektmanagement: Wie eine umsichtige Kommunikation Brücken zwischen Kulturen baut

Effektives multikulturelles Projektmanagement schafft behutsam Standards und beachtet Sitten und Gebräuche aller Projektteilnehmer gleichermaßen: Um die Herausforderungen für Management und Führung von Projekten mit Teams zu meistern, in denen Mitglieder unterschiedliche kulturelle Hintergründe haben, ist fundiertes Wissen über Regeln der Regionen und Kulturen nötig. Dies geht zum Teil weit über theoretisches Wissen um Methoden des…

Projektsteuerung in Echtzeit: Warum integrierte Systeme im Projektmanagement mehr leisten

Im Projektmanagement geht es um weit mehr als nur um Aufgaben und Termine. Auch Ressourceneinsätze müssen geplant und sämtliche Kosten überwacht werden – und das möglichst in Echtzeit. Der ERP-Anbieter proALPHA erklärt, warum ein reines Projektmanagement-Tool schon für kleinere Mittelständler meist nicht ausreicht. Projektmanagement hilft, Aufgaben effizienter abzuwickeln. Deshalb sind die Werkzeuge und Methoden heute…

Projektmanagement: Erfolgsgaranten für einen gelungenen Projektstart

Zweifellos stellen sich Unternehmen zu jedem Projekt die Fragen: »Wie verläuft es am erfolgreichsten?« und »Was können wir tun, damit es so erfolgreich oder sogar noch besser verlaufen kann?«. In der Projekt-Startphase schaffen sie die wichtigsten Voraussetzungen für den Projekterfolg. Ein direkter Einstieg in die Umsetzung des Projekts hingegen bereitet später Probleme und führt zu…

Die digitale Transformation und das Projektmanagement

Noch nicht alle Unternehmen haben erkannt, welche umfassenden Veränderungen die digitale Transformation mit sich bringt. Und das gilt auch fürs Projektmanagement. Im Interview erklärt Ralf Ruß, Geschäftsführer der Tiba Managementberatung und Leiter des Competence Centers Digitale Transformation, den Status quo in den Unternehmen und was auf Projektmanager zukommt. Die digitale Transformation verändert Arbeits-, Kommunikations- und…

Projektmanagement: Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Zunehmende Überlastung von Ressourcen bei Projekten in den Bereichen Produktentwicklung und IT. Vorausschauende Planung von Ressourcenkapazitäten fördert Unternehmenswachstum und Innovationen. Laut einer Studie führt eine unzureichende Kapazitätsplanung während der Genehmigung neuer Projekte in Unternehmen dazu, dass deren Personalressourcen überbeansprucht werden. Aufgrund der Überlastung der Projektmitarbeiter werden Projekte nicht termingerecht fertig und letztendlich die Innovationsfähigkeit von…

Die sieben Best Practices für ein effektives Projektmanagement

Ansätze zur Verbesserung des Projektportfolio- und Programm-Management-Verfahrens für eine verbesserte Ergebniserzielung. Projekt Management Offices (PMOs) fällt es immer schwerer ihren Nutzen unter Beweis zu stellen – so das IT Research- und Beratungsunternehmen Gartner. Hierfür hat Gartner sieben Best Practices identifiziert, die PMO-Leiter anwenden sollten, um die Effektivität des Projekt-, Portfolio- und Programm-Managements (PPM) zu verbessern…