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Unternehmen und Behörden treiben den Einsatz von generativer KI voran. Doch während Sicherheitsteams um die Sicherheit von Daten fürchten und vor dem Aufbau einer Schatten-KI warnen, zweifeln manche Mitarbeitende an der Qualität der KI-Ergebnisse und sind unsicher, welche Informationen sie den Diensten anvertrauen dürfen.

KI ist im Berufsalltag angekommen – leider nicht immer auf offiziellen Wegen und mit klaren Vorgaben zur Nutzung. Dadurch entstehen Datenschutz- und Sicherheitsrisiken, um die sich Unternehmen und Behörden unbedingt kümmern müssen, wollen sie Datenlecks, Compliance-Verstöße oder Datenschutzverletzungen vermeiden. IntraFind hat vier Schlüsselfaktoren für den sicheren und verlässlichen Einsatz von KI identifiziert. Dies sind die wichtigsten Maßnahmen:

Schlüsselfaktor #1: Technologische Sicherheit für KI herstellen

Damit generative KI in Unternehmen und Behörden produktiv eingesetzt werden kann, muss ihre Nutzung technologisch sicher gestaltet sein. Das gilt unabhängig davon, ob es um Chats mit internen Daten oder um allgemeine GenAI-Anwendungen wie Zusammenfassungen, Übersetzungen oder Rechercheaufgaben geht. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden daher KI-Tools bereitstellen, die diese Anwendungsfälle sicher, kontrolliert und ohne Datenabfluss ermöglichen und gleichzeitig On-Premises oder in einer kontrollierten Private-Cloud-Umgebung betrieben werden können. Im Fall von Chats mit internen Daten sollten diese Systeme sicherstellen, dass nur autorisierte Informationen verarbeitet und mit nachprüfbaren Quellenangaben ausgegeben werden. Ergänzend sollten Organisationen die Nutzung nicht genehmigter externer KI-Services unterbinden, etwa durch Web-Gateways und Cloud Access Security Broker (CASB) sowie durch eingeschränkte Installationsrechte auf Endgeräten. Das hilft bei der wichtigen Aufgabe, Schatten-KI – also die Nutzung nicht-freigegebener KI-Tools durch Mitarbeitende – vorzubeugen.

Schlüsselfaktor #2: Perfekte Rahmenbedingungen für KI schaffen

Für eine sichere KI-Nutzung benötigen Unternehmen und Behörden zunächst klare, verbindliche Regeln zur Nutzung von KI-Tools und zum Umgang mit vertraulichen Daten. Unternehmen und Behörden sollten zudem KI-Verantwortliche bestimmen, die gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten eine geregelte Governance durchsetzen und offizielle Meldewege für Fehler, Risiken und Fehlverhalten schaffen.

Schlüsselfaktor #3: Mitarbeiterkompetenz für KI stärken

Ist das Fundament für KI in Form konkreter Regeln und Richtlinien gelegt, sollten Unternehmen die Mitarbeiterkompetenz im Umgang mit KI stärken. Dazu gehört erst einmal, ein Grundverständnis für die Funktionsweise und auch unterschiedlichen Konzepte zu vermitteln und Mitarbeitende hinsichtlich der Vorgaben der KI-Verordnung zu sensibilisieren. In praktischen Schulungen sollten sie zudem lernen, welche KI-Tools sie verwenden, wie sie diese einsetzen und welche Daten sie ihnen übermitteln dürfen. Bestenfalls werfen die Trainer in diesen Schulungen nicht mit IT-Fachbegriffen um sich, sondern beantworten auch Fragen nach der Sicherheit der Systeme und danach, was mit den Eingaben passiert, in einfacher Sprache, die auch IT-Laien verstehen. Awareness-Trainings fördern zudem das kritisch-analytische Denken und helfen, Warnsignale für Halluzinationen wie nicht belegbare Zahlen oder Daten zu erkennen. Für Unternehmen und Behörden gilt: Je höher das Maß an Kompetenz in der Belegschaft, desto geringer ist das Risiko von Fehlnutzungen und rechtlichen Verstößen beziehungsweise, desto größer ist die Chance auf eine zielgerichtete, arbeitsentlastende Nutzung.

Schlüsselfaktor #4: Mit gutem Beispiel vorangehen

Wer seine Mitarbeitenden vom sicheren Umgang mit KI überzeugen will, sollte sich auch selbst entsprechend verhalten. Dazu gehört unter anderem, ebenfalls ausschließlich die offiziell von Unternehmensseite zugelassenen KI-Tools zu nutzen. Führungskräfte sollten zudem die gleichen Trainings wie ihre Angestellten absolvieren. In Kombination mit einer guten und transparenten Kommunikation über Stärken und Schwächen künstlicher Intelligenz steigern sie die allgemeine Akzeptanz für die Technologie. Eine Möglichkeit, eventuelle Hemmschwellen mancher Mitarbeitenden bei der KI-Nutzung zu senken, ist die Installation sogenannter Power User. Sie haben bereits Erfahrung mit KI gesammelt und können so Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg direkt helfen, Fragen beantworten und auf Augenhöhe Akzeptanz und Kompetenz für die neue Technologie vermitteln.

»Unternehmen und Behörden, die KI in einem sicheren Rahmen einführen wollen, sollten schlanke KI-Assistenten, also auf spezifische Aufgaben ausgelegte Chatbots oder Agenten, als Pilotprojekt in Betracht ziehen«, betont Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind. »Solche Lösungen lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand implementieren, bieten sofortigen Mehrwert durch einfachen Zugriff auf Informationen und unterstützen Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben wie Zusammenfassungen, Übersetzungen oder Textgenerierung. Wichtig ist, dass die Software sowohl interne als auch externe Datenquellen nahtlos einbindet, Zugriffsrechte konsequent berücksichtigt und keine sensiblen Informationen unkontrolliert nach außen weiterleitet. Ergänzende GenAI-Funktionen sollten flexibel einsetzbar und intuitiv bedienbar sein, gleichzeitig aber sämtliche Sicherheits- und Compliance-Richtlinien erfüllen. Auf diese Weise schaffen Organisationen einen sicheren, produktiven Rahmen für die KI-Nutzung und gewährleisten gleichzeitig eine hohe Qualität der Ergebnisse.«

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