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Eine neue Studie zeigt große Widersprüche zwischen dem gefühlten Grad der Prozessdigitalisierung und der tatsächlichen Umsetzung der Vorschriften. Insgesamt fahren deutsche Unternehmen beim Thema E-Rechnung eine Null-Risiko-Strategie.

Bei der Implementierung der E-Rechnungsvorschriften klafft zwischen Selbstwahrnehmung und dem tatsächlichen Fortschritt eine deutliche Lücke. Dreiviertel der von OpinionWay im Auftrag von Quadient befragten Führungs- und Fachkräfte aus den Bereichen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung beschreiben ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert – doch nur 6 Prozent erfüllen nach eigenen Angaben die Anforderungen der E-Rechnung.

Insgesamt sind die Studienteilnehmerinnen und -teilnehmer trotzdem zuversichtlich. Eine große Mehrheit von 89 Prozent glaubt, dass sie die bevorstehenden gesetzlichen Fristen einhalten kann. Denn ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ein Jahr später erweitert sich die Pflicht auf Betriebe unterhalb dieser Umsatzschwelle.

Die Mehrheit der befragten Unternehmen, 56 Prozent, hat bislang jedoch kein gesetzeskonformes Rechnungsformat eingeführt. Rund die Hälfte, 48 Prozent, versendet einige oder alle Rechnungen noch in Papierform. Bei über zwei Dritteln kommt auch PDF zum Einsatz. Beide Formate sind aber nicht konform mit den Anforderungen zur E-Rechnung. Dem Wachstumschancengesetz entsprechen nur strukturierte, maschinenlesbare XML-Formate. Dazu gehören XRechnung, ZUGFeRD oder EDI, sofern dieses die Norm EN16931 erfüllt.

»Ein Großteil der Unternehmen glaubt, dass sie auf dem besten Weg sind, die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung einzuhalten. Die Daten unserer Studie erzählen dagegen eine ganz andere Geschichte«, sagt Oliver Rauschil, Senior Director Digital Sales Zentraleuropa bei Quadient. »Es ist höchste Zeit, Prozesse, Systeme und Partner sehr genau zu prüfen und zuverlässig festzustellen, ob diese skalierbar konforme E-Rechnungen unterstützen. Diejenigen, die rechtzeitig aktiv werden, erreichen nämlich deutlich mehr als nur gesetzliche Konformität. Sie haben die Chance ihre Finanzprozesse weitreichend zu modernisieren und zu automatisieren. So lassen sich sowohl die Liquidität als auch der Cashflow verbessern.«

Was die Umstellung auf E-Rechnung bringt

Dass sich der rechtzeitige Umstieg auf die E-Rechnung lohnt, bestätigen auch die Studienteilnehmer, die sich bereits intensiv mit E-Invoicing auseinandersetzen und Vorgaben umgesetzt haben. 74 Prozent von ihnen konnten schon auf die ein oder andere Weise Zeit und Kosten einsparen.

54 Prozent berichten von Vorteilen bei der Gesamtproduktivität, beim Mobile Working oder bei beiden Aspekten.
Fast jedes zweite Unternehmen, nämlich 48 Prozent, konnte schon Kosteneinsparungen feststellen.
Bei 34 Prozent verkürzte sich die Forderungslaufzeit durch die schnellere Rechnungszustellung.
Jeder dritte Betrieb berichtet außerdem von weniger Fehlern in den Abläufen.

Aber auch bei denjenigen, die die Umstellung auf die E-Rechnung erst vor sich haben, überwiegt der Optimismus. So sind 64 Prozent aller Befragten der Meinung, dass die elektronische Rechnung nützlich ist und nennen einfachere Prozesse als wichtigsten erwarteten Vorteil.

Technische Umsetzung: Deutsche Unternehmen fahren Null-Risiko-Strategie

71 Prozent der befragten Betriebe planen, die E-Rechnung entweder ausschließlich über das ERP-System oder in Kombination mit einer spezialisierten E-Rechnungsplattform umzusetzen. Für dieses Vorgehen sprechen zum einen wirtschaftliche Gesichtspunkte wie Investitionsschutz, Nutzwertmaximierung und Vermeidung hoher Wechselkosten. Aber auch unter den Aspekten Business Continuity und operative Systemstabilität gehen die Unternehmen mit diesem Ansatz kein unnötiges Risiko ein.

Die meisten, nämlich 39 Prozent, planen dazu einen hybriden Ansatz. Sie kombinieren das ERP mit einer zusätzlichen Plattform. Dies dürfte insbesondere daran liegen, dass jede dritte ERP-Standardlösung in einer vergleichsweise alten Version betrieben wird. Diese weisen häufig Schwächen bei der XML-Fähigkeit auf. Moderne E-Invoicing-Portale überbrücken diese technologische Lücke. Sie halten Unternehmen in puncto Compliance automatisch auf dem neuesten Stand. Und sie sorgen durch Unterstützung einer Vielzahl an Formaten für die nötige Flexibilität, die dem ERP-System selbst vielleicht fehlt.

Knapp ein Drittel der Studienteilnehmerinnen und -teilnehmer setzen dagegen komplett auf ihre aktuelle ERP-Software. Sie begründen dies damit, dass ihre IT gesetzeskonforme E-Rechnungen bereits erstellen könne.

15 Prozent zeigten sich noch unentschlossen. Bei den Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz waren dies sogar 47 Prozent, also fast die Hälfte der befragten Betriebe.

[1] Quadient, Anbieter einer globalen Automatisierungsplattform für sichere und nachhaltige Geschäftsbeziehungen, hat eine Halbzeitbilanz zur Implementierung der E-Rechnungsvorschriften veröffentlicht. Die Studie wurde unter 300 deutschen Unternehmen vom Marktforschungsinstitut OpinionWay durchgeführt. Sie zeigt, wie weit diese ein halbes Jahr vor dem nächsten Stichtag am 1. Januar 2027 bei der Umsetzung der Vorgaben sind.Der vollständige Bericht »E-Rechnung Deutschland: Die B2B-Halbzeitbilanz« steht hier zum Download bereit. https://www.quadient.com/de/ressourcen/e-rechnung-deutschland-bericht-2026?sfdc_campaign_status=RP-IDA-DACH-EINV-E %20Rechnung_Marktstudie&sfdc_global_campaign_id=701Pm00001TIyFsIAL

Die Studienergebnisse werden am 30. Juni 2026 auch online vorgestellt. Interessierte können sich zum Webinar anmelden.

Quadient unterstützt Unternehmen mit seiner Suite digitaler Automatisierungslösungen bei der umfassenden Transformation ihrer Finanzprozesse und der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben wie der E-Rechnung.

300 Artikel zu „E-Rechnung“

News | Business | Geschäftsprozesse | Lösungen | Services | Ausgabe 11-12-2025

Sieben Schritte zur E-Rechnung – Vom Pflichtprojekt zur Chance

20. Dezember 2025

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsprojekt mehr, sondern in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Realität. Immer mehr europäische Länder führen eine gesetzliche Verpflichtung dazu ein. Unternehmen, die jetzt nicht handeln, riskieren nicht nur Bußgelder, sondern auch Wettbewerbsnachteile. Die Umstellung bietet enorme Chancen: mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Transparenz.