IT als Teil der Business-Strategie – Wie IT einen zentralen Beitrag zur Verbesserung der Geschäftsprozesse leistet

In der IT-Abteilung des Payment-Spezialisten Ingenico geht es vorausschauend zu. Längst haben die Verantwortlichen die Business-Relevanz der IT erkannt und den Wandel vom eher defensiven Service-Dienstleister zum engagierten Business-Partner vollzogen. Auf Basis der Advanced-Analytics-Lösung CIO Cockpit schafft Ingenico komplette Transparenz in der IT-Umgebung und ermöglicht – aus der IT heraus – die Financial-Management-Sicht auf alle Services und Business-Prozesse. Diese Informationen helfen, Business-Entscheidungen anhand realer Kosten- und Aufwandsdaten vorzubereiten und strategisch zu bewerten.

Tools zum Monitoring der IT-Systeme oder zur Evaluierung von technischen Daten aus der Infrastruktur gab es genug. Vielmehr vermissten die Payment-Spezialisten die Kostentransparenz ihrer IT-Umgebung und der dazugehörigen Business-Services. Außerdem wünschten sie sich verlässliche Prognosen über die Entwicklung der IT-Systeme und die Möglichkeit, automatisierte Reports zu generieren. Um diese Anforderungen nach eigenen Vorstellungen umzusetzen, entschloss sich Ingenico Payment Services, die agile Entwicklung der DextraData-Softwarelösung CIO Cockpit in einer sehr frühen Phase zu begleiten.

Lohnende Investition

Eine Herausforderung bildete gleich zu Beginn die Bestandsaufnahme. Dafür war es erforderlich, die IT-Umgebung so zu erfassen, dass die richtige Sicht im CIO Cockpit abgebildet wird. So musste u.a. ein einheitliches Verständnis über das Framework und die Zusammenfassung der Services sowie deren Zuordnung zu Applikationen geschaffen werden.

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Das Engagement brachte den gewünschten Erfolg: Die gesamten Dienste, die den Lines of Business IT-seitig bereitgestellt werden, wurden strukturiert und den Applikationen, der IT-Infrastruktur, den Netzwerkkomponenten und Data-Center-Ressourcen zugeordnet – inklusive der dazugehörigen Stamm- und Asset-Daten. Sie wurden im CIO Cockpit abgebildet und den IT-Services sowie Business- Services zugewiesen. Außerdem zeigt der neu erarbeitete, umfängliche Servicekatalog auf, welche Kosten – inklusive der Personalkosten auf FTE-Basis – und Vertragsinformationen mit den jeweiligen Services verbunden sind.

»Diese detaillierte Kostentransparenz haben wir zum ersten Mal. Es gibt kein anderes Tool, das die Zuordnung zu den Business-Prozessen mit echten Realtime-Daten so ermöglicht. CIO Cockpit holt sich die Daten aus dem vCenter, aus dem Storage, aus den Datenbanken und die Kosten sind stets aktuell,« unterstreicht Hans-Jörg Richter, Head of IT-Operations der Ingenico Payment Services. Der Einsatz der CIO-Cockpit-Lösung bringt vielerlei Vorteile für das Unternehmen: Jeder Investitionsbedarf innerhalb der IT ist mit Fakten belegt und kann verursachergerecht weitergereicht werden. Damit unterstützt die Lösung die Anforderungen moderner ITFM-Methoden. »Wenn ich gefragt werde, warum die IT etwa schon wieder mehr Storage braucht, weiß ich sofort, welcher Business-Prozess es verbraucht hat und kann die Kosten – wenn gewünscht – direkt der richtigen Kostenstelle zuordnen,« erklärt Richter.

Relevante IT-Daten unterstützen Business-Entscheidungen

Das Business-Controlling kann die Informationen aus dem CIO Cockpit nutzen, um vorab zu überprüfen, ob sich ein Investment rechnet und die Rentabilität des Business-Prozesses gewährleistet ist. Somit wird das Business aus der IT heraus mit relevanten Daten versorgt und mit Entscheidungshilfen unterstützt. Auch wenn die verursachergerechte Leistungsverrechnung bei Ingenico noch nicht zur Anwendung kommt, so hilft sie, das Bewusstsein anderer Abteilungen für die Kosten der IT zu schärfen.

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»So mancher Request ändert sich in dem Moment, in dem die damit verbundenen Kosten klar und dem Business-Prozess oder der Applikation zugewiesen sind«, schmunzelt Richter. »Da heißt es dann schon mal: »Ich muss das doch gar nicht so lange sichern.« Entlastung bei Lizenz-Management und Forecast-Planung

Im Zuge der CIO-Cockpit-Einführung optimierte Ingenico Payment Services auch den Onboarding- Prozess für Hardware und Software. Kaufmännische und technische Informationen liegen nun kombiniert im CIO Cockpit vor, sind den Geräten eindeutig zugewiesen und abteilungsübergreifend einsehbar. Sie können beispielsweise für die Planung des Budgets herangezogen werden, für das Lizenz-Management oder die Koordinierung von Wartungsverträgen. So stellt das CIO Cockpit u.a. auch wertvolle Informationen für das IT-Controlling oder den Einkauf bereit.

Ist-Vergleich und Predictive Analytics

Snap-Shots speichern CIO-Cockpit-Informationen in einem vordefinierten Rhythmus, zeigen die Ist- Situation und können für Kostenvergleiche herangezogen werden. Diese Informationen unterstützen das Asset-Management und detaillierte Kostenbetrachtungen. »Dann schaue ich mir den Business-Process-Report der letzten 3 Monate an, sehe den Storage-Verbrauch und kann sofort in die Kostenanalyse einsteigen: Aha, wir sind dort teurer geworden, weil die Applikation X so und so viel mehr Daten hat,« erklärt Richter.

Dank Predictive Analytics stehen den Entscheidern bei Ingenico valide Informationen über das Spektrum möglicher Kosten- und Ressourcen-Veränderungen bis zu 3 Monate im Voraus zur Verfügung. Fehlentwicklungen können somit frühzeitig erkannt, korrigiert und Risiken minimiert werden. Diese Kostenprognosen bilden eine solide Basis für die Forecast- und Budgetplanung der ITund Business-Services des Finanzdienstleisters.

Weitere Hilfestellungen bei der Bewertung zukünftiger Entwicklungen oder neuer Business-Strategien liefert das CIO Cockpit durch die Funktion, alternative Entwicklungsszenarien anhand tagesaktueller Daten zu simulieren, ohne die Produktivumgebung zu beeinträchtigen.

Automatisierte Reports

Außerdem profitiert die IT-Abteilung von den im System hinterlegten Reports. Übersichten sowie Detailpläne aller Assets und historische Entwicklungen werden als automatisierte Reports exportiert und mit anderen Abteilungen geteilt. Das sorgt für spürbare Entlastung der IT-Mitarbeiter, erleichtert das Asset-Management und unterstützt die Budgetplanung.

Eins-zu-Eins-Vergleich – intern und mit der Cloud

Rentabilität hat für alle Unternehmen oberste Priorität. Unternehmensweite Benchmarks gehören für Ingenico ebenso dazu, wie Überlegungen, Business-unkritische Services in die Cloud zu verlegen. Mit Hilfe der CIO-Cockpit-Daten kann der eher unscharfe Vergleich mit den Kosten anderer Länderorganisationen durch detaillierte Kostenbetrachtungen der einzelnen Business-Prozesse ersetzt werden.

Auf die Frage, ob es sich für Ingenico lohnen würde, etwa unkritische Services in die Cloud zu verlagern, kann Hans-Jörg Richter nun schneller und konkreter antworten. »Bevor ein Cloud-Vertrag geschlossen wird, ist es sinnvoll genau zu wissen, wie sich der Ressourcenbedarf des Services entwickeln wird, oder was wir intern dafür zahlen. Da ich die Kosten für den Businessprozess etwa für eine Datenbank und die damit verbundenen technischen Angaben jetzt genau kenne, kann ich auch besser beurteilen, ob sich der Betrieb in der Cloud für uns lohnen würde.«

Dass sich der Einsatz der CIO-Cockpit-Lösung für Ingenico bereits auszahlt hat, davon ist Hans-Jörg Richter überzeugt: »Diese Kostentransparenz der ganzen IT-Infrastruktur, die uns ermöglicht, alles auf Produkte und Business-Prozesse aufzusplitten und jederzeit aussagefähig zu sein, das ist ein großer Gewinn für die IT und für das gesamte Unternehmen.«

 

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