Seit über zehn Jahren ist Marcel Werner als Syndikus-Steuerberater und Lohnsteuerreferent für größere Unternehmen tätig. Außerdem betreut er als selbständiger Steuerberater einige kleinere Mandaten. Sein Fachwissen teilt er nicht nur mit seinen Mandanten, sondern veröffentlicht auch regelmäßig Fachbeiträge auf seinem Blog www.lohnsteuer-newsletter.de.
Die Herausforderung bei der Steuerberatung liegt neben der Komplexität des Themas vor allem darin, stets über die aktuelle Rechtsprechung informiert zu sein und diese im Sinne des jeweiligen Mandanten zu interpretieren. Deshalb ist es unerlässlich, die unzähligen Steuerrechtsurteile zu studieren. Die Ablage der Rechtsurteile in Form von PDF-Dateien erwies sich für den Steuerberater Marcel Werner in der Vergangenheit jedoch als wenig zielführend. Deshalb suchte er nach einer alternativen Darstellungsform.
Sein Ziel war es, ein Format zu finden, in dem sich nicht nur Fachliteratur, Gesetzestexte und Urteile darstellen lassen, sondern in dem es auch möglich ist, Querverweise einzubauen und Abhängigkeiten abzubilden. Bei der Suche stieß Werner auf die Mindmapping-Methode und entdeckte schnell, dass diese Vorgehensweise exakt das bietet, was er suchte. »Ich wollte eine Art Wissensmanagement-System aufbauen, auf das ich jederzeit zurückgreifen kann und das die Grundlage für meine Steuerberatungsmandate bilden sollte«, erinnert sich Werner.
Also beschäftigte er sich mit den Möglichkeiten von XMind, Mindomo, Mindmeister und sogar citavi. Aufgrund der Größe seiner Dateien erschienen ihm diese Lösungen allerdings nicht performant genug. »Als ich bei einem Mandanten mit MindManager in Berührung kam war klar, dass dieses Tool genau das bietet, was ich suche.«
Mehr Übersicht
Das Ganze ist jetzt über 10 Jahre her und Werner ist inzwischen nicht nur zu einem intensiven Anwender von MindManager geworden, sondern hat auch sein weitreichendes Wissen zum Steuerrecht in verschiedenen, sogenannten »Tax-Maps« abgelegt. Daran lässt er auch seine Mandanten partizipieren. In seinem Blog www.lohnsteuer-newsletter.de informiert er sie regelmäßig über Neuerungen in der Steuergesetzgebung. Nach Kategorien sortiert können sich interessierte Mandanten hier zu den drängenden Fragen des Steuerrechts informieren – von A wie Abfindung bis W wie Werbungskosten.
Darüber hinaus hilft ihm MindManager aber auch ganz konkret, wenn es beispielsweise darum geht, in der Diskussion mit dem Finanzamt eine Antwort auf die Frage zu finden, wann Rabatte von Dritten als Arbeitslohn versteuert werden müssen und wann nicht. In diesem Kontext musste Werner schon einmal ein Klageverfahren vorbereiten und durchführen. »Es gab dazu unzählige Urteile. Als ich in die entsprechenden Texte eingestiegen bin wurde schnell klar, dass dabei einer vom anderen abschreibt, denn immer wieder bin ich auf dieselben Textbausteine gestoßen, was mir aber nicht weitergeholfen hat«, sagt Werner.
Er entwickelte deshalb mit MindManager ein Prüfschema, mit dem er herausfinden wollte, bei welcher Entscheidung es sich um eine willkürliche Bauchentscheidung handelte bzw. mit welchem Urteil er valide argumentieren konnte. Das Herausfordernde daran: Bei den zu prüfenden Urteilen handelte es sich um 100 höchstrichterliche Urteile sowie 100 dazugehörige Urteile aus der ersten Instanz. Werner: »Mit MindManager konnte ich die Urteile sowie die Fachaufsätze zunächst einmal schnell sammeln. Ich habe sie als Volltext in den Zweignotizen hinterlegt und dort bereits die wichtigen Ausführungen entsprechend markiert.« Bei Urteilen, die im Sachverhalt vergleichbar waren, bekam der jeweilige Zweig das gleiche Symbol. Die Symbole wiederum wurden in einzelnen Zweigen abgelegt und nach Urteilsdatum sortiert wurden. Erst durch diese Struktur ergab auf einmal alles einen Sinn und man konnte die Urteile entlang eines klaren Prüfschemas interpretieren.
»Man konnte sogar erkennen, welche Urteile letztlich nicht ins Konzept passten«, kommentiert der Steuerberater. »Schaute man sich diese Entscheidungen konkret an, wurde klar, dass sie inhaltlich tatsächlich oftmals nicht überzeugen konnten und man auch anders hätte entscheiden können, wenn nicht sogar müssen.« Unter dieser Voraussetzung konnte Werner nicht nur seine Klage vorbereiten, sondern auch eine entsprechende Wissenslandkarte erstellen, die ihn bis heute in der täglichen Arbeit unterstützt.
Wissenszugewinn
Dank der zielführenden Vorbereitung auf das laufende Klageverfahren konnte er das mit MindManager erarbeitete Prüfschema als Argumentationsleitfaden verwenden. Ein wesentlicher Aspekt waren dabei die Zweignotizen und die Möglichkeit, innerhalb der Notizen Formatierungen vornehmen und mit Symbolen arbeiten zu können. Die rechtliche Einordnung wurde dadurch eindeutig, klar und nachvollziehbar. »Ohne MindManager hätte ich auch nur die üblichen Textbausteine abschreiben können und hoffen müssen, dass das Gericht in meinem Sinne entscheidet. Mit MindManager aber habe ich mir eine stringente Argumentation erarbeitet, die keine Fragen offenlässt, so dass das Gericht hoffentlich zugunsten meines Mandaten entscheidet«, erklärt Werner.
Beflügelt von dieser Erfahrung kann er MindManager anderen Steuerberatern nur bestens empfehlen: »Zum einen, weil man mit MindManager mit wenigen Handgriffen sehr schnell brauchbare und optisch ansprechende Ergebnisse erzielen kann. Zum anderen gibt es vielseitige Möglichkeiten, egal ob für das Projektmanagement, als Taskmanager-Ersatz, für das Wissensmanagement oder um nur mal eben schnell die Abläufe für einen allgemeinen Unternehmensprozess zu dokumentieren.«
Werner selbst nutzt MindManager sogar interdisziplinär, beispielsweise indem er Maps, die er zunächst für konkrete Mandantenprojekte erstellt hat, so aufbereitet, dass er sie über seinen Blog auch mit der Öffentlichkeit teilen kann. Oder umgekehrt: Ein als Map erstellter Interviewleitfaden, etwa zur Abfindungsoptimierung, der als Blogbeitrag konzipiert wurde, leistet ihm bei der Mandantenarbeit konkrete Hilfe.
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