Intelligenten Systemen und automatisierten Prozessen gehört die Zukunft. Auf dieser Grundlage können sich Unternehmen fit für das Wettbewerbsumfeld für morgen machen und mit mehr Effizienz im Arbeitsalltag glänzen. Künstliche Intelligenz (KI) und Low-Code-Plattformen liegen hier eindeutig im Trend.

Die Digitalisierung bringt eine exponentielle Zunahme an Informationen mit sich. Unternehmen sind daher gemäß dem 16. Deloitte Tech-Trends-Report gut beraten, ihre Strategien entsprechend anzupassen – und sich mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) zukunftsfähig aufzustellen [1]. Denn Deloitte zufolge hat der KI-Siegeszug erst begonnen und erfasst derzeit als neue Grundlagentechnologie immer weitere Tech-Bereiche (»AI everywhere«).

Effektiv Schritt mit dieser Entwicklung hält der Hersteller von Software für Enterprise Content Management (ECM) ELO Digital Office. So haben die Stuttgarter die neueste Version ihrer Digitalisierungsplattform noch klarer am Low-Code- und KI-Ansatz orientiert. Deren CEO Nils Mosbach sieht die Kunden so bestens für künftige Herausforderungen gewappnet, um agil auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren: »Die ELO ECM Suite 25 hebt die Digitalisierung im Unternehmen dank modernster Architektur und ausgeklügelter Features auf das nächste Level.«

Zukunftssicher dank gelebter Innovationskultur. Die Suite vereint intelligente Automatisierung, moderne KI-Technologie und Low-Code-Flexibilität. Daher ist sie geradezu prädestiniert, um Geschäftsprozesse digital abzubilden und damit zentrale Bereiche eines Unternehmens auf Zukunftssicherheit zu trimmen. Hierzu trägt auch die optimierte Bereitstellung in der Cloud bei. Parallel dazu haben Kunden auch weiterhin die Wahl zwischen einer ebenfalls im Subskriptionsmodell erhältlichen hybriden oder On-Prem-Implementierung.

Der große Vorteil der umfassenden Low-Code-Plattform liegt darin, dass sich individuelle Lösungen schnell und ohne tiefgehende Programmierkenntnisse konfigurieren lassen. So können Mitarbeiter Formulare erstellen, Workflows definieren oder bestehende Prozesse flexibel anpassen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und die intelligente Datenverarbeitung sorgen für eine gelebte Innovationskultur im Unternehmen.

Künstliche Intelligenz direkt in die Geschäftsprozesse integrieren. Effizienzsteigerung, Sicherheit und Innovationskultur sind heute das A&O für erfolgreiche Organisationen. Hier punktet zum einen der KI-gestützte ELO Assistant. Zum anderen die nahtlose Integration in Drittsysteme rund um Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) wie SAP, Microsoft, DATEV oder Salesforce. Der systemweit integrierte Assistent ist optimal auf einen Einsatz im Ökosystem des ECM-Herstellers zugeschnitten – und bringt die KI direkt in die Geschäftsprozesse: Er kann auf Inhalte aus dem Archiv zugreifen und diese analysieren, Daten extrahieren sowie bei Bedarf validieren. Etwaige Haftungsrisiken lassen sich Verträgen so rasch entnehmen, aufkommende Fragen in Echtzeit im Chat klären und die Ergebnisse teilen.

Wiederkehrende Aufgaben, wie zum Beispiel Datenerfassung, Dokumentenklassifizierung oder sogar automatisierte Genehmigungsprozesse, gehen so wesentlich schneller von der Hand. Auch steht es Anwendern frei, eigene Sprachmodelle oder einen KI-Anbieter ihrer Wahl einzubinden .

Vordefinierte oder frei formulierte Prompts – Inhalte selektieren und zuordnen. Der Assistent überzeugt mit vorbefüllten, komfortabel zu nutzenden Prompts. Sie zeichnen sich durch Anweisungen wie »Erkläre mir das«, »Zusammenfassen« oder »Einfache Sprache verwenden« aus. Zudem können Anwender per Freitexteingabe eigene Prompts ergänzen. Sie lassen sich in verschiedenen Formaten erstellen, ob als schriftliche Aussagen oder Fragen, gesprochene Befehle oder Dateneingaben, – und dann in der Auswahlliste des Assistenten aktivieren. Des Weiteren kann die Maske zur Auswahl des Prompts definiert werden.

Wichtig sind dabei präzise und einfach formulierte Anweisungen, die über die Administrationskonsole erteilt werden. Über diese Konfigurationsoberfläche fließen alle KI-Anpassungen ein. Auch lassen sich hier Berechtigungsregeln hinterlegen, um eindeutig festzulegen, welcher Anwender – oder welche Usergruppe – den Assistant in welchem Kontext verwenden darf.

Darüber hinaus eignet sich der Assistant, um Textabschnitte zu selektieren, auf welche die KI Bezug nimmt. Dies minimiert den Kontext, so dass weniger Daten zu verarbeiten sind. Zusätzlich können ECM-Funktionen ausgeführt werden, wie beispielsweise das Auslösen einer Suche hinsichtlich des markierten Textes oder das Generieren eines Chatbeitrags.

Hohen Mehrwert liefert der Assistent auch beim Auswerten der Inhalte sowie der korrekten Zuordnung zu einer bestimmten Abteilung. So gelangt beispielsweise ein Vertragsdokument direkt automatisiert nach seiner Analyse zum richtigen Team, ob im Vertrieb, im Personalwesen oder der Rechtsabteilung – mit positivem Effekt auf die Produktivität.

Flexibel vielfältige Sprachmodelle anbinden. Bei der Anbindung von Sprachmodellen haben die Stuttgarter in puncto Flexibilität die Nase vorn. So lassen sich beliebige Sprachmodelle wie ChatGPT von Open AI oder Gemini von Google an die ECM-Suite anbinden. Der Nutzer kann das von ihm bevorzugte LLM frei wählen oder sogar mehrere Modelle parallel einsetzen, um zum Beispiel kritische Bereiche separat zu analysieren.

Außerdem ist er in der Lage, sich eigener Sprachmodelle zu bedienen und diese auf den gewünschten Anwendungsfall bezogen zu trainieren – oder bereits marktgängige spezialisierte Modelle beispielsweise im Legal-Tech-Bereich einzusetzen.

KI-Analyse auf Basis mehrerer Business-Objekte. Last but not least ist dem Assistant zu eigen, Aktionen auf mehrere Business-Objekte oder Ordner bezogen auszuführen. Über die Benutzeroberfläche lassen sich die verfügbaren Dokumente darstellen und auswählen. Mit der Funktion »Suche weitere Dokumente aus ELO« zeigt die Trefferliste zusätzliche Objekte aus Unterordnern an. Erfolgt darauf basierend keine Auswahl, schlägt das Tool die aus seiner Sicht drei bestmöglichen Dokumente vor.

Auch die Business Solutions präsentieren sich sukzessive mit umfangreichen Auswertmöglichkeiten und KI-Funktionalität. Verfügbar sind zunächst die Fachbereichslösungen für das digitale Rechnungs- sowie das Vertragsmanagement.

Die ECM-Software für jede Branche und Unternehmensgröße

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens und dessen Branchenzugehörigkeit: Die ELO ECM-Software ist darauf ausgelegt, sich flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen und sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einzufügen. So profitieren alle Unternehmensbereiche von einer leistungsstarken und zukunftsfähigen Plattform für digitales Dokumenten- und Informationsmanagement.

Für Fachabteilungen mit speziellen Anforderungen

ELO bringt die Digitalisierung in die jeweiligen Fachabteilungen – sofort einsatzbereit und dabei individuell konfigurierbar.

Finanzen und Buchhaltung: Automatisierte digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice – vom Scannen bis zur ERP-Übergabe.

Personalabteilung: Bewerbermanagement und digitale Personalakte – jederzeit DSGVO-konform.

Einkauf und Rechtsabteilung: Sicheres Vertragsmanagement mit ELO Contract mit nachvollziehbarer Versionierung und gesetzeskonformer Ablage.

Abteilungsübergreifende Lösungen für das ganze Unternehmen

Um den Informationsfluss im gesamten Unternehmen zu verbessern, sorgen die unternehmensweiten ELO Lösungen für reibungslose Prozesse über sämtliche Abteilungsgrenzen hinweg.

Dokumentenanalyse mit KI: Intelligente Analyse und automatisierte Verarbeitung Ihrer Eingangsdokumente mit dem ELO DocXtractor

Digitaler Posteingang: Smarte Posteingangsverteilung dank KI-gestützter Analyse.

Digitale Signatur: Einfach und rechtssicher Dokumente digital unterschreiben.

Sabina Merk,
freie Journalistin

[1] https://www.deloitte.com/de/de/services/consulting/perspectives/tech-trends.html

Illustration: © Volodymyr Scherbak | Dreamstime.com

2919 Artikel zu „Enterprise Content Management „

News | Cloud Computing | Infrastruktur | Strategien | Ausgabe 5-6-2021

Enterprise Content Management in der Cloud – Journey to the cloud

24. Juni 2021

Laut einer Bitkom-Umfrage setzen zwei Drittel der Unternehmen auf Cloud Computing. Die grundlegenden Vorteile sind bekannt. Frühere Bedenken zumeist nivelliert. Inwiefern betrifft es jedoch den Aspekt Enterprise Content Management (ECM)? Mit ECM-Systemen managen Unternehmen komplexe und vertrauliche Inhalte. Im Gespräch erklärt Stefan Jamin, Senior Manager Industries and Innovation bei der CENIT AG, wie sich das Zusammenspiel von ECM-System und Cloud gestaltet.

Sabina Merk, freie Journalistin

[1] https://www.deloitte.com/de/de/services/consulting/perspectives/tech-trends.html

2919 Artikel zu „Enterprise Content Management „

Sabina Merk,
freie Journalistin